口座取引関連帳票マイクロフィルムの電子化

お客さまは、顧客や役所からの問い合わせに対応するため、対象年代によっては、口座取引に関する帳票を記録したマイクロフィルムを参照していました。しかし、マイクロフィルムは経年劣化により、傷や破損が生じると記録が読めなくなるおそれがありました。重要な情報資産をいかに長期的に保存するかが課題となっていました。

加えて、これらのマイクロフィルムは、お客さまの社内規則により厳重な管理が求められており、取り扱いにも慎重さが求められていました。また、必要な情報を確認する際には、保管場所から対象のフィルムを取り出し、マイクロフィルムリーダーで閲覧した後、元の場所に戻す必要がありました。そのため、検索だけでなく、日々の運用にも手間がかかる点が課題でした。 

こうした課題を受け、お客さまはマイクロフィルムの電子化を検討していました。一方で、対象となる資料は重要な情報資産であり、外部へ持ち出す場合には、授受時に数量確認を行う必要がありました。そのため、お客さまの建物内で作業を行うか、数量確認を行ったうえで外部へ持ち出すかなど、情報保全と実務負荷のバランスを踏まえた作業方法を検討する必要がありました。
また、保有するマイクロフィルムの数が非常に多かったことから、すべてを単純に電子化すると、予算が膨らむ懸念もありました。そこで、情報資産を保存するだけでなく、日々の検索業務にも活用できる運用方法をあわせて検討する必要がありました。

お客様にあげていただいた導入効果です。

• 劣化による記録消失の懸念を抑え、情報の保存性を高められた
  マイクロフィルムで保管されていた情報を電子化したことで、劣化による記録消失の懸念を抑えることができました。