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製造業向け電子化サービス

製造業向け電子化サービス

｢たくさんの文書から対象の書類や図面を探し出すのに時間がかかる！｣
｢保管場所はすでにいっぱいで、執務スペースに仮置きしている状態が続いている！｣
特に膨大な書類や図面を管理されている製造業様では、紙の課題が多く発生しています。
ジェイ･アイ･エムでは、製造業様ならではの課題にさまざまな電子化メニューで解決いたします。

書類の
電子化（PDF化）

図面の電子化
（A0サイズまで）

さまざまな
電子化メニュー

サービスの特徴

01.書類の電子化(PDF化)

社内書類、技術資料、契約書、伝票類など各種書類を電子化します。
契約書など袋とじされた書類は断裁せずに電子化できます。
紙の種類や状態に応じた専用スキャナーを多数保有。大量の書類を短期間で電子化します。
作業は専門スタッフが行います。画像検査、品質管理を行い、高品質のデータをご提供します。

02.図面の電子化

大型図面はA0サイズまで対応可能。観音製本タイプの電子化もできます。
紙の劣化が著しいもの、紙質が固いものなども対応可能です。
電子化のため図面をお預かりしている間に｢急遽、使用したい｣という場合は、一時返却などの対応も可能です。

03.さまざまな電子化メニュー

電子化したPDFなどの画像ファイルを検索しやすいよう、ファイル名や管理番号(図面番号)、表題欄などの属性情報をデータ入力します。また、文書管理台帳や図面管理台帳の作成（Excel、Access）も可能です。
管理番号など紐づけるキーがあれば、受注データなど関連するデータを紐づけ、データを統合、整形する作業も行っています。
オフィスから持ち出さず、お客さまの社屋内に、機材と運営チームを派遣する｢オンサイト方式｣で作業を実施することも可能です。

電子化フロー図

電子化作業は以下の流れで行います。
書類・図面の引き取り・返却、納品は、当社社員による配送便で行います（原則、一都三県の対応）。

製造業の実績例

社員全員が文書情報管理士の資格を取得し、機材は多種多様なスキャナを多数保有。
100万枚/月の電子化の実績があります。

会社	書類名	数量	作業詳細
A社様	請求書	月間約700ページ	郵送されてくる請求書を私書箱から直接引取り登録先の基幹システムへのアップロード納品を実施作業を日次で実施（電子化済の資料返却は月次で実施） ►この事例の詳細を見る
B社様	設計図書（BCP対策）	約600万枚	設計図書、仕様書、その他関係書類等の納入図書長期間持ち出せないため、出張スキャニングで実施作業期間は約24か月 ►この事例の詳細を見る
C社様	完成図書(図面含)	約20万枚	A１・A2図面含むお客様の業務に支障が生じないよう、対象を1週間の作業分ずつに分割してお預かり作業期間は約３か月 ►この事例の詳細を見る
D社様	特許出願資料(図面含)	約180万枚	A2図面含むお客さまから受領していたExcelデータの文書名と包袋に記載されている名称を突合作業期間は約2.5ヶ月 ►この事例の詳細を見る
E社様	人事書類	約3万枚	従業員から入社時に取得する雇用契約書、履歴書などの書類スキャニング後に執務室へ返却する書類と倉庫保管する書類の仕分けを実施作業期間は約3ヶ月 ►この事例の詳細を見る
F社様	社内全域の書類（契約書、従業員情報、製品に関する情報など）	約30万枚（電子化数）	各部門で保管している書類が対象削減対象書類（約10万枚）の廃棄も実施作業期間は約24か月 ►この事例の詳細を見る

※上記は一例です。

対象書類

1.営業・取引関連書類

見積書
契約書
注文書
納品書
検収書
請求書

2.技術・製造関連書類

仕様書
設計書
計画書
各種図面
各種説明書類
検査記録・点検記録
各種報告書

申請書類
予算書
稟議書
決裁書

4.知的財産・法務関連書類

特許包袋
誓約書
訴訟関連書類

5.内部共有・研修関連書類

部門間共有資料
検討資料
研修資料

6.人事関連書類

人事評価書類
人事書類

動画

製造業様向け電子化サービスの特徴を動画でご紹介します。

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製造業向け電子化サービスは
このような課題を解決できます！

情報共有・業務効率化

書類や図面が別の場所にあるので、自席で確認できない。
社内外からの問い合わせに対して、図面の提供、コピーを送る手間が非常にかかる。

電子化したPDFデータをサーバーで共有すれば、いつでもどこでも閲覧可能！各所への配付の手間がなくなります！

過去の図面を引用することで類似設計が可能になるなど、二次利用で業務を効率化できます！

検索性・可読性

社内外からの問い合わせに対して、膨大な書類から対象の書類や図面を探し出すのに時間がかかる。
大型図面は筒に入れられていたり、観音製本になっていたりして探しづらい。
図面の文字が小さすぎて見えない。

図面は電子化し検索しやすいファイル名にしておくことで探しやすくなります！

管理台帳としてExcelや文書管理システムを活用すれば、さらに検索の効率性UP！管理もしやすくなります！

見づらかった紙の図面は、PC上で拡大表示することで見やすくなります！

省スペース化・クリーンオフィス

保管場所はすでにいっぱいで、執務スペースに仮置きしている状態が続いている。
図面の収納ケースや観音製本された図面がかさばる。

書類や図面は電子化後、外部倉庫で保管することで、執務室内の保管スペースは不要になります！

劣化防止

トレーシングペーパーの図面は出し入れを繰り返すことで特に劣化が激しい。図面の情報が読み取れなくなりそう。

紙を使用せず電子データを活用することで、劣化や破損を抑制します！

紛失防止

キャビネットに図番順に保管していたが、戻し間違えが多々あり順序がバラバラで見つからない。紛失している可能性もある。

書類や図面の原本そのものを使わないので、戻し忘れや紛失のリスクも抑制！

BCP対策

技術文書や図面が原本しかない場合、災害などがあったら焼失・破損してしまうことが不安。

電子データを別の拠点で保管し分散管理しておけば、万が一の災害でも安心です！

よくあるご質問

スキャニング可能な書類のサイズは？

名刺サイズから、A0図面までが可能です。

製本されている文書を断裁（破壊）しないでスキャニングできますか？

断裁（破壊）しないで可能です。カタログ、袋とじされた契約書など断裁禁止の文書は、手置きスキャナー（フラットベッドスキャナー）や、上方にカメラが付いているブック型スキャナーでスキャニングします。

観音製本の図面のスキャニングはできますか？

見開いた状態での原稿サイズによりますがブックスキャナーで対応できます。

「青焼き」のスキャニングはできますか？

「青焼き」もスキャニング可能です。ジェイ・アイ・エムでは、多種の図面用スキャナーを備えています。

最適な解像度はどれくらいですか？

稟議書や報告書など一般的な社内文書(文字サイズが9pt)であれば200dpiで十分判読できます。

設計図面などの場合は、細かい線を表示させるために、400dpiをおすすめしています。

OCR処理を行う場合は300dpiを推奨しています。

保存するサーバーやディスクの容量に問題がなければ、300dpiをご提案しています。

スキャニング後の電子データの利用目的にもよりますので、スキャニング作業に入る前に、ご希望の解像度でサンプルを作成し、ご提示することも可能です。

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