まず、基幹システムには財務・会計データ、販売・購買データ、生産・在庫データなど、日々の業務で発生する多種多様なデータが蓄積されています。ところが、これらは主に日常の取引処理や一元管理に使われるものであり、分析や経営判断に活かす視点からは見えにくいのが実態です。そのため、「データはあるのに活用できていない」状況が、「データがない」と感じられてしまいます。

次に、日々の業務で扱われる見積書・契約書・報告書類などは、紙やPDFファイルのまま保管されていることが一般的です。これらはもともと業務遂行のために作成された文書であり、データ活用の観点では意識されにくいため、「データ」として認識されないケースが多いのです。

また、「どのデータをどのように活用すれば改善につながるのか」というイメージがまだ持ちにくい段階の企業も少なくありません。実際にはデータが存在していても、活用方法が見えないために“ない”と感じてしまうのです。

企業に眠る“取り残されたデータ”とは

「データがない」と言われる背景には、紙やPDFのまま保管されている文書の存在があります。これらは日々の業務で必要不可欠なものですが、システムに取り込まれず、集計や分析といった活用ができないため、データ資産としては取り残されがちです。

本来、経営をデータに基づいて進めていくうえでは、売上や在庫といった基幹システム上の数値データだけでは不十分です。契約条件の変化や取引先との交渉履歴、業務の進め方に関する記録など、意思決定の背景を支える情報があってこそ、データに裏付けられた判断が可能になります。

経験や勘だけに頼るのではなく、手元にあるデータを根拠として意思決定や改善を進めること。つまり、データを経営の「判断材料」として活用できる状態をつくることが、データドリブン経営の意義といえます。その観点から見れば、電子化すれば有効に活用できる文書は部門を問わず数多く存在します。

以下に代表的な例を整理しました。

部門	電子化で活用できる文書	活用のポイント
営業	見積書、契約書、議事録、顧客とのやり取り記録	値引き条件の傾向分析、契約更新リスク管理、交渉履歴の参照
購買	発注書、仕入先からの見積書、価格改定通知	仕入単価の推移把握、仕入先比較、コスト削減検討
管理（人事・総務）	労務関連報告書、外部委託先の報告書類、監査関連資料	労務負担の偏り確認、外部委託コストの妥当性検証、法令対応履歴の参照
経営企画	経営会議の議事録、外部機関からの通知資料	意思決定プロセスの把握、規制や市場動向の早期把握
その他共通	報告書類全般、外部から入手した資料	数値データだけでは見えない背景情報の補完

これらの文書は、日常業務の中で必要に応じて作成され、その後は保管されるだけで、活用の機会が限られています。しかし電子化されて検索・集計できる状態になれば、数値データを裏付ける情報として経営判断を支える材料へと変わります。

文書を電子化することで得られる価値

紙やPDFで保管されている文書を電子化し、テキストとして扱えるようにすると、さまざまな価値が生まれます。ここでいう「非構造化データ」とは、契約書や見積書、議事録など、Excelやデータベースのように項目ごとに整理されていない文書情報を指します。これらはそのままではデータとして扱いづらいものですが、電子化によって活用の道が開けます。

紙は電子化（PDF化）することで容易に閲覧・共有できるようになり、さらにPDFデータは電子化（テキスト化）することで検索や分析に活用できるようになります。

検索性が高まり、判断スピードが上がる

電子化されれば、契約書の特約条件や議事録の合意事項などをキーワードで検索できるようになります。

例えば「この契約に自動更新条項が含まれていたか確認したい」といった場面で、契約書のフォルダを一枚一枚開いて探すのではなく、すぐに該当部分を探し出せるようになり、確認するまでの時間を大幅に減らせます。結果として、意思決定に至るまでのスピードを高めることができます。

数値データを補完し、原因追及の裏付けができる

売上や在庫データなどの数値だけでは、なぜ変化が起きたのか原因が見えない場合があります。

例えば「ある商品群の売上が急減した」ときでも、顧客からのクレーム一覧や商談記録、契約更新書類などを電子化しておけば、すぐに参照できます。その結果、「品質不具合が継続していた」「競合製品への乗り換えが進んでいた」といった背景を把握でき、数値に裏付けを与えることができ、改善アクションが取りやすくなります。

部門間での情報共有がスムーズになる

文書が電子化されれば、必要な情報を関係部門と容易に共有できるようになります。紙のままでは担当者個人や部門に閉じてしまいがちな情報が、電子化によって社内全体で参照しやすくなるのです。さらに一歩進めれば、「エンタープライズサーチ（全社横断サーチ）」のようなツールを活用して、部門をまたいだ文書検索や活用も可能になります。

将来的な分析資産になる

電子化された文書は、単なる検索対象にとどまらず、将来的にテキスト分析やAI活用の素材にもなります。社内に蓄積された文書データが「次の意思決定を助けるナレッジ資産」として再利用できるのです。

例えば、テキストマイニングツールを用いて顧客アンケートや営業日報を分析すれば、「よく出てくる不満要素」や「改善要望の傾向」を把握できます。これにより、感覚的にしか見えていなかった顧客の声をデータとして経営に活かすことが可能になります。

このように、電子化によって文書は「単なる保管物」から「検索・分析・共有・将来の資産」へと進化します。電子化がデータドリブン経営の第一歩であることが、ここからも見えてきます。

データドリブン経営に近づく電子化ステップ

文書の電子化は、単なるペーパーレスではなく、データドリブン経営へとつなげる第一歩です。段階的に進めることで、実際に活用できるデータ資産を増やすことができます。

文書の電子化（スキャニング／PDF化）

最初のステップは、紙の文書をスキャニングしてPDF化することです。

これにより、物理的に探しづらかった資料を容易に閲覧できるようになるだけでなく、「よく参照される契約書」や「過去の議事録」など、意思決定の根拠となる書類をデータとして共有できるようになります。

