契約関係書類やマイクロフィルムの電子化ニーズが高まった2025年度
当社では毎年、電子化サービスをご検討中のお客様から寄せられたお問い合わせ内容をもとに、その年の電子化ニーズや傾向をまとめています。
2025年度は、契約関係書類や技術関係書類、マイクロフィルムに関するお問い合わせが多く寄せられました。
また、電子化の目的としては、引き続き「省スペース化」が多い一方で、「移転」をきっかけとしたご相談や、「AI活用」を見据えた電子化についてのお問い合わせも見られるようになっています。
単に紙をPDF化するだけではなく、「検索しやすくしたい」「共有しやすくしたい」「将来的に活用できる状態にしたい」といった、“電子化後”を意識したご相談が増えている点も、今年度の特徴と言えるでしょう。
本記事では、2025年度に寄せられたお問い合わせ内容をもとに、どのような書類の電子化ニーズが高まっているのか、また、どのような目的で電子化が検討されているのかについてご紹介します。
最もお問い合わせが多かったのは契約関係書類
ここでは、当社へ寄せられたお問い合わせ内容をもとに、電子化の対象として注目されている書類の種類について探ります。
2025年度、お問い合わせ内容より書類の種類を判別できた91件の内訳は、以下のとおりとなりました。
※回答形式は複数回答です。
中でも、以下の3つの書類に多くの回答が集まりました。
- 契約書、注文書などの契約関係書類
- 図面、技術資料などの技術関係書類
- ロールフィルム、アパチュアカードなどのマイクロフィルム
また、「その他」の内訳には報告書、稟議書、予約台帳などが挙げられました。
契約関連書類の電子化のご相談内容
契約関連書類の電子化については、前年度に引き続き多くのお問い合わせが寄せられました。
中でも今年度は、単に契約書をPDF化するだけでなく、ファイルのリネームやシステム登録、電子化済みデータの随時共有など、電子化後の運用まで見据えたお問い合わせも見られました。
具体的な相談例としては、以下のようなお問い合わせがありました。
都内の複数拠点に定期的に出向いて、書類のスキャン業務を代行してほしい。
枚数は1回あたり数百枚程度で、作成した画像ファイルの名称を変更し、当社指定のシステムへ登録してほしい。
昭和時代に作成された契約書を、裁断なしで電子化したい。
だいたいA2くらいの大きさの用紙を折りたたんで製本しており、数センチ程度の厚みがある。中には図面も含まれている。
数千件程度の契約書を、数か月程度で電子化してほしい。
ほとんどが製本されているため、手置きでのスキャニングになると思う。
約1,000枚（A4サイズのファイル数冊分）をスキャンしてほしい。
書類は基本的にA4サイズだが、一部にA4サイズ以外の書類や、契約書割り印が捺された冊子もある。
また、依頼の際には、資料の引き取りに来てほしい。
契約書のPDF化を検討しており、期間は数か月程度を想定。内訳としては契約書のほか、付随する覚書等の書面もあり、１ページのものから十数ページに渡るものまでボリュームは様々。おおよそ10,000件前後と推察している。
文章が目視できればカラーはグレーで問題なく、OCRは不要。
できれば、PDF化ができたものから随時データを共有してほしい。
今年度は、古い契約書を裁断せずに電子化したい、契約書割り印が捺された冊子をそのまま電子化したいなど、契約書特有の保存形態に応じた電子化のご相談を多くいただきました。
また、作成したPDFや画像ファイルの名称をわかりやすいものに変更したい、指定のシステムへ登録したいなど、電子化後に検索・管理しやすい状態まで整えたいというご相談も増加しています。
契約関連書類は、製本された状態から裁断・解体できないケースも多く、また長期保管されることに加え、繰り返し参照される機会も多いため、紙の劣化が進んでいる場合も少なくありません。
このような場合、一般的な複合機や社内スキャナーでは対応が難しいケースも少なくありません。
また、単に紙媒体をPDF化しただけでは、必要な契約書を後から探しづらいケースもあり、電子化の効果を実感しづらくなってしまうことがあります。
当社の「契約書管理ソリューション」では、裁断が難しい契約書や冊子状の書類の電子化に加え、契約情報のデータ入力や管理台帳の作成、システム登録などにも対応しています。
電子化後に検索・管理しやすい状態まで整えることで、契約書管理業務の効率化につなげることが期待できます。
