よくあるご質問

FAQ
よくあるご質問

6.費用や見積もりについて

※いずれも原本の状態により異なります。

1.スキャニングできる文書について

どれくらいのサイズのものがスキャニングできますか?

名刺サイズから、A0図面まで可能です。

年代が古い書類で薄い紙なども混ざっていますが対応可能ですか?

複写式のものや和紙などの薄い書類は手置きスキャナー(フラットベッドスキャナー)にて対応が可能です。

劣化のはげしい紙もスキャニングできますか?

劣化の具合にあわせてスキャニングします。

やぶれているものは専用テープで補修します。
手置きスキャナー(フラットベッドスキャナー)などで、紙を傷つけずにスキャニングします。

製本されている文書について、断裁(破壊)せずにスキャニングできますか?

可能です。
カタログや観音製本図面、袋とじされた契約書など断裁禁止の文書は、手置きスキャナー(フラットベッドスキャナー)や、上方にカメラが付いているブック型スキャナーでスキャニングします。

書籍などもスキャニングできますか?

著作権がお客さまにある書籍については電子化が可能ですが、著作権がお客さまにない場合、著作権法の観点から当社で電子化をおうけする事は出来ません。

観音製本の図面はスキャニングできますか?

見開いた状態での原稿サイズによりますがブックスキャナーで対応できます。

「青焼き」はスキャニングできますか?

「青焼き」も可能です。

ジェイ・アイ・エムでは、多種の図面用スキャナーを備えています。

自動送りスキャナー(ADF)と手置きスキャナー(フラットベッドスキャナー)で対応できる書類をそれぞれ教えてください。

1枚ずつばらばらの状態にできるA3サイズまでの書類は自動送りスキャナー(ADF)で対応します。
袋とじの契約書や解体できない冊子、薄い紙などは手置きスキャナー(フラットベッドスキャナー)での対応となります。

ホッチキスやクリップ、付箋などは付けたままで大丈夫ですか?

付けたままでも問題ございません。当社で取り外し、破棄いたしますが、復元をご希望される場合はご相談ください。

2.作業の仕様について(書類の授受や作業期間など)
※いずれも原本の状態により異なります。

どのくらいの期間でできますか?

対象枚数、電子化仕様、委託時期により異なります。

別途ご相談ください。

書類の引き取りについて教えてください。

一都三県であれば当社の専用便での輸送で対応いたします。

それ以外の場合は原則として宅配業者に引き取りをお願いしています。

電子化後は当社より発送いたします。

資料搬出において何かエビデンスはありますか?

書類をお預かりする際は当社で「資料お預かり書」に受領した書類の箱数などを記載しお渡しいたします。

またお客さまにて搬出用のリスト等があればお引き取り時にチェックし搬出する事も可能です。

書類を持ち出す際のダンボールはもらえますか?

書類に持ち出しに必要なダンボールは当社より無償でお渡しいたします。

書類の引き取り時に書類の箱詰めもお願いしたいのですが、対応可能ですか?

場所や量によりますが可能な範囲でご協力いたします。

書類が地方の工場にあるのですが、引き取りは可能ですか?

一都三県以外の遠方の場合、原則として宅配業者に引き取りをお願いしています。

当社の専用便をご希望の場合は、別途ご相談ください。

書類が契約している外部倉庫にあるのですが、引き取りは可能ですかす?

倉庫会社様とご相談の上、当社がお引き取りできるのであれば対応可能です。

3.作業の仕様について(電子化作業の仕様)
※いずれも原本の状態により異なります。

最適な解像度はどれくらいですか?

稟議書や報告書など一般的な社内文書(文字サイズが9pt)であれば200dpiで十分判読できます。
設計図面などの場合は、細かい線を表示させるために、400dpiをおすすめしています。
OCR処理を行う場合は300dpiを推奨しています。
保存するサーバーやディスクの容量に問題がなければ、300dpiをご提案しています。
スキャニング後の電子データの利用目的にもよりますので、スキャニング作業に入る前に、ご希望の解像度でサンプルを作成し、ご提示することも可能です。

画像検査はどのような検査ですか?

原則として、折れ、画像傾き・切れ、画像濃淡などを目視で検査します。

その他、画像補正等のご希望がありましたら別途ご相談ください。

データのファイル名を、ファイルや書類から指定したいのですが可能ですか?

対応可能です。

具体的にどこの部分をファイル名にするかご指示ください。

ホッチキスやクリップ、付箋は電子化後、元のあった場所に戻してほしいのですが対応可能ですか?

対応可能です。
※完全に同じ位置は困難なため、大体同じ場所あたりに戻します。

スキャニング中の一時返却は可能ですか?

可能です。
自社独自の工程管理システムにより、紙文書の入荷から成果物ご納品、返却までのトレーサビリティを管理しています。

お問い合わせ時に、対象の資料がどの作業工程の最中か把握できるため、一時返却の対応が可能です。

(別途費用が発生します)

4.納品データの仕様について
※いずれも原本の状態により異なります。

データのサイズはどれくらいですか?モノクロとカラーでファイルサイズはどのくらい違いますか?

