事務所移転に伴う技術文書の電子化

お客さまは、全国に数十か所ある発電所の、電気設備の保守を行っています。また、これらの発電所の技術文書を一元管理していました。しかし、事務所の縮小と移転により、これまでのように大量の書類を保管するスペースが制約されることとなりました。これらの書類は、設備の運用やトラブル対応に不可欠であるため、新しい執務環境でも容易にアクセスできる方法での保管が求められました。

さらに、事務所の引き渡し期限が迫る中、限られた時間内に解決策を見つけなければならない状況に直面していました。

大量の書類を限られた保管スペースで管理する問題を解消するため、お客さまは書類の電子化を決定しました。事務所の引き渡し期限が数か月後に迫る中、グループ会社からの高い評判を得ていた当社にお引き合いをいただきました。

導入の決め手は以下によるものです。

• グループ会社との取引実績があり、サービスへの信頼感をもてたこと
  当社とお客さまのグループ会社とは以前から取引があり、その取組みを通じて当社の提供するサービスの品質を高く評価いただいておりました。 

当社の品質管理体制について、詳しくはこちらをご参照ください。

►ジェイ・アイ・エムが選ばれる理由｜徹底した品質管理

今回、技術文書の電子化の依頼にあたり、まずはサンプルを作成しました。お客さまは作成したサンプルを確認し、品質の高さに納得されました。

このように、サービスへの信頼感を持っていただけたことが当社のサービスの導入につながりました。

以下の要件で実施しました。

お客さまにあげていただいた導入効果です

• 電子化したＰＤＦデータを活用できるため、書類の廃棄や、外部倉庫への移管が可能となり、保管スペースが大幅に削減できました。

• 電子化の過程で、想定外の分類で保管されていた書類が発見され、再分類や棚卸しができました。

• ＰＣ上で書類が検索できるようになったことで、書類を探す手間が省かれ、発電所からの問い合わせに対する対応が容易になりました。

  導入後も、お客さまは紙の書類がたまらないよう、業務プロセスの改革を続けていらっしゃいます。