技術関係書類の電子化のご相談内容
図面や技術資料、実験レポートなどの技術関係書類についても、多くのお問い合わせが寄せられました。
今年度は、図面における電子化の目的として「情報共有化」を挙げるご相談が最も多く、次いで「省スペース化」が続く結果となりました。
単に紙図面を減らすだけでなく、必要な図面をすぐに探せる状態にしたい、部門間でスムーズに共有したいというニーズが高まっていると考えられます。
具体的な相談例としては、以下のようなお問い合わせがありました。
A1・A3サイズの図面約4,500枚とA4サイズの文書をまとめて電子化したい。
ファイリングの方法は混在で、ビニール袋にまとめて保管されているものもある。
紙図面の電子化を始めようとしている。対象はモノクロの図面で、A1・A2サイズが約10,000枚。
300dpi半年のPDFを作成し、指定のファイル名を付与したうえでメディア保存して納品してほしい。
図面はビニール袋に入っており、スキャン後は原状回復を希望する。
また、2か月に1回の定額契約とし、2週間程度の納期で、A1サイズから順次電子化を進めたい。
数十ページ程度ある観音製本図面について、1冊のみ単品でスキャン代行してほしい。
保守の現場で使用している帳票類をデータ化したい。総数は約10,000枚、帳票種類は数十種類程度。
すでにPDFデータは存在するため、書類内の記載内容を電子データ化してほしい。
紙のレポート類をPDF化したい。ファイル1冊あたり数百ページ程度で、全体では約600ファイルある。
内容は実験データのため、情報漏洩対策を特に重視している。
図面や技術資料は、設計変更や設備保守、点検対応などで日常的に参照される機会が多く、「図面を探す」「確認する」「共有する」といった業務が頻繁に発生します。
しかし、紙の図面をキャビネットや保管棚で管理している場合、保管場所が分散していたり、管理ルールが統一されていなかったりすると、必要な図面を探すだけでも時間がかかってしまいます。
また、紙と電子データが混在していたり、電子化されていてもファイル名やフォルダ構成が整理されていなかったりする場合は、「結局、紙図面を見に行かなくてはならない」といった運用になりやすく、依然として情報共有が効率化されないことも少なくありません。
今年度のお問い合わせでは、指定のファイル名を付与したい、PDF内の情報を電子データ化したいなど、電子化後の運用まで見据えたご相談が見られました。
単に紙の状態の図面をPDF化するだけではなく、日常業務の中で探しやすく、活用しやすい状態を目的とした電子化が検討されはじめています。
また、図面や技術資料はサイズが大きく、保管形態も一定ではないケースが多くあります。
大判図面や観音製本された図面などは特に保管スペースを圧迫しやすいことから、省スペース化を目的とした電子化のご相談も依然として多く寄せられました。
当社の「図面電子化サービス」では、大判図面や観音製本図面などの電子化に加え、図面番号や表題欄などの属性情報入力、ファイル名の付与、図面管理台帳の作成などにも対応しています。
図面や技術資料をPDF化するだけでなく、探しやすく、共有しやすく、業務で活かしやすい状態まで整えることで、文書管理の効率化につなげることが期待できます。
マイクロフィルムの電子化のご相談内容
今年度のお問い合わせ傾向として、ロールフィルムやアパチュアカードなど、マイクロフィルムに関する電子化のお問い合わせが増加した点も特徴的でした。
マイクロフィルムに関するお問い合わせは前年までは大きな傾向としては見られなかった一方、今年度は特に大きく数を伸ばし、マイクロフィルムをデジタル化することへの関心の高まりがうかがえる結果となりました。
具体的な相談例としては、以下のようなお問い合わせがありました。
学会誌数十冊分のマイクロフィルムがあるため、これらをスキャニングして電子化してほしい。
総ページ数は7,000ページ程度で、フィルムの種類は16mmロールマイクロフィルム。
また、電子化後は各ファイルにファイル名の付与もお願いしたい。
現在使用しているマイクロフィルムスキャナーが老朽化により動作が不安定になってきたため、機器を更新するか、データ変換を外部に委託するか、検討中。
対象はマイクロフィッシュで、枚数は数千枚程度を予定している。
