医薬品開発資料の電子化

お客さまは、医薬品の開発や製造、品質管理の過程で発生する様々な記録類を長期間保管する必要がありました。これらの書類は法令や社内規定により一定期間の保存義務がありますが、業務上の必要性からその期間を超えて保管していました。その結果、年数の経過とともに、保管期限を過ぎた書類が蓄積し、本社の保管スペースに収まらなくなっていました。そのため、やむを得ず、外部の建物に保管せざるを得ない状況となっていました。

この状況を改善すべく、お客さまは本社内で収納可能な保管量に抑えることを目指し、不要書類の整理を進める方針を立てました。
原本の廃棄を検討する中で、PDF形式で電子化して保存する方法が候補に挙がりました。ただし、その実現には、電子化された画像に漏れや欠損が生じないようにする、確実な体制が求められました。こうした背景から、保管スペースの削減と、書類を正確かつ、漏れなく正確に再現できる電子化の手段を確立することが課題となっていました。

以下の要件で実施しました。
なお、複数の事業所から書類を引取りました。

お客様にあげていただいた導入効果です。

• 外部の保管スペースを削減でき、本社内での集約が可能になった
  電子化により不要な書類を整理・廃棄できたことで、外部の建物に分散していた書類をすべて本社内に集約できました。その結果、保管コストや管理業務の負担も軽減されました。
   
• 電子化の品質に信頼が持てたため、原本を廃棄する判断ができた
  画像と原本を1枚ずつ照合する目視検査を行ったことで、スキャニング漏れの懸念が払拭されました。電子化された画像を正確な記録として扱えると判断ができたため、原本廃棄に安心して踏み切ることができました。

• 過去資料を閲覧する際の煩雑な作業が軽減された
  必要なときに電子化されたデータをすぐに確認できるようになり、原本を取り出す手間がなくなりました。文書の検索や閲覧が簡単になったことで、過去資料を扱う際の作業負担も軽減されました。