活用シーン

製造業様向け電子化サービス


「たくさんの文書から対象の書類や図面を探し出すのに時間がかかる!」
「保管場所はすでにいっぱいで、執務スペースに仮置きしている状態が続いている!」
特に膨大な書類や図面を管理されている製造業様では、紙の課題が多く発生しています。
ジェイ・アイ・エムでは、製造業様ならではの課題にさまざまな電子化メニューで解決いたします。
スキャナー
書類の
電子化(PDF化)
図面の電子化
(A0サイズまで)
さまざまな
電子化メニュー

サービスの特徴

01.書類の電子化(PDF化)

  • 社内書類、技術資料、契約書、伝票類など各種書類を電子化します。
  • 契約書など袋とじされた書類は断裁せずに電子化できます。
  • 紙の種類や状態に応じた専用スキャナーを多数保有。大量の書類を短期間で電子化します。
  • 作業は専門スタッフが行います。画像検査、品質管理を行い、高品質のデータをご提供します。
スキャナー

02.図面の電子化

  • 大型図面はA0サイズまで対応可能。観音製本タイプの電子化もできます。
  • 紙の劣化が著しいもの、紙質が固いものなども対応可能です。
  • 電子化のため図面をお預かりしている間に「急遽、使用したい」という場合は、一時返却などの対応も可能です。

03.さまざまな電子化メニュー

  • 電子化したPDFなどの画像ファイルを検索しやすいよう、ファイル名や管理番号(図面番号)、表題欄などの属性情報をデータ入力します。また、文書管理台帳や図面管理台帳の作成(Excel、Access)も可能です。
  • 管理番号など紐づけるキーがあれば、受注データなど関連するデータを紐づけ、データを統合、整形する作業も行っています。
  • オフィスから持ち出さず、お客さまの社屋内に、機材と運営チームを派遣する「オンサイト方式」で作業を実施することも可能です。

電子化フロー図

電子化作業は以下の流れで行います。
書類・図面の引き取り・返却、納品は、弊社社員による専用便で行います(原則、一都三県の対応)。

実績例

社員全員が文書情報管理士の資格を取得し、機材は多種多様なスキャナを多数保有。
100万枚/月の電子化の実績があります。
会社 書類名 数量 作業詳細
A社様 特許出願資料(図面含) 約180万枚 ・A2図面含む
・お客さまから受領していたExcelデータの文書名と包袋に記載されている名称を突合
・作業期間は約2.5ヶ月
B社様 設計図書(BCP対策) 約600万枚 ・設計図書、仕様書、その他関係書類等の納入図書
・長期間持ち出せないため、出張スキャニングで実施
・作業期間は約24か月
C社様 技術文書 約100万枚 ・図面A1~B5サイズ混在
・資料・図面は劣化があるため、折り目の補正・補修実施
・作業期間は約1.5ヶ月

※上記は一例です。

動画

製造業様向け電子化サービスの特徴を動画でご紹介します。

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契約書管理ソリューションは
このような課題を解決できます!

情報共有・業務効率化

  • 書類や図面が別の場所にあるので、自席で確認できない。
  • 社内外からの問い合わせに対して、図面の提供、コピーを送る手間が非常にかかる。
電子化したPDFデータをサーバーで共有すれば、いつでもどこでも閲覧可能!各所への配付の手間がなくなります!
過去の図面を引用することで類似設計が可能になるなど、二次利用で業務を効率化できます!

 

検索性・可読性

  • 社内外からの問い合わせに対して、膨大な書類から対象の書類や図面を探し出すのに時間がかかる。
  • 大型図面は筒に入れられていたり、観音製本になっていたりして探しづらい。
  • 図面の文字が小さすぎて見えない。
図面は電子化し検索しやすいファイル名にしておくことで探しやすくなります!
管理台帳としてExcelや文書管理システムを活用すれば、さらに検索の効率性UP!管理もしやすくなります!
見づらかった紙の図面は、PC上で拡大表示することで見やすくなります!

 

省スペース化・クリーンオフィス

  • 保管場所はすでにいっぱいで、執務スペースに仮置きしている状態が続いている。
  • 図面の収納ケースや観音製本された図面がかさばる。
 書類や図面は電子化後、外部倉庫で保管することで、執務室内の保管スペースは不要になります!

 

劣化防止

  • トレーシングペーパーの図面は出し入れを繰り返すことで特に劣化が激しい。図面の情報が読み取れなくなりそう。
 紙を使用せず電子データを活用することで、劣化や破損を抑制します!

 

紛失防止

  • キャビネットに図番順に保管していたが、戻し間違えが多々あり順序がバラバラで見つからない。紛失している可能性もある。
 書類や図面の原本そのものを使わないので、戻し忘れや紛失のリスクも抑制!

 

BCP対策

  • 技術文書や図面が原本しかない場合、災害などがあったら焼失・破損してしまうことが不安。
 電子データを別の拠点で保管し分散管理しておけば、万が一の災害でも安心です!

 

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