マイクロフィルムの電子化および廃棄を検討している。電子化対象は16mmロールマイクロフィルムが約1,000本、廃棄対象は10,000本以上ある。廃棄に伴い、廃棄証明書も提出してほしい。
業務で頻繁にマイクロフィルムを確認しており、現役で使用している。内容に個人情報が含まれるため、選定にはセキュリティ体制を重視している。
カートリッジフィルム16mmが数百本程度、アパチュアカードが約万枚程度あり、これらのPDF化を検討している。
全量を電子化するかは未定だが、仮にすべてPDF化した場合の費用感と作業期間を知りたい。概算で構わないので教えてほしい。
マイクロフィルムは長期間の保存を前提として作成・利用されてきた媒体であり、過去の図面や契約書、技術資料などをマイクロフィルムで保管している企業は現在でも少なくありません。
しかし近年では、マイクロフィルムリーダーなどフィルムの読み取りに必要となる専用機器の老朽化や故障、保守終了などにより、「必要なときに閲覧できない」「閲覧環境を維持することが難しい」といった課題が発生しやすくなっています。
マイクロフィルムは専用機器がなければ閲覧できず、閲覧場所や利用できる人が限られてしまうケースも多くあります。
そのため、必要な資料を探したり、関係部門へ共有したりする際に時間がかかってしまうことも少なくありません。
さらに、古いマイクロフィルムは適切な環境で保管されていない場合、経年劣化が進行している可能性が高いです。
加えて、マイクロフィルムや処理薬剤の生産終了・縮小も進んでおり、複製フィルムを新たに作成するのは難しい状況になってきています。
マイクロフィルムにしか情報を残さないままで劣化が進んでしまうと、内容の読み取りが難しくなり、最悪の場合、重要な情報資産が失われてしまう可能性も否めません。
そのため近年は、「必要な資料をすぐに確認できるようにしたい」「見られるうちに電子化しておきたい」といった、活用や継承を見据えた電子化が検討されるケースも増えています。
また、電子化により専用機器への依存やフィルム保管の負担を軽減できることから、保管スペースの削減や災害・紛失対策の観点で電子化を進めたいというご相談も見られました。
当社の「マイクロフィルム電子化・劣化調査」では、ロールフィルムやアパチュアカードなど各種マイクロフィルムの電子化に加え、フィルムの劣化調査にも対応しています。マイクロフィルムを単に保管し続けるのではなく、閲覧・共有・活用しやすい状態へ移行することで、将来的な情報資産の継承や業務効率化につなげることが期待できます。
電子化の目的、最多は「省スペース化」。
「移転」も大きく数を伸ばし、「AI活用」も見据えられはじめる
次に、どのような目的で電子化を検討されているのかを見ていきます。
電子化の目的についてご回答いただいた42件の内訳は、以下のとおりです。
※回答形式は複数回答です。
電子化の目的について、上位3項目は数年にわたり変わらず、最多は「スペース削減」、次に「業務効率化」、「情報共有化」が続く結果となりました。
今年度の特徴としては「移転」の項目も大きく数を伸ばし、「AI活用」を目的とした電子化についても、複数のお問い合わせをいただきました。
一方で「コスト削減」の目的については減少傾向にあり、電子化の狙いが「経費削減」中心から「電子化後の業務活用」中心へとシフトしている可能性が高いと考えられます。
電子化による省スペース化の効果
省スペース化を目的とした電子化は毎年多くのご相談をいただいています。
今年度も同様に、保管場所の削減を目的としたお問い合わせが多く見られました。
一方で、電子化を検討する過程では、資料の探しやすさや共有のしやすさなど、電子化後の利用方法についてあわせて確認されるケースも見られました。
具体的な相談例としては、以下のようなお問い合わせがありました。
図面やその他資料数万枚程度の電子化を検討している。
スキャンデータを作成して、社内のコミュニケーションツールで共有できるようにしたい。
数千人分の履歴書および付属書類、契約書等を電子化したい。
枚数はおおよそ10,000枚以上ある。
1,000冊以上の行政関連の書類を半年程度で電子化したい。
紙資料は保管期間が長くなるほど量が増え、キャビネットや書庫、倉庫などの保管スペースを圧迫していきます。特に、契約書や図面、技術資料など、法令対応や業務上の理由から長期間保管が必要な資料は、廃棄判断が難しく、年々蓄積していくケースも少なくありません。