紙のままでは埋もれがちな紙文書をまずPDF化することで、経営に必要な情報を社内で見える化できます。

文書の電子化（テキスト化＋項目付与）

次のステップは、PDFをOCRや手入力でテキスト化し、内容まで検索・抽出できる状態にすることです。

契約書であれば「契約開始日」「更新日」「特約条件」、議事録であれば「発言者」「決定事項」などを付与して整理することで、数値データに表れない情報も横断的に活用できるようになります。

さらに、作業日報や点検表といった帳票類は、日付や作業時間、発生件数をデータ化することで、集計・分析にそのまま使える数値データへ変わります。これにより、契約書のような「非構造化データ」と、日報のような「構造化データ」の両方を活用できるようになります。

文書の活用（分析・判断への展開）

電子化された文書は、基幹システムの数値データと組み合わせることで、意思決定に直結する情報に変わります。

例えば、人事部門が保有する勤怠記録やシフト表を電子化し、労務関連の報告書とあわせて分析すれば、「特定の曜日に残業が集中している」「人員配置が偏っている」といった傾向を把握できます。

また、営業活動においては、商談記録や顧客クレームの履歴をテキスト検索できる状態にしておくことで、売上データの変動要因を裏付ける根拠として参照できます。

このように、①参照性・共有性の向上 → ②検索・数値化による活用 → ③経営判断への展開 というステップを踏むことで、文書は「単なる保管物」から「経営に役立つデータ資産」へと進化します。

電子化で広がる活用イメージ

文書を電子化することで、単に探しやすくなるだけでなく、経営や業務のさまざまな場面で「数値の背景を裏付けるデータ」として活用できます。以下では代表的な4つのケースを活用イメージとして紹介します。

経営分析での活用イメージ｜粗利率低下の原因を文書で裏付ける

データ分析の場面で粗利率の低下に気づいたとします。粗利率が下がる要因には、仕入単価の上昇、販売条件の変更、製造原価の増加、不良率の増加、販売構成比の変化などが考えられます。

どの要因が影響しているかを見極めるには、購買・営業・製造など複数部門の文書を参照する必要があります。価格改定交渉議事録、見積書、契約書、商談記録、品質報告書などを電子化してあれば、検索ですぐに原因に関連する資料を探し出すことができます。

数値に気づき、電子化文書で裏付けを確認する──このサイクルが回せるだけで、経営判断のスピードと精度は大きく向上します。

契約管理での活用イメージ｜契約更新リスクを早期に把握する

契約更新を紙の契約書で管理していると、更新日や特約条件の確認が属人的になり、担当者交代のタイミングで漏れが生じやすくなります。結果として「気づいたら自動更新されていた」「条件変更の交渉が間に合わなかった」といったリスクが現実化することもあります。

契約書を電子化しテキスト化すれば、「契約開始日」「更新日」「解約条項」「特約条件」を検索して即座に確認できます。さらに、更新期日を一覧で管理できれば、条件交渉の準備を計画的に進めることも可能です。

つまり電子化は、契約書を「保管資料」から「経営リスクを予防する資産」へと変えるのです。

品質管理での活用イメージ｜トラブルの傾向を把握する

品質トラブルは、一件ごとに紙の報告書で対応している限りでは全体像が見えません。現場では「毎月不具合が出ている」と認識していても、それが「特定の時期に集中している」「ある工程やラインで繰り返されている」といったパターンには気づきにくいのです。

文書を電子化すれば、発生箇所や顧客名、不具合内容などを横断的に検索・分析できます。その結果、「改善すべき部品」や「重点的に対応すべき顧客」が浮かび上がり、再発防止策や設計改善に直結します。

個別対応で終わっていた品質管理が、全体傾向を踏まえた予防型の品質管理に進化するのです。

人員配置での活用イメージ｜労務負担の偏りを可視化する

労務負担の偏りは、長時間労働や離職リスクにつながります。勤怠システムで労働時間は把握できても、紙の日報や報告書が別管理になっていると「どの業務にどれだけ時間がかかっているか」までは把握できません。

日報や労務報告を電子化して内容を参照できるようにすれば、「残業が集中する曜日や時間帯」「特定メンバーに負荷が偏っている業務」などが見えてきます。これにより、人員配置の是正や業務フローの調整に直結し、働き方改革や人材定着にもつながります。

電子化は、働き方を改善するための基盤づくりにも直結するのです。

このように、電子化された文書は 「数値に背景を与える」情報となり、経営判断の精度を高めます。

まとめ｜データドリブン経営の第一歩は「紙文書の電子化」から

「データがない」と感じてしまう企業でも、実際には基幹システムに多くの数値データがあり、さらに紙やPDFの文書にも経営判断に役立つ情報が眠っています。

問題はデータが存在しないのではなく、データとして活用できる形になっていないことにあります。

契約書や議事録、報告書類などを電子化して検索・分析できるようにすれば、これまで見過ごされていた情報を経営の判断材料に変えることができます。さらに、日報や点検表といった帳票を数値データ化すれば、業務改善や予兆管理にもつながります。

つまり、文書の電子化はDXの入り口であり、データドリブン経営に向けた第一歩です。小さく始めても確実に成果を実感できる取り組みであり、その積み重ねが組織全体のデータ活用力を底上げします。

当社では、紙帳票の電子化から、DXを支えるデータ活用までトータルでご支援しています。

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データ活用基盤

｢データがない｣から始めるデータドリブン経営―DXの第一歩は電子化から

「データがない」と感じてしまう背景