選ばれる理由

最安値でなくても選ばれ続ける理由があります
選ばれる理由

文書管理の課題解決力と
ノウハウ

確かなセキュリティ体制

徹底した品質管理

大量処理の実績

幅広いサービス範囲

Reason
01

文書管理の課題解決力とノウハウ

ジェイ・アイ・エムのスキャニングサービスは、お客さまにおける文書の使用状況や保管状況などをヒアリングすることから始まります。電子化の目的と課題、電子化後のゴールイメージを明確化することで、より使いやすい電子データを作成することができるからです。また、お客さまのご要望にあわせたサービス形態を採用することも選ばれる理由の一つです。

例えば、利用頻度が高い文書で社外への持ち出しができない文書ならオンサイト方式でスキャニング、電子化したい文書が大量にあるものの予算が少ない場合はオンデマンド方式(定額課金)による運用。電子化後の電子データを活用したいなら、OCR処理やデータ入力、関連データとのデータ結合。効率的な検索を行いたいなら、検索ツールのご提案など。お客さまの状況やご要望にあわせたご提案が可能です。
ヒアリングを元に最適なプランをご提案・お見積りしますので、お気軽にご相談ください。
Reason
02

確かなセキュリティ体制

ジェイ・アイ・エムでは、個人情報に限らず機密情報など、お客さまの大切な情報をお預かりするため、以下の環境で作業を実施しています。

プライバシーマーク、ISO認証環境

2004年1月、業界に先駆けプライバシーマークを取得。ISO9001、ISO/IEC27001も取得し、情報セキュリティ管理に万全を期しています。


セキュリティシステムによる徹底した管理

  • 24時間365日稼動の入退室管理システムは、警備会社と連動しています。
  • 各室への入退室はブロックごとに管理。入退出管理はすべて、IC/IDカードで管理しています。同じ部門でも、業務関係者以外であれば立ち入ることができない区画もあります。
  • 社屋内各区画に監視用カメラを設置しています。
  • 作業で使用するPCはインターネットに接続しないオフライン環境で実施しています。USBメモリーも指定のもの以外は使えないようになっています。業務の内容により、USBメモリーの使用も制限される場合があります。
  • すべてのPCに対しウイルス対策ソフトをインストール、ウイルスを常に監視しています。
  • 作業のログを監視しています。

社員ひとりひとりへの徹底した意識教育

すべての従業員に個人情報保護の重要性を認識させています。個人情報以外の紙文書においても同様に、徹底した意識教育をおこなっています。


文書の物流もセキュリティに配慮

文書の引取り・返却、製品の納品は、ジェイ・アイ・エムのデリバリー部門が担当。社員による専用便で運送しています(一都三県のみ)。

Reason
03

徹底した品質管理

データの品質は重要です。電子化されたデータの品質が悪いと、閲覧できなかったり、使いづらかったりしてしまいます。電子化後、紙文書を廃棄する場合は、復元もできません。
そのためジェイ・アイ・エムでは、長年の経験で培った技術やノウハウで、徹底した品質管理をおこなっています。

徹底した管理体制の構築

作業開始前に工程設計会議を実施。仕様にもとづき、作業工程・手順、検査基準・手順を確定します。
また、作業をする上でリスクとなり得るものを洗い出し、あらかじめ施策を講じます。

自社開発の工程管理システムを活用

  • 自社開発の工程管理システムにより、受付単位(ファイル簿冊単位)での作業工程・進捗状況を管理します。紙文書の受付から入力、検査、出荷、成果物納品までの「トレーサビリティ」を実現します。
  • 前作業工程が終了していない場合、次工程へは進めません。作業もれを防止します。
  • 「誰が」「いつ」「何」の工程をおこなったか管理できるため、万が一、トラブルが発生しても迅速な対処が可能です。

目視検査と画像検査ツールによる品質管理

  • スキャニング後、目視で画像検査をおこないます。
  • また、スキャンもれがないか、画像と紙を1枚ずつ目視で照合します。
  • 画像検査は、自社開発の画像検査ツールを活用しておこないます。作業者が実施した画像品質の合否判定や、回転などの編集に関するログを出力できます。画像検査後、この画像検査ログにもとづき、作業管理者が最終確認をおこないます。