そのため従来は、「保管場所を確保したい」「書庫を整理したい」「外部倉庫の利用を減らしたい」といった、物理的なスペース削減を目的として電子化を検討されるケースが中心でした。
一方で、近年は電子化の検討にあわせて、文書管理や運用方法の見直しまで含めて考えられるケースも見られるようになっています。
電子化による保管スペース削減の効果は、単に紙資料を減らし、キャビネットや書庫の空き場所を増やすことだけではありません。
紙資料の保管場所に依存しない運用へ見直すきっかけにもなります。
資料を紙で保管している場合、必要な資料を探しに行く、取り出す、別の担当者へ渡す、使用後に元の場所へ戻すといった作業が発生します。
こうした作業は、一つひとつの負担は小さくても、日常的に繰り返されることで継続的な業務負荷になりやすいものです。
電子化によって必要な資料へアクセスしやすい状態を整えることができれば、検索性の向上や部門間での共有化など、業務運用面での効果も期待できます。
省スペース化は、保管場所を減らすための取り組みであると同時に、資料をより業務で活用しやすい形へ見直すきっかけにもなるのです。
省スペース化は、電子化を検討する際に代表的な目的として挙げられるテーマのひとつです。
一方で今年度は、保管スペースの削減を目的としながらも、電子化したデータをどのように管理・共有し、活用していくかまで含めて検討されるケースも見られました。省スペース化をきっかけとして、電子化後の運用まで見据えた検討が進められている可能性がうかがえます。
移転に伴う電子化実施のメリット
今年度の特徴として、移転をきっかけとした電子化に関するお問い合わせが増加しました。
前年度までは大きな傾向としては見られなかった一方で、今年度は、オフィスや拠点、保管場所の見直しにあわせて電子化を検討するケースが多く見られました。
具体的な相談例としては、以下のようなお問い合わせがありました。
オフィス移転を機に書類削減を進める予定。保管書類は500万枚超だが、全量ではなく半分以上を削減したい。
まずは費用の目安と、単価によってサービス内容がどう変わるのか知りたい。
オフィス移転を機に、社内書類の電子化を進めたいと考えている。
個人情報を含む人事・経理・総務関連の書類（数万枚規模）が対象となる。特に知りたいのは、料金体系と処理スピード、それから検索性の高いシステムを提供しているか。
また、出張対応や裁断なしの対応が可能かどうかも確認したい。
セキュリティ面では認証取得状況も重視している。サービス内容と概算費用について情報提供してほしい。
移転に際して、保管書類（請求書類・契約書など）をどう扱うかを検討中。
できるだけペーパーレス化を進めたいものの、法的有効性が求められる文書もある。
マイクロ撮影なら法的効力を保ったまま電子化できると聞いたが、実際どのような仕組みなのか。サービス内容や適用範囲について教えてほしい。
移転に伴う電子化では、まず「どれだけ紙資料を減らせるか」が検討の出発点になることも少なくありません。
ただし、紙資料をできるだけ多く減らすために一律に電子化を進めるよりも、資料の性質や利用状況に応じて、「紙で残す資料」「電子化する資料」「廃棄や保管方法の見直しを行う資料」を切り分けながら進める方が、移転後の文書管理にもつながりやすくなります。
このように資料を分類し、その中でも必要な資料を適切に電子化しておくことで、移転先へ持ち込む紙資料の量を抑えながら、移転後に資料を探しやすく、管理しやすい状態へ整えることができます。
単に紙を減らすだけではなく、どの資料をどのような形で残すかを整理しておくことが、その後の文書管理の負担軽減にもつながると考えられます。
当社の「移転前の文書電子化サービス」では、移転に伴う大量の紙資料の電子化に加え、棚卸しリストの作成や電子化後の廃棄、スキャニングセンターの設置等、柔軟に電子化を支援しています。
必要な資料を適切に電子化し、持ち込む紙資料を抑えながら運用しやすい状態へ整えることで、移転後の文書管理の負担軽減につなげることが可能です。
移転は一時的なイベントですが、その準備の中で行う資料整理は、移転後の業務にも継続して影響します。
移転に伴う電子化は、紙資料を減らして移転を進めやすくするためだけではなく、資料を整理し、その後の管理方法を見直すきっかけにもなり得ると考えられます。
AI活用を見据えた書類の電子化
