契約書のPDF化と検索用ファイル(Excel)の作成

 

 

お客さまは、プロジェクトごとに契約書やその決裁に関する書類が多く発生します。これらは長い年月、書庫に保管されているため、スペースが不足している状況でした。また、執務室内の保管スペースも不足していたため、直近の契約書は書庫で保管せざるを得ない状況でした。
そのうえ、必要な契約書を探す際にはプロジェクト名称を手がかりに手作業で捜索する必要があり、大きな手間と時間がかかっていました。その結果、過去の決済手続きのチェックや契約期限の管理にも時間がかかり、業務全体の効率低下を招いていました。 

これらの課題に対し、クラウドストレージを活用して効率的に契約書を管理したいという意向があったものの、日々の業務に追われて電子化に手をつけられない状況が続いていました。
そこで外部に電子化作業を委託することを検討されました。

導入の決め手は以下によるものです。

• レスポンスが迅速で、円滑に対応できたこと
  お問い合わせ後、すぐに現場調査を実施し、短期間で電子化を開始できる点が評価されました。

• 電子化の目的や電子データの活用方法に応じた柔軟な提案があったこと
  当初は｢契約書類を電子化したい｣というお問い合わせでしたが、ヒアリングを通じて、｢検索時間の短縮｣という課題も明らかになりました。そこで、当社は契約書類を絞り込んで検索するための｢検索用ファイル｣の併用を提案。この柔軟な提案が評価につながりました。

• 納品データの品質が良く、安心感があったこと（継続運用における決め手）
  当社の納品データは｢品質が高く、安心して運用できる｣とご評価いただき、既存の書類だけでなく、新たに発生する書類の電子化についても継続して当社にご依頼いただくこととなりました。
  電子化作業では、管理番号の入れ子や重複への対応など、細部にわたる配慮と確認を徹底し、データの整合性を確保。さらに、納品画像の画質やスキャニングの正確さも高く評価され、電子化の質全体に対してお客さまから大きな信頼をいただきました。
  これにより、検収にかかる負担を軽減するとともに、電子化の推進に貢献することができました。 納品データの品質が良く、安心感があったこと（継続運用における決め手）

 

 

以下の要件で実施しました。

 

 

お客様にあげていただいた導入効果です。

• クラウドストレージで契約書類を活用できるようになり、業務効率が向上した
  長年手作業で行っていた契約書の検索作業が、クラウドストレージを利用して簡単に行えるようになりました。煩雑な検索作業が不要となり、過去の決裁に関する書類や契約書の確認がPC上で可能になり、効率化されました。

• 書類の保管スペースが削減され、書類の適切な配置が可能になった
  紙の契約書類を電子化し、倉庫への移管を進めるとともに、不要な書類の廃棄を実施しました。これにより、執務室や書庫のスペース不足が解消されました。執務室内のキャビネットから古い書類を書庫へ移管し、空いたスペースに使用頻度の高い直近の契約書類を収納することで、業務の効率化を実現できました。

• 新たな契約書類の電子化運用により、管理の効率化が進んだ
  契約書類の電子化をきっかけに、新たに発生する契約書類についても、一定量が蓄積したタイミングで外部委託を活用し、効率的に電子化を進める運用に見直されました。これにより、従来の紙中心の管理方法が改善され、クラウドでの保管や書類整理がいっそう効率化される結果となりました。