契約書スキャンのプロが教える！失敗しない電子化のコツと効率的な手順
最近契約書の電子化をしたいというご相談が増えています。契約書の管理について多くのお客さまが次のような課題を挙げられます。
- 保管スペースを削減したい。
- 原本を頻繁に取りだして閲覧しているので劣化が激しい。
- 契約書を持ち出したまま戻されていない、戻し間違いがあってみつからない。
- 厳重に保管されている契約書を閲覧するための申請手続きが煩わしい。
- 契約の更新時に原本を見たいが、勤務先がテレワーク中で出社制限があり見に行かれない。
- 契約書は顧客毎の保管になっており、期限などの状況が把握しづらい。
- 契約更新時の価格改定など、契約期限を見落として手続きがもれる。
- 大切な資産である契約書が原本しかない。火災があったら、紙の契約書が焼失されてしまうことが不安。
契約書電子化のメリット
- 電子化したデータのファイル名に取引先名と日付を付与することで、取引先名や日付での検索が容易になる
- 電子化したデータを格納したフォルダに、閲覧権限を設定することで、アクセスが制限できる
- 電子ファイルの利用により原本使用を減らすことで原本の劣化や紛失を防げる
- 閲覧は電子ファイルにし、紙原本を遠隔地で保管することでBCP対策になる
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台帳を作成することで締結日と満了日など、複数の日付別にソートや抽出ができる
文書管理システムを導入する場合はソフトの機能で期限を設定してアラートを役立てることもできる。 - 作業を通じて、大切な情報資産の棚卸にもなる
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e-文書法対応で紙原本を廃棄することで、保管スペースを削減できる
※関連サイト
e-文書法とは
契約書の電子化の手順
まず、電子化を内作する手順の一例を紹介します。ここでは1件ごとにマルチPDFという、複数ページのPDFファイルで保管しています。
①電子化前の準備＜仕分け・並べ替え＞
- 取引先ごとや担当部署ごと、契約種類ごとなど、お客さまの検索しやすい単位で仕分け、または並べ替える
- 不要な付箋やメモが貼付されていたら取り外す
- 検収書や誓約書などの取引履歴となる書類を、添付書類として仕分ける、あるいは1件として登録する
②電子化前の準備＜番号づけ＞
- 契約書番号を契約書に手書きする
③スキャニング作業
- 契約書を1件ごとにスキャナで読み取る
④電子化後の整理
- 画像を確認し、ファイル名を変更する（ファイル名を契約書番号にする場合は、ファイル名を②で記入した番号に修正する）
- 契約書を保存するフォルダに画像を格納する
- 紙原本を収納場所に収納する
⑤お客さまの管理ルールに合わせて台帳を作成する もしくは台帳が既にある場合は突合する
契約書の電子化における課題
これらの一連の作業を進めるうえでは、いくつかの課題があります。
手間と時間がかかる
製本されている原稿が多く、複合機のフタを開いて1ページずつめくってガラス台の上に伏せる手置きスキャンになることが多いです。自動給紙方式と比べると時間と手間がかかります。1日複合機に張り付いて作業をしたと仮定して電子化できるのは1冊4ページ程度の契約書の場合100冊程度です。仮にそれができたとしても複合機を長時間占有してしまうことによる弊害が生じることもあります。
「契約書を自前で電子化していたが、テレワークによる出社制限のため、半年分貯めてしまった。週１の出社を計画して電子化を進めようとしたが、久々に出社すると、他の業務も飛び込んでくることが多くてなかなか進まない」というお客さまもいらっしゃいました。
複合機が空いていない
契約書をまとめで電子化しようと計画を立てていても、その時に複合機が空いているとは限りません。仮に複合機に一日張り付いて作業することができたとしても、同じく利用したい周囲の方に不便をかけてしまいます。特にテレワーク中にわざわざ印刷のために出社した方にとっては、ずっと複合機を占有されていたら業務が進みませんね。
品質が悪い
「忙しい業務の合間に行っていたので、契約書番号を重複して付与してしまっていた」
