活用シーン

紙媒体では、一人が占有することで業務が停滞する問題があります。
スキャニングでデータ化すれば、ひとつの資料を複数の部門で同時に参照できます。
共有するために紙をコピーする必要もありません。
例えば会議などで会議資料を配付する必要もなくなります。
情報共有ができる一方で、電子データであればアクセス制限による使用の制限もできます。
施錠タイプのキャビネットに保管していても日中開錠していたら、誰が持ち出したか監視をするのは困難ですが、電子データであればそれぞれのファイルにパスワードを付与しておくだけでも、ルール以外の閲覧を抑制できます。

スキャニングした書類は、不要であれば廃棄、保存義務があれば外部倉庫等に保管します。
そうすることでこれまでキャビネットを置いていたスペースの有効活用が可能。コミュニケーションを活性化させるためのミーティングスペースやフリースペースに活用することができます。