活用シーン

ペーパーレス化ソリューション


コストの削減や事業の効率化を目指す企業にとって、ペーパーレス化は重要な手段となっています。

ペーパーレス化を進めることが決まったけれども、
「各部門が保管している書類が膨大にある」
「社内でスキャニング作業に取り組むには、人手も時間もない」

などといった課題を抱えている担当者さまをお手伝いします。

私たちジェイ・アイ・エムでは、各部門の保管書類のスキャニング作業(電子化作業)を代行し、
皆さまのペーパーレス化への取り組みを、サポートします。
スキャナー
書類の
電子化(PDF化)
棚から文書保存箱を取り出す人
書類の
倉庫移管・廃棄
文書管理システム/
検索・管理ツールのご提案

サービスの特徴

01.書類の電子化(PDF化)

  • 部門の書類を全社的に電子化します。

  • 書類の使用場面や運用方法、保管状況をしっかりとヒアリングしたうえで、電子化の作業仕様を定めます。

  • ファイル名は、ファイルの背表紙やインデックス紙などから取得します。お客さまの所有する台帳リストの情報を活用して、ファイル名などを作成することも可能です。

  • 社外への持ち出しが難しい書類はお客様社屋内での作業も可能です

スキャナー
棚と文書保存箱とサラリーマン

02.書類の倉庫移管・廃棄

  • 電子化後に、弊社が提携している外部倉庫に移管することも可能です。電子化後の紙原本は、返却、倉庫移管、廃棄を一括して行います。あわせて、倉庫保管リストの作成も承ります。

  • 紙原本の溶解処理などの廃棄作業もまとめて承ります。廃棄は当社社員の立ち合いの下で行います。

    これらにより、担当者さまの効率的な原本管理を支援します。

03.文書管理システム/検索・管理ツールのご提案

  • お客さまのニーズに適した文書管理システムをご提案します。

  • システムより簡易的な管理・検索ツールとして、管理台帳やデータベースの作成も可能です。

  • 文書管理システムをお持ちの場合は、アップロード用データに加工・編集もいたします。システムへの登録作業も可能です。

電子化フロー図

電子化作業は以下の流れで行います。
書類の引き取り・返却は、弊社社員による専用便で行います(原則、一都三県の対応)。
電子化後、提携している倉庫への移管や書類の廃棄も可能です。

メディアに格納して納品する場合の流れ

電子データをご希望の媒体に格納し、ご納品します。


お客様のストレージに直接納品する場合の流れ

電子データを、お客さまのストレージにネットワークを介して格納します。

お問い合わせはこちらから!

ペーパーレス化ソリューションは
このような課題を解決できます!

クリーンオフィスのアイコン

省スペース化・クリーンオフィス

  • 書類のキャビネットをなくし、保管スペースを削減したい。スペースを有効活用したい。

  • 保管場所はすでにいっぱいで、これ以上、書類を保管できるスペースがない。

 書類は電子化後、外部倉庫で保管もしくは廃棄すれば執務室内の保管スペースは不要になります。

 

コストのアイコン

コスト削減

  • 保管コストを削減したい。

  • コピーにかかるインク代、複合機のカウンター料・電気代、紙の用紙代を削減したい。

  • 共有するためのFAXや郵送費用を削減したい。

紙を廃棄することにより、保管スペースの賃料や倉庫費用を削減できます

 電子化してデータのまま文書の共有や配付ができるようになるため、コピーにかかるコストを削減できます。

 

SDGsのアイコン

SDGs

  • 紙では共有できないため、コピーをとっている。紙がもったいない。

  • 使用後、ごみとなった紙の量が多い。

電子化したPDFをサーバーで共有すれば、コピーが不要になり、紙の消費量を削減できます。

各自がPCの画面上で、PDFデータを閲覧できるため紙まわりが省資源化されます。

 

 

電子による運用のアイコン

電子による運用

  • ワークフローを活用しても、過去分の”紙”の書類が残ってしまうと紙と電子の併用で煩わしい。

  • ”紙”が残ってしまうため、テレワークが妨げられてしまう。

 過去分の“紙”の資料も電子データにすることで、電子での運用範囲が広がり、省力化。テレワークも進めやすくなります!

 

関連ページ


導入事例

ブログ記事

お問い合わせはこちらから!

ソリューション