今年度の特徴として、AI活用を目的とした電子化に関するお問い合わせも見られるようになりました。
件数としてはまだ限定的ではあるものの、従来の「保管スペースの削減」「業務効率化」「情報共有化」といった目的に加え、電子化したデータを将来的にAIで活用することを見据えた相談が寄せられはじめています。
具体的な相談例としては、以下のようなお問い合わせがありました。
技術資料を有効活用すべく、紙資料の電子化(OCR化)を検討している。
AIツールでの利用を想定した電子化(OCR化)は対応可能か。
また、技術資料にはA3等の図面が含まれており、文字フォントが小さいものもあるが、資料の解像度についてはどの程度まで対応可能か。
数千ページ規模の製本書類をPDF化したい。AIツールに取り込むためのデータ化が目的。
今後ボリュームが増える想定だが、ページ数・冊数による料金体系はどうなっているか。
また、製本されたままの書類でも対応できるか教えてほしい。
紙文書をスキャニングしてデジタル化し、検索可能な形で整理しておくことは、将来的なAI活用の前提づくりにもつながります。
顧客情報や業務ナレッジ、社内ノウハウなどが紙のまま保管されている場合、その情報をAIで参照・活用するには、まずデジタルデータとして扱える状態にしておく必要があります。
これらを電子化し、必要な情報を探しやすい状態に整えておくことで、例えばAIによる要約や文書作成支援に活かしたり、社内FAQや問い合わせ対応の高度化を図ったりと、将来的にAIと組み合わせて活用しやすくなります。
一方で、AI活用を前提とした電子化では、紙をただPDF化するだけで十分とは限りません。
OCRによるテキスト化や、文書の種類・内容に応じたフォルダ整理、検索しやすいファイル名や属性情報の付与など、後から情報を取り出しやすく、AIが参照しやすい形に整えておくことが重要になります。
現時点では、AI活用を目的とした電子化はまだ一部のご相談にとどまっていますが、今後は「AIで活用できる状態を前提とした電子化」のニーズが、さらに増えていく可能性があります。
当社の「RAG向けデータ整備サービス」では、文書の電子化だけでなく、OCRによるテキスト化、OCR結果の補正、文書構造の整理、データ活用基盤の提供など、生成AI活用を見据えたソリューションもご提供しています。
単に紙資料をデータ化するだけではなく、その後の検索や活用につながる状態まで整えることで、将来的な生成AI活用も見据えた情報のデジタル基盤づくりを支援します。
まとめ
2025年度は、「契約関係書類」「技術関係書類」「マイクロフィルム」の電子化について多くのお問い合わせをいただきました。
電子化の目的としては、引き続き「省スペース化」が中心である一方、「移転」や「AI活用」を見据えたご相談も見られるようになっています。
電子化は「紙を減らす」だけでなく「活用しやすく整える」段階へ
今年度いただいたお問い合わせでは、契約書や図面を探しやすくしたい、部門間で共有しやすくしたい、将来的にAIで活用できる状態にしたいなど、電子化後の運用まで見据えたご相談も見られました。
電子化の目的が単なる保管スペースの削減にとどまらず、電子化後の活用まで視野に入れた検討も進められつつあることがうかがえます。
皆さまのオフィスでも、次のようなお悩みはありませんか。
- 紙資料が増え続け、保管スペースを圧迫している
- 契約書や図面、技術資料を探すのに時間がかかっている
- 部署間や拠点間で資料を共有しづらい
- 移転やレイアウト変更を機に文書管理を見直したい
- 将来的なAI活用に向けて、紙資料をデータ化したい
こうした課題を解決するには、紙資料を電子化し、必要な情報を扱いやすい状態に整えることが重要です。
さらに、電子化後の管理方法まであわせて整理しておくことで、検索や共有、将来的な活用にもつながりやすくなります。
書類の電子化は、紙をPDFに変換することだけが目的ではありません。
どの資料を電子化するのか、電子化したデータをどのように管理し、活用していくのかまで含めて考えることで、その効果をより大きくすることができます。
当社では、お客さまの書類の利用状況や保管状況、将来的な活用イメージも踏まえながら、最適な電子化方法をご提案しています。
紙文書や図面、マイクロフィルムの電子化はもちろん、その後の検索・共有・活用まで見据えたデータ整備についても、お気軽にご相談ください。
