オフィス移転で書類の扱いを後回しにすると
移転までの準備期間が短いので、こんな問題が発生します
移転までの準備期間が短いので、こんな問題が発生します
移転まで時間がないので、使わなさそうな書類は"とりあえず"外部の倉庫へ移管してしまう
使うか使わないかわからない書類も、"とりあえず"外部の倉庫に移管してしまう
時間がないので、倉庫への移管リストは“やっつけ”で作成してしまう
いらなさそうな書類は、個々の判断で廃棄してしまう
その結果…
- 移転後、ある書類を探してみたらオフィスにない。倉庫への移管リストを見ても、｢〇〇関係｣というような適当な名前のファイルが多くて見つからない。捨ててしまったかどうかもわからない。
- “そんなに使わなさそう”と思っていた書類は月に数回使っていた。そのたびに倉庫から取り出す手間と費用がかかる。
- 倉庫に移管した“使うか使わないかわからない”書類。廃棄の判断がなされることなく、気づいたら半永久的に倉庫で保管することになり、保管にかかる費用が膨大に。
書類の扱いを“暫定的”にしてしまうと、このような問題が発生してしまいます。
移転は、オフィス改革の絶好のチャンス！
書類の電子化をおすすめします
移転までの期間に応じたさまざまなサポートで、
書類の棚卸し、ペーパーレス化をお手伝いいたします。
書類の
電子化（PDF化）
電子化（PDF化）
文書棚卸リストの
作成
作成
スキャニングセンターの
設置
設置
SERVICE 1
移転まで約半年に差し迫ったタイミングで書類削減の活動を行う場合は、以下の流れで行います。
- お客さまの各部門において、 ①廃棄するもの、 ②外部倉庫に移管するもの、③電子化するもの（電子化後、廃棄するもの、外部倉庫に移管するもの、新オフィスで保管するもの）、④新オフィスに移管するもの、の4つに書類を仕分けます。
- 上記で仕分けした中で③電子化の書類について、現場調査を行い数量を計測、電子化の概算費用をお見積もりします。
- 予算や費用対効果により電子化対象の書類を決定していただきます。
- 電子化の対象書類が決定したら、電子化の作業仕様を協議し決定します。
- 仕様に従って電子化作業を行います。
- 電子化後、倉庫へ移管、または書類を廃棄します。外部倉庫の利用がない場合は、当社提携の倉庫へ移管することも可能です。書類の廃棄も承っております。
電子化は以下の流れで行います。
SERVICE 2
移転間近で、書類削減の活動期間がほとんどない場合は、以下の流れで行います。
- 新オフィスに移管する書類以外の、すべての書類を一旦お預かりします。
- お預かりした書類のファイルの背表紙やタイトルをパンチ入力し、文書棚卸しリストを作成します。ご要望により、ファイルの背表紙の写真撮影も可能です（３の振り分け業務で活用できます）。
- 文書棚卸しリストのタイトルから、 ①廃棄するもの、 ②外部倉庫に移管するもの、③電子化するもの（電子化後、廃棄するもの、外部倉庫に移管するもの、新オフィスで保管するもの）、④新オフィスに移管するもの、の４つに振り分けていただきます。書類は一旦お預かりしているため、この作業は移転後、落ち着いてからでも問題ありません。
※お預かりする書類は新オフィスに移管するものが含まれないことを想定していますが、含まれていることもふまえ処理を行います。 - リスト上の振り分けが決定したらそれぞれ以下の処理を行います。
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廃棄するもの |
廃棄文書リストを作成し、ご納品。書類は廃棄します。 |
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外部倉庫に移管するもの |
倉庫移管リストを作成し、ご納品。書類は返却いたします。お客さまにて対象資料を倉庫に移管していただきます。当社提携の倉庫へ移管することも可能です。 |
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電子化するもの |
電子化後の作業仕様を決め、電子化を行います。電子化後はそれぞれ、廃棄するものは廃棄、外部倉庫に移管するものは移管、新オフィスに移管するものは返却します。 |
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新オフィスに移管するもの |
書類は返却します。 |
電子化は以下の流れで行います。
SERVICE 3
移転まで１年くらいの期間がある場合は、ご要望によりお客さま先にスキャニングセンターを設置することも可能です。
お客さまのオフィスで空いている場所や会議室等に、スキャナと専任スタッフを派遣し、スキャニングセンターを設置。電子化する書類を、スキャニングセンターに持ってきていただき（または取りにうかがい）、電子化の作業を進めます。
お客さまのオフィスで空いている場所や会議室等に、スキャナと専任スタッフを派遣し、スキャニングセンターを設置。電子化する書類を、スキャニングセンターに持ってきていただき（または取りにうかがい）、電子化の作業を進めます。
＜運用例＞
- 部門ごとに電子化実施スケジュールを策定します。
- 電子化を行う週の前週に、対象の部門へ訪問し、対象書類の確認や電子化の仕様のヒアリングをします。
- 電子化を行います。
- 電子化したデータはご希望媒体に格納し、ご納品。担当部門様で検収していただきます。
- 書類を返却します。
