契約書のPDF化

お客さまは、大量の契約書を管理しており、契約審査の際に契約内容を参照していました。そのため、PDF化した契約書を活用していましたが、近年、PDF化作業が滞り、紙とデータの併用によりスムーズな検索や確認が難しくなっていました。

さらに、過去に依頼したスキャニング代行会社の品質にばらつきがあり、画像の不鮮明さやスキャニング漏れが発生。画像がない場合や使用に適さない場合は、キャビネットからファイルを取り出し、クリアポケットから原本を取り出して参照する必要があり、大きな手間となっていました。その結果、必要な契約書を探すのに時間がかかり、法務部門の業務効率が大幅に低下していました。また、PDF化された契約書についてもファイル名に管理番号が含まれていないため、検索しづらいという課題がありました。月に1,000件弱の契約を扱う中、契約審査の担当者の負担は増大し、業務の停滞が深刻な課題となっていました。

導入の決め手は以下によるものです。

• 目視検査と画像検査ツールを活用した徹底した品質管理が可能なこと
  スキャニング後に目視で画像を確認し、さらにスキャン漏れがないよう、紙と画像を1枚ずつ目視で照合することで、正確なデータ化を実現できることが評価されました。

• 徹底した品質管理の体制と強固なセキュリティ体制が整っていること
  お客さまは、契約書のPDF化において品質のばらつきやスキャニング漏れが課題となっていたため、新たな業者選定では高品質なスキャニングと納品データの正確さを重視していました。そこで、当社の徹底した品質管理体制、5Sに基づいた作業環境、強固なセキュリティ体制が評価されました。
  
  また、サンプル作成においては、ノド（冊子の内側）のギリギリまで印刷された文字を確実に画像に収めるため、スキャニング方法の細部まで調整。このような丁寧な対応も高く評価されました。

• 営業担当の丁寧な対応と、適正価格で最適なPDF化を実現するための提案があったこと
  相見積もりの結果、当社は最安値ではありませんでした。しかし、検索性を高めるためにファイル名に管理番号を付与する仕様をご提案しました。さらに、ファイル名入力作業においては、お客様側のExcelリストを活用。管理番号をバーコード化した仕切り紙（登録票）を挿入し、それを読み取ることで代替する方法を提案しました。このように、適正価格で最適なPDF化を実現するための、具体的なアドバイスを提供しました。

こうした丁寧な対応と豊富なノウハウを活かした提案力が信頼につながり、最終的なご依頼をいただく決め手となりました。

以下の要件で実施しました。

作業の流れとして、事前にお客さまから提供されたExcelの契約書リストに記載された管理番号をバーコード化し、登録票として納品。お客さまが登録票を挿入して整理したファイルを、当社が引き取りました。 

お客様にあげていただいた導入効果です。

• 必要な契約書を素早く検索・参照でき、契約審査の業務効率が向上した
  これまで停滞していたスキャニング作業が完了し、不足していたPDFデータが揃いました。また、PDFデータの画質が以前よりも安定し、視認性が向上しました。これにより、直前期の契約書が電子データとして網羅され、契約審査に必要な書類を迅速に探せるようになりました。さらに、PDFファイルで契約内容を確認できるため、契約書の原本を取りに行く手間が省け、スムーズな業務運用が可能になりました。
• 過年度分を倉庫に移管できるようになり、書類の保管スペースが削減できた
  原本を参照する必要がなくなったことで、過年度分の契約書を倉庫に移管できるようになり、執務室内の保管スペースを削減できました。執務室内では新規で発生した契約書のみを保管することになり、管理の手間も大幅に削減できました。

• 新規契約書の電子化を内製化できるようになり、継続的に運用できる体制が整った
  スキャニング仕様を改良することで、作業工程が効率化され、スムーズな電子化が可能になりました。Excelの契約書リストと照合し、必要な書類のみを選別して読み取ることで、電子化の効率を高めています。さらに、リストの情報を活用することで、管理番号の入力も正確かつスピーディーに行えるようになりました。その結果、社内での運用においてもスムーズに対応できるようになり、新規に発生する契約書を継続的に電子化できる体制が整いました。