マイクロフィルム電子化の
メリットとコスト削減効果
—検討すべき理由—

マイクロフィルムを活用していると、現状のまま使い続けるべきか、それとも電子化を検討すべきか悩まれている方も多いでしょう。そこで今回は、マイクロフィルムの撮影や電子化を数多く手掛けてきた経験をもとに、電子化のメリットと導入をおすすめする理由を解説いたします。

 

マイクロフィルムを使い続ける場合、保管や閲覧に手間がかかり、劣化による情報の損失などの問題が生じます。さらに、マイクロフィルム市場の縮小により、機材の入手や保守が難しくなりつつあります。そのため、電子化によるデータの有効活用が重要視されています。

 

マイクロフィルムの電子化にはさまざまなメリットがあります。まず、検索性の向上です。電子化されたデータはファイル名やフォルダの階層で簡単に検索できるため、必要な情報に素早くアクセスできます。また、自席のPCで簡単に閲覧できるため、場所を選ばずにデータを閲覧でき、業務効率も向上します。
コスト削減も大きなメリットです。電子化により物理的な保管スペースが不要になり、保管コストを削減できます。特に、マイクロフィルムを長期保存するためのJIS Z6009:1994で規定された厳しい環境条件を維持する必要がなくなるのは大きな利点です。

 

さらに、電子データは経年劣化の心配がなく、情報資産の長期保護に役立ちます。また、分散管理が容易で、マイクロフィルムのように温度や湿度などの環境整備を気にする必要がありません。

 

電子化されたデータは、アクセス制限を設けることでセキュリティを強化し、安全に管理できます。また、ネットワークを介して情報を安全に共有できるため、データの紛失リスクを軽減します。さらに、バックアップの作成が容易で、万が一のトラブルにも迅速に対応できます。

 

実際、マイクロフィルムを電子化し、業務の効率化やコスト削減に成功した事例をご紹介します。

• 製造業：過去に納品した製品の図面や技術文書を収めたマイクロフィルムを電子化することで、顧客からの問い合わせ対応や再受注の際の資料検索が大幅に効率化され、流用設計の円滑化にも寄与しています。
• 建設業：倉庫に保管されている過去の設計図書(マイクロフィルム・紙)を電子化し、社内で迅速に共有できるようになりました。輸送の手間も減り、業務全体の効率が向上しました。なお、修繕工事などで必要になった分をお客さまにリクエストしていただき、当社が倉庫に取りに行くスタイルで電子化を行っています。
• 金融業：シート状マイクロフィルムの紛失リスクを懸念していたお客さまは、電子化によって安全にネットワーク経由で資料を閲覧できる体制を整え、紛失リスクを大幅に軽減しました。

 

マイクロフィルムの電子化は、情報の活用性の向上や劣化対策にとどまらず、コスト削減やセキュリティの向上にもつながります。当社では、お客さまの課題を丁寧にお伺いし、最適な電子化プロジェクトを提案・支援いたします。電子化をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

さらに詳しく、マイクロフィルム運用の課題や電子化のメリット、成功事例について、こちらの記事でご紹介しています。電子化の手順や注意点についても詳細に解説していますので、ぜひご覧ください。

また、当社のマイクロフィルム電子化サービスの導入事例もご紹介しておりますので、ぜひご確認ください。

当社のマイクロフィルム電子化サービスについては、こちらで詳しくご紹介しています。

 

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