多くの企業で「DXを進めたい」という声は高まっているものの、現場を見渡すと、いまだに紙に依存した業務が少なくありません。製造業では検査記録や作業日報、非製造業では日報やチェックリスト、報告書などが紙で残り続けています。こうした紙帳票は業務の根幹を支える大切な記録であるにもかかわらず、紙に閉じ込められたままでは検索や集計ができず、データ活用の妨げになってしまいます。その結果、「うちには紙しかない」「活用できるデータがない」と感じ、DXが停滞してしまう現場も少なくありません。

 しかし実際には、こうした「紙しかない」状況こそがDXの出発点になります。まず製造業の現場を例にとると、紙で保管されている検査成績表や作業日報を電子化することで、工程ごとの不具合傾向や部品ごとの問題点を横断的に把握できるようになります。紙のままでは個別の対応で終わってしまう不具合管理も、電子化によって蓄積されたデータを俯瞰すれば、設計改善や予防型の品質管理へとつなげられるのです。これまで勘や経験に頼っていた判断が、客観的な根拠に基づく改善施策へと進化します。つまり製造業においてDXを始める第一歩は、目の前にある紙帳票を電子化し、現場のデータを資産として活かすことにあります。

 一方で、建設、運輸、物流、医療、介護、小売、サービス、不動産管理といった製造業以外の業界でも、同じような課題があります。販売や在庫といった基幹データはシステムに残っていても、日々の現場業務は依然として紙中心で回っているのが実情です。例えば建設業では工程進捗表や安全チェックリスト、物流業では配送日報や納品確認書、医療や介護では看護記録や巡回点検表、小売やサービス業では店舗日報やクレーム対応報告、不動産管理では点検記録や修繕報告──こうした帳票はすべて業務遂行に欠かせない情報ですが、紙のままでは活用できません。

 電子化は、単なる「ペーパーレス」で終わるものではありません。キャビネットに眠る紙をPDF化するだけでは検索性が限られ、データ活用には不十分です。OCRによるテキスト化や手入力を組み合わせて検索・抽出できる形に変え、さらにExcelやデータベースへ整理して構造化すれば、はじめて業務改善や経営判断に直結する情報資産となります。新しく発生する帳票はタブレットやスマホで直接入力すれば、最初からリアルタイムで活用可能なデータに変わります。これにより業務効率や品質の向上が実現し、現場改善とDXの推進が同時に進みます。

つまり「紙しかない」という現状はDXを阻む壁ではなく、むしろDXを始めるための入口です。大がかりなシステム導入をしなくても、まずは身近な帳票や文書の電子化から取り組むことが、最も実効性の高い第一歩になります。紙をデータに変えることで、現場の情報は活用可能な資産となり、経営全体を支える基盤へと進化するのです。

さらに「紙はあるがデータがない」と感じるケースも少なくありません。情報が個別システムや紙に分散していて全体像をつかめないためです。この状態で高度な分析ツールやAIを導入しても効果は限定的です。まずはデータの形式を整え、情報を一元化することが欠かせません。電子化こそが、データドリブン経営へ進むための最初のステップになるのです。

「紙しかない現場からDXを始める」ための具体的な方法を、製造業編・非製造業編・データ活用編の3本の記事で詳しく紹介しています。現場改善のヒントを、ぜひこちらからご覧ください。

紙文書を電子化したいけれど、どこから始めたらよいか分からない方にはこちらの記事がおすすめです。

貴社のご要望に沿った費用のお見積もりを希望される方はこちらへお進みください。