管理者による納品データの作成

  • 作業管理者が納品物を作成します。
  • 作成後、納品媒体の形式と数量、印字レーベルが仕様通りになっているか確認します

検査用プログラムを用いた品質検査

  • 自社開発の検査用プログラムを用いて、以下の項目などの検査を行います。

    • 納品データにおいて解像度、ファイル形式、圧縮形式の相違、またファイル破損等の問題がないか

    • サーバー内に作成したファイル数、ページ数、レコード数が、納品媒体に格納した各数量と一致するか(確実に納品媒体に格納しているか)

  • 検査用ツールを用いて、以下の項目などの検査をおこないます。

    • メディアの傷など、媒体の品質にエラーはないか

    • ウイルスチェック


品質管理部門の検査員による最終検査

  • 納品物作成後に品質管理部門の検査員による出荷検査をおこないます。
  • 作業管理者による品質検査と同項目について、抜き取り検査をおこないます。
Reason
04

大量処理の実績

オフィス文書であれば最大100万枚/月の処理が可能!以下の要素により、大量の紙文書を電子化しています。
処理能力を超過する場合は、さらに機材・人材を拡張し、専用チームを構築して実行します。

50年以上、蓄積されたノウハウ

1965年の創業。長年にわたるスキャニングの経験とノウハウを生かし、文書の特性にあった方法で電子化を行います。

多種多様なスキャナーを保有

高速スキャナーやブックスキャナー、図面スキャナーなど、多種多様なスキャナーを多く保有。文書の特性にあった機材で電子化を行います。

工程設計によるリスク対策

品質・納期の目標達成のため、工程の設計を行った上で作業を実施。事前にリスク対策を行い、完遂させます。

全社員が文書情報管理士

社員全員が文書情報管理士の資格を取得。文書管理のエキスパートが作業の管理・監督、電子化作業を実施します。
Reason
05

幅広いサービス範囲

スキャニング(PDF化/画像データ化)だけでなく、属性情報のデータ入力やOCR処理、管理するための台帳やツール、データベース作成も対応可能。
また、紙文書の仕分けや点検、整理、などの事務作業の代行や、電子化後の倉庫移管、不要文書の廃棄まで、文書/書類に関連する業務を丸ごとサポートいたします。

多彩なサービスメニュー

顧客満足度調査でお伺いした「他社との優位点」の第1位は「柔軟性」でした。
データ入力やBPO(業務代行)など、お客さまの業務や課題に柔軟なサービス形態でサポートいたします。
  • 文書/書類のPDF化・画像データ化
  • 属性情報等のデータ入力、OCR処理
  • 管理するための台帳、管理ツール、データベースの作成
  • 書類の収集、仕分け、点検、整理、システム登録などの事務作業の代行
  • 電子化後の倉庫移管、不要文書の廃棄

開発チームによる柔軟な対応

業界では珍しく開発チームがあるため、紙文書の電子化だけでなく、お客さまのシステムに合わせたデータの加工(インプット用データ作成)や各種テキストデータの紐づけ、管理するための台帳やツール、データベース作成も対応可能です。

オンサイト対応

機密文書や、日常の業務において頻繁に使うなど、社外に持ち出せない文書の電子化、お客さまのオフィス内に専門機材と専任スタッフチームを出張させる、オンサイト方式で対応。
製造業や金融・保険業界など、さまざまな業界のお客さま先でオンサイト作業の実績が多数あります。
また、お客さま自身で電子化センターを設立したいという場合は、運用設計、什器選定、作業場所構築、作業手順書作成などセンター設立支援のサービスも展開。軌道に乗るまでスタッフを派遣し、定期的に進捗会議を開催するなど、伴走し続けます。

動画で見るスキャニングサービス

スキャニングサービスの特徴を動画でご紹介します。

書類・図面の電子化や
ペーパーレス化でお悩みの方は
お気軽にご相談ください

書類の保管状況を伺ってから、ご要望に沿ってお見積もりします。
サービスに関する質問などお気軽にお問い合わせください。
「どのように電子化を進めたらよいか」のご相談も承っております。