活用シーン

マイクロフィルム電子化・劣化調査

｢マイクロフィルムの情報を探すのに時間がかかる。」
｢マイクロフィルムリーダーの調子が悪く、今後も利用を継続できるか不安。｣
「フィルムの劣化が気になるが、どの程度劣化が進んでいるのか知りたい。」
ジェイ・アイ・エムでは、マイクロフィルム特有の課題に対応するため、電子化などのさまざまなメニューを提案しています。

マイクロフィルムの電子化作業
マイクロフィルムの電子化
(PDF化)
キーボード入力
管理番号の
データ入力・データ登録
16mmロール_マイクロフィルム_3窓用
マイクロフィルムの
劣化検査

サービスの特徴

01  

マイクロフィルムの電子化(PDF化)

  • ロールフィルム、マイクロフィッシュ、COM、ジャケット、アパチュアカードなど多様な種類のマイクロフィルムの電子化が可能です。
  • データ形式はPDF、TIFF、JPEGなどご希望に応じて対応いたします。
  • 電子化の作業中に、マイクロフィルムの使用が必要な場合は、一時返却などの対応も可能です。
  • 専門スタッフが作業を担当し、画像の検査や品質管理を徹底して行いますので、高品質のデータをご提供いたします。
マイクロフィルムスキャナでの作業の様子
キーボード入力
02  

管理番号のデータ入力・データ登録

  • 電子化したPDFなどの画像ファイルを検索しやすくするため、お客さまの検索方法に適した管理番号(図面番号、契約番号、社員番号など)、見出しなどの検索キーの入力を行います。
  • Excelなどの管理台帳の作成も対応可能です。この際、PDFファイルのパス情報も付与いたします。
  • 管理システムをお持ちの場合は、システムへ取り込める形式でCSVなどのデータを作成いたします。
03  

マイクロフィルムの劣化調査

  • マイクロフィルムの保管状況を訪問調査します。
  • マイクロフィルムをお預かりして、フィルムの先頭から最後まで巻き返しての調査を行い、劣化の進行具合を確認します。どのフィルムの劣化が進んでいるのかを確認できます。
  • より保存性の高い容器への詰め替えなどのお手入れも同時に実施することが可能です。
16mmロール_マイクロフィルム_3窓用

電子化フロー図

電子化作業は以下の流れで行います。
書類・図面の引き取り・返却、納品は、当社社員による配送便で行います（原則、一都三県の対応）。
マイクロフィルム電子化フロー図

マイクロフィルム電子化の実績例

1965年から培った官民双方のマイクロフィルム撮影業務の
豊富な経験とノウハウを活かし、さまざまなご要望にお応えしてきました。
社員全員が文書情報管理士の資格を取得し、機材は多種多様なスキャナを多数保有。
350万コマ/月の電子化の実績があります。
会社 書類名 数量 作業詳細
A社様

設計図書

年間２0万強画像（コマ・ページ合算）
  • 16mm/35mmロールフィルム・マイクロフィッシュ
  • お客さまの預託倉庫からマイクロフィルムを直接引取り
  • 月流れで実施

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B社様

図面・技術文書

約260万コマ
  • 16mm/35mmロールフィルム・マイクロフィッシュ・アパチュアカード
  • お客様の業務に支障が生じないよう、対象を1週間の作業分ずつに分割してお預かり
  • 作業期間は約6年間

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C社様

口座取引関連帳票

約6,200万コマ
  • 16mmロールフィルム
  • お客様の業務に支障が生じないよう、対象を1週間の作業分ずつに分割してお預かり
  • 作業期間は約3年間

※上記は一例です。 

 

-対象書類-

お客さまから、実際に電子化依頼を受けたマイクロフィルムの対象書類の一例です。
ご要望に応じた様々な書類の電子化に対応可能です。

1.申請・報告書類

  • 社保関係書類
  • 申込関連書類
  • 調査報告書
  • 研究報告書
  • 申請書

 2.設計・技術書類

  • 設計図面

  • 計算書類

  • 技術書類

3.財産・金融関連書類

  • 金融取引履歴書

  • 登記関連資料

4.記録・資料

  • 統計資料

  • 会議資料

  • 裁判資料

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マイクロフィルム電子化・劣化調査は
このような課題を解決できます！

検索性

検索性・可読性

  • 閲覧に用いるマイクロフィルムリーダーが、経年劣化しており、そろそろ買い替え時だ。
  • フィルムの取り出しや、マイクロフィルムリーダーへのセットなど、閲覧に多くの工程がかかり、情報を探すのに時間がかかる。