「とじしろが影になってしまい、使い物になる画像が得られない」
「各自で電子化させたら、やっていない課員がいたり、ルール通りに入力できていないものが多々あったりした」
これらは実際にお客さまから伺ったお話です。業務の合間に契約書の電子化を進めるのは本当に大変です。
契約書を電子化するときの5つのコツ
そこで、効率的かつ効果的に契約書を電子化するためのコツをご紹介します。
コツ１：方針を定める
目的や使用状況により、電子化の手法や運用方法がことなります。何のために行うのか、電子化後どのように運用したいか（ゴールイメージ）を考え、方針を定めます。
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コツ２：範囲を定める
一度にすべてを電子化する期間や人手があれば問題ありませんが、制約がある場合は、どれくらいの分をやるか、どこからやるか（地域、事業所、契約時期など）を検討します。
台帳を作成する場合は、入力する項目が多ければ多いほど、手間と時間（=コスト）がかかるので、必要なもののみに絞ります。
コツ３：計画をたてる
契約書がどれくらいの量があるのか計測し、計測した数量をもとに、1日あたりの処理件数でわり算して必要な人数と日数を割り出します。どの分をいつ頃処理するのか計画を立てます。
コツ４：分業する
電子化作業はたくさんの工程があるため、工程ごとにまとめて作業します。
例えば
仕分けして契約書番号付与
まとめて電子化
- 電子化したデータの確認
などです。
電子化する量が多い場合は工程ごとに複数人で作業すると進めやすいです。この場合は専用のスキャナを用意できると効率的です。
コツ５：フォルダ構成を考える
フォルダ階層とファイル名の作り方ひとつで、検索性は大きく違います。
顧客番号＞日付＞契約書番号
での管理など、普段はどうやって探しているか思い出して、使いやすいフォルダ構成を考えます。検索性をあげるためにフォルダ階層を深くすると、作業の手間は増えます。また返って探すのが困難になることもありますので、注意が必要です。
終わらない契約書スキャニングの強力な味方
しかし、自前で電子化をされたお客さまに伺うと、「忙しい業務の合間に行っていたので、どの分まで登録が進んだのか分からなくなり、二重登録してしまった」とか、「派遣社員さんに頼んでやってもらっていたが、全然進まなかった」というお話がありました。日常業務に追われる中、契約書の電子化にリソースを割くのはなかなか難しいです。
ましてやテレワークが推奨される昨今、貴重な出社時間を契約書の電子化作業に費やすのは難しいのではないでしょうか。そこで、契約書の電子化作業をスキャニング代行会社に依頼することも大変有効な手立てとなります。外部委託することにより、以下のような効果を享受できます。
- コア業務への集中（契約管理の効率化、検索性向上により）
- コスト削減（契約管理業務の効率化による人件費・保管コスト）
- 顧客サービスの向上（BCPに役立つ）
- 人員管理の負担軽減（電子化するための作業員を管理しなくてよい）
一方で、「契約書を代行会社に預けている間に契約書を見たくなる可能性があるので、作業者に引き渡すのが難しい」というご意見も耳にします。このような場合は、電子化画像や原本の一時返却や、分割による電子化が対応できる会社もありますので、確認してみてください。
また、出張スキャンを依頼するのも一案です。
最後に、過去分が電子化し終わった後の新規発生分についてもお伝えします。
新規発生分だけなら、自前で電子化できるというお客さまもいらっしゃいます。少量の書類電子化を代行会社に依頼すると基本料が割高になってしまうケースがあるため、数カ月に1度など、ある程度溜まったら都度、代行会社に依頼するという運用方法もあります。契約書締結後のお急ぎ度に応じて処理サイクルを検討してください。
過去分の契約書を処理している間にも、新規発生分の契約書が蓄積されることにも留意してください。
契約書管理の課題解決のために電子化は大変有効な手立てです。しかし、自前での契約書スキャンはなかなか終わらないものです。
終わらない契約書の電子化には、外部委託で終止符を打ちましょう。
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