書類電子化の効果を最大限に！
計画と実施のポイント解説

スペースセービングを実現し、オフィスのスペースを有効活用するには、書類の電子化が効果的です。
しかし、どこから手をつけるべきか、どのくらいのスケジュール感かをつかめないと感じる方も多いでしょう。ここでは、スペースセービングを目的とした書類電子化のスケジュール策定と実施のポイントを解説します。例として、電子化プロジェクトの総期間を2ヶ月とした場合、以下のようなスケジュールで進行します。

• ステップ 1
• 事前準備（約2週間）

まず、保管されている紙の書類の量をキャビネット数やファイルメーターなどで大まかに把握します。現状の把握ができたら、キャビネットを5台から1台に減らす、保管文書の80％を削減する、など、具体的な削減目標値を決定しましょう。

次に、スキャナーや管理ツールを選定します。大量の書類を電子化する場合は、専用の高速スキャナーを導入すると効率的です。作業の担当者もあわせて決定し、スケジュールを調整しましょう。また、電子化の作業仕様についてもこの段階で決定しておくと、成果物となるデータの品質を標準化することができます。

• ステップ 2
• 書類の整理（約2〜3週間）

続いて、書類を適切に分類し、電子化すべき書類だけをピックアップします。具体的には、以下のとおり書類を分類し、廃棄、移管などを行います。

1. 電子化せずに廃棄する書類：社内規程上や法的に保存義務がなく、今後も使わない書類は廃棄します。

2. 電子化せずに移管する書類：保存義務はあるが使用頻度が低い書類は、電子化せず倉庫へ移管します。

3. 電子化後に廃棄する書類：原本の物理的な保管は必須でないが、使用頻度の高い書類は、電子化した後、紙を廃棄します。

4. 電子化後に移管する書類：使用頻度が高く、保存が義務付けられている書類は、電子化後に外部倉庫へ移管します。

削減の目標値を達成できるよう書類を整理・分類し、電子化対象を明確にします。

• ステップ 3
• スキャニング作業（約3〜4週間）

電子化すべき書類が決定したら、スキャニング作業に移ります。業務の中断を最小限にし、スキャニング作業を効率よく進めるため、使用頻度の高い書類から順にスキャニングを行いましょう。

この際、解像度の適切な調整、ファイル名やフォルダ構成のルール策定、OCR機能の活用などといったポイントをおさえることで、検索性の向上などが見込め、高品質でより使いやすいデータを作成することが可能です。

• ステップ 4
• 電子化後の運用（継続的に実施）

最後に、電子化後もスペース削減効果を維持し、業務効率を高めていくための運用ルールを確立します。ワークフローシステムの活用や電子契約の導入などを通じて、継続的にペーパーレスを推進しましょう。さらに、電子化ルールを策定し、定期的に見直すことも重要です。新たに発生した紙書類は、月に1回スキャニングを行い、さらに半年ごとの書類整理とデータ整理を実施することで、スペースセービングの効果を長期的に維持することができます。

書類の電子化によるスペースセービングを成功させるには、計画的なスケジュール策定と継続的な運用が重要です。削減目標を定め、必要な機材やツールを整える「事前準備」、書類を整理し分類する「書類整理」、書類を実際に電子化する「スキャニング作業」、そしてスペース削減効果を維持し続けるための運用ルールなどを策定し実行する「電子化後の対応」の4つのステップに沿って進めることで、迅速かつ効果的に電子化を進められます。

ぜひ、計画的な電子化を通じて、オフィスのスペースセービングを実現してください！

スペースを有効活用するために、書類の電子化をスムーズに進める具体的なスケジュールの立て方や、成功の鍵となるポイントについて詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事をご覧ください。

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