契約書の電子化

お客さまは、複数の提携先企業と保証業務を行う中で、紙の契約書の確認に課題を抱えていました。
契約書の多くは提携先企業の事業所などに保管されており、内容を確認するには現地を訪問するか、原本の取り寄せを依頼する必要がありました。いずれの場合も手間と時間がかかり、必要な情報へ迅速にアクセスすることが困難でした。

また、契約書を物理的に移動させる際には、紛失や情報漏えいといったセキュリティリスクも懸念されていました。
こうした状況を解消し、安全性を保ちながら業務効率を高める仕組みの導入が求められていました。

そこで、お客さまは課題解決の手段として、契約書を画像データ化する電子化の取り組みを検討しました。しかし、複数の事業所で作業を進めるには人手が不足しており、自社だけで対応するのは難しい状況でした。

そのため、外部の専門サービスを活用し、スタッフが事業所を訪問して契約書をデータ化する「オンサイト作業（出張スキャニング）」の導入を検討しました。

＜運用イメージ＞

お客様にあげていただいた導入効果です。

• 提携先の確認を介さず、自社内で契約書をすぐに確認できるようになった
  オンサイト入力による電子化データを活用することで、提携先などに保管されていた契約書類を自社内でスムーズに確認できるようになり、社員の負担が軽減しました。このサービス導入により、原本を取り寄せる手間や時間が不要になり、職員が提携先を訪れる必要もなくなりました。
• 紙の移動がなくなったため、セキュリティリスクが軽減された
  紙の契約書を物理的に移動する必要がなくなり、情報漏えいや紛失といったセキュリティ上のリスクを大幅に低減しました。