活用シーン

SCENE
スキャニングの活用シーン

スキャニングのメリットはペーパーレスだけではありません。
書類の電子化は、お客様の業務課題を解決します。
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情報共有の簡略化に

紙媒体では、一人が占有することで業務が停滞する問題があります。
スキャニングでデータ化すれば、ひとつの資料を複数の部門で同時に参照できます。
共有するために紙をコピーする必要もありません。
例えば会議などで会議資料を配付する必要もなくなります。
情報共有ができる一方で、電子データであればアクセス制限による使用の制限もできます。
施錠タイプのキャビネットに保管していても日中開錠していたら、誰が持ち出したか監視をするのは困難ですが、電子データであればそれぞれのファイルにパスワードを付与しておくだけでも、ルール以外の閲覧を抑制できます。
パソコンを見て話す男女
パソコンを指さす男性
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資料探しの時間短縮に

電子データであれば、フォルダ名やファイル名、付与したインデックス情報や、ファイルに含まれるキーワードでの検索が可能になります。
書類の検索時間が短縮できると、業務効率化だけでなく、例えば顧客からのお問合せなどに、迅速に対応。
顧客満足度も上がります。
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保管場所の省スペース化に

スキャニングした書類は、不要であれば廃棄、保存義務があれば外部倉庫等に保管します。
そうすることでこれまでキャビネットを置いていたスペースの有効活用が可能。コミュニケーションを活性化させるためのミーティングスペースやフリースペースに活用することができます。
オフィス風景
オフィス風景
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働き方改革に

リモートワークが進む中で課題となっているのが、職場でないと書類を見ることができないということがあげられています。
電子データになると、紙の束縛から解放され、通信手段があればどこでも仕事ができるようになります。

書類・図面の電子化や
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