一般的なA4文書であれば解像度が200dpiの場合、モノクロ50KB、フルカラーが250KB程度です。
解像度や書類に記載されている内容(イラストが多い、文字が多い など)によって大きく異なります。

指定したフォルダの構成で納品してほしいのですが対応可能ですか?

対応可能です。ご希望のフォルダ構成をお知らせください。

画像データのファイル形式はPDF以外でも対応可能ですか?

PDF以外でも対応可能です。対応可能な一般的なファイルフォーマットはTIFF、JPEG、XDWとなりますが、他のフォーマットをご希望の場合は別途ご相談ください。

5.スキャニング以外のサービスについて(仕分け、インデックス(属性)入力、保管、廃棄など)

書類の仕分けもお願いしたいのですが対応可能ですか?

仕分けのルールがあれば対応可能です。別途ご相談ください。

インデックス(属性)入力とは何ですか?

ファイル名以外の文字列をcsv形式などで作成する事が可能です。
例えば契約書等であればファイル名を契約書番号等にし、属性情報csvとして契約書種別、件名、取引先名、契約書番号、締結日などをイメージデータに紐付けて作成する事が可能です。

書類の中で指定した箇所のデータ入力をしてほしいのですが対応可能ですか?

一定のルールがあれば対応可能です。詳しくはお問い合わせください。

インデックス(属性)のデータ形式は何ですか?

一般的にはcsv形式かxlsx(エクセル)形式となりますが、他の形式をご希望の場合はお問い合わせください。

インデックス(属性)のExcelファイルに、画像データへのハイパーリンクを設定してほしいのですが対応可能でしょうか?

対応可能です。

スキャニング後、書類の廃棄は対応可能ですか?

外部委託による機密溶解処理になりますが対応可能です。
当社と提携している古紙再生工場で廃棄します。
廃棄のタイミングまでは、一旦ジェイ・アイ・エムのセンターの保管庫にて厳重に保管します。
また、古紙再生工場へは、個人情報保護に配慮し、専門の業者にジェイ・アイ・エム社員が同行し、持ち込みます。
廃棄証明書の発行も可能です。

スキャニング後、書類の保管は対応可能ですか?

保管する箱数にもよりますが、検収期間(約1ヵ月)程度は当社センターで保管可能です。

それ以上の場合は、有償で当社の指定倉庫へ一時的に保管となります。

OCR処理を実施してほしいのですが対応可能ですか。

対応可能です。

一般的には機械処理により文字補正はしない想定で試算いたします。

テキストデータも作成できますか?

スキャニングで、テキスト付PDFを作成します。
画像データの中の文字をOCR処理し、文字として認識させることができます(上記質問をご参照ください)。
また、書類の中に含まれる対象の情報のみを、データ入力することもできます。

インデックスページ(目次)を作成することはできますか?

可能です。
Excelデータなどでインデックス情報を作成します。
各ページにリンクさせて、目次から該当のページを表示できます。

e-文書法対応はできますか?

可能です。
お客さまが希望される紙文書について、該当する法律により保存要件を確認します。
その保存要件にしたがい、スキャニングを進めていきます。
「e-文書法対応ソリューション」をご覧ください。

「e-文書法対応ソリューション」を見る

6.費用や見積もりについて
※いずれも原本の状態により異なります。

見積りをとりたいが、どんな情報を提供すれば良いですか?

対象書類、数量(冊数、枚数)の概数、ファイリング状態、原稿サイズ、ホッチキス、付箋の有無、電子化要件(階調/解像度、PDFの単位、フォルダ構成、ファイル名)、納品希望時期、電子データの仕様や利用目的等についてお聞かせください。
別途、要件を確認するためのヒアリングシートをご送付する事も可能です。

書類の配送代は別途かかりますか?

別途費用がかかります。一都三県であれば当社の専用便での輸送で対応いたします。
それ以外の場合は原則として宅配業者に引き取りをお願いしています。
電子化後は当社より発送いたします。

色彩(カラー、モノクロ、自動判別)、解像度(200dpi、300dpi、400dpi)を変更することにより費用が変わりますか?

色彩(カラー、モノクロ、自動判別)での価格差はありません。また、200dpi、300dpiは同一単価となります。

400dpi以上は単価が異なりますので別途お問い合わせください。

7.その他

サンプル提供の対応は可能ですか?

サンプル作成は可能です。郵送等に関わる費用は実費となります。

遠方の対応は可能ですか?

遠方でも対応可能ですが現地作業の場合は別途ご相談ください。資料を送っていただく場合は特に問題ございません。

電子化を実施する場所のセキュリティ体制について教えてください。

金融庁のガイドラインに適合したセキュリティ体制で作業を実施しており、プライバシーマーク、ISO/IEC27001、ISO9001も取得し、情報管理・品質管理に万全を期しています。
また、ICカード・IDカード・防犯カメラによる厳重な24時間セキュリティシステムを導入しています。

預けた書類は作業中どのように保管していますか?

セキュリティが確保された作業センターで保管しています。

社外へ持ち出しができない書類の場合、出張でのスキャニングも対応可能ですか?

対応可能です。

守秘義務についての契約等を結ぶ事は可能ですか?

秘密保持契約を締結いたします。

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