電子化したPDFデータであれば、PCで閲覧可能なため専用端末が不要です。

マイクロフィルムを電子化し検索しやすいファイル名にしておくことで、探しやすくなります。
見づらかった文字は、PC上で拡大表示することにより見やすくなります！

 

情報共有

情報共有・業務効率化

  • フィルムやマイクロフィルムリーダーが別の場所にあるため、自席で確認できない。
  • 社内外からの問い合わせに対して、プリントアウトの提供やコピーの送付に手間がかかる。

電子化したPDFデータをサーバーで共有すれば、いつでもどこでも閲覧可能！配付の手間がなくなります。
管理台帳としてExcelや文書管理システムを活用すれば、さらに検索の効率性が向上し、管理も容易になります。

 

省スペース化・クリーンオフィス

  • マイクロフィルムリーダーや保管しているキャビネットが場所をとる。
  • 古いマイクロフィルムが見つかったが、廃棄してよいか判断がつかない。
 マイクロフィルムを電子化し、外部倉庫で保管することで、執務室内の保管スペースが不要になります！
 廃棄する前に電子化してPDFデータを残しておけば、将来必要になった際にも情報を確認できます。

 

劣化対策

  • 保管しているマイクロフィルムがどれくらい劣化しているのか調べてみたい。
  •  大量にあるフィルムの中から対策（電子化）するための優先順位をつけたい。
  •  マイクロフィルムが劣化して貴重な情報が確認できなくなることが心配。
  •  マイクロフィルムの劣化を防ぎたい。
マイクロフィルムの劣化検査を実施することで、劣化の進行状況を確認できます。
マイクロフィルムの劣化の進行状況を確認することで、対策するための優先順位をつけられます。
電子化することで、貴重な情報が劣化により確認できなくなる前に保存でき、その結果、継続して活用できます。
保護措置を行うことで、保存性を向上させることができます。

 

紛失防止

  • マイクロフィルムのシートをキャビネットに保管していたが、戻し間違えが多く、順序がバラバラで見つからない。紛失している可能性もある。
マイクロフィルムの原本を直接使用しなくなるため、戻し忘れや紛失のリスクも軽減されます！

 

BCP対策

  • 原本がマイクロフィルムしかない場合、災害などがあったら焼失・破損してしまうことが不安。
電子データを異なる拠点で保管し分散管理することで、万が一の災害時にも情報を守ることができます！
ビックリマークアイコン

ご注意ください

長期保管されているマイクロフィルムは、保存環境や利用時の物理的損傷により劣化することがあります。
酢酸臭
ベタつき
変色
このようなことが起きていたら劣化が始まっているサインです。
貴重な情報が劣化により確認できなくなる前に、早めにデジタル化することをおすすめします。
特に、機材メーカーからのサポートが途絶えると、サービスを提供できるベンダーが激減する可能性があるため、早めの対応が重要です。

Flow

導入の流れ

メールのアイコン

お問い合わせ

お電話またはお問い合わせフォームにてご連絡ください。
営業担当者から、折り返しお電話を差し上げ、概要をお伺いします。

用紙のアイコン

ヒアリング

保有されているマイクロフィルムの状態や使用状況、保管状況など現場調査・ヒアリング。業務上の課題から、潜在的な課題を確認します。必要に応じて｢機密保持契約書｣を締結します。

電卓のアイコン

提案・お見積り

現場調査・ヒアリングの内容をもとに、初回のご提案書と概算お見積を作成。
その後、こまかい要件を決めながら修正と加筆を加え、正式お見積りをご提示します。

握手のアイコン

ご発注

契約書の締結をもって、正式にご発注となります。
安心してご発注いただくため、当社センターの見学会で、セキュリティ体制や作業風景をご確認いただくことも可能です。

よくあるご質問

マイクロフィルムの劣化の状態を知りたいため、マイクロフィルムの劣化検査をしてもらえますか?

マイクロフィルムの保管状況、の訪問調査やマイクロフィルムの引き取りによる、巻き返し調査が可能です。

より保存性の高い容器への詰め替えなどのお手入れも同時に実施できます。

マイクロフィルムの搬出において何かエビデンスはありますか?

マイクロフィルムをお預かりする際は当社で「資料お預かり書」に受領したマイクロフィルムの箱数などを記載しお渡しいたします。

またお客さまにて搬出用のリスト等があればお引き取り時にチェックし搬出する事も可能です。

納品データのファイル名を、ファイルや書類から指定したいのですが可能ですか?

対応可能です。

具体的にどこの部分をファイル名にするかご指示ください。

電子化中の一時返却は可能ですか?

可能です。

メールなどでPDFデータでお渡しすることが可能です。
（別途費用が発生します）

よくあるご質問を一覧で見る

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