活用シーン

契約書管理ソリューション


契約書の管理は、一般的なオフィス文書に比べて管理に手間がかかります。
スキャニングすればメリットがあるのはわかっていても、社内で実施するのは困難なものです。
そこでジェイ・アイ・エムでは、電子化や管理ツールにより、お客さまの契約書管理をサポート!
契約書の電子化(PDF化)から、属性情報の入力、管理台帳の作成、システムへの登録まで、紙の契約書における課題を解決します。
スキャナー
契約書の
電子化(PDF化)
契約書の
データ入力
契約書管理ツールの提供
(管理台帳の作成)

サービスの特徴

01.契約書の電子化(PDF化)

  • 袋とじや薄い紙の契約書にも対応できる専用スキャナーを多数保有。大量の契約書も短期間で電子化します。
  • 袋とじ専用のスキャナーで、作業に慣れた専門スタッフがおこなうため、高品質のデータをご提供。短期間でデータを作成します。
  • 「オンサイト方式」での作業も可能。オフィスから契約書を持ち出さず、お客さまの社屋内に機材と運営チームを派遣する方法で作業を実施することも可能です。
スキャナー

02.契約書のデータ入力

  • 契約書に記載された項目のデータ入力を行います。
    項目例)契約書種別、件名、取引先名、契約書番号、締結日、契約開始日、契約終了日など
  • ご希望の形式(Excel、CSV、TXTなど)で納品します。
  • お客様が検索システムを保有され外部からの登録が可能な場合は、直接システムに登録することも可能です。

03.契約書管理ツールの提供

  • 契約管理にかかる情報を台帳化し、契約内容の一覧化します。
    入力項目を選択肢式にしたり、入力ルールを設定したりすることで、入力の手間を効率化できます。
  • 契約情報としてファイルパスをセットしておくことで、台帳から簡単に表示することが可能。
  • 契約期間満了が近い案件や失効している案件などを抽出できるようにし、契約満了(失効)・契約更新の管理を効率的に実施。
  • パスワード入力ダイアログの表示など、パスワード認証を実施することが可能。

電子化フロー図

電子化作業は以下の流れで行います。
契約書の引き取り・返却、納品は、弊社社員による専用便で行います(原則、一都三県の対応)。

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契約書管理ソリューションは
このような課題を解決できます!

情報共有

  • 契約の更新時に原本を見たいが、勤務先がテレワーク中で出社制限があり、見に行かれない。
  • 管理部門が保管しているので、閲覧する場合は管理部門へわざわざ行かなければならない。
  • 他部署や、各事業所・営業店からの要求があった場合、FAXやメール等で送らなければならない。
 電子化したPDFデータをサーバーで共有すれば、いつでもどこでも閲覧可能です!

 

セキュリティ

  • 契約書は施錠できるキャビネットに保管しているが、日中は使用するため常に開錠。誰でも持ち出せてしまう。
 関係者以外は閲覧できないように、フォルダのアクセス権限を設定することで契約情報を安全に管理できます!

 

省スペース化・クリーンオフィス

  • 契約書の保管スペースを削減したい。
  • 契約書を保管できるスペースがない。
 契約書は電子化後、外部倉庫で保管すれば、執務室内の保管スペースは不要になります!

 

検索性

  • 契約書は顧客毎の保管になっており、案件単位で探せない。
  • 契約期限を見落として、契約更新の提案がもれる契約期限の管理ができない。
  • 損害賠償・瑕疵担保・使用制限条項など注意すべき契約事項を管理したい。
 管理台帳としてExcelや文書管理システムを活用すれば、検索性が向上!管理もしやすくなります。

 

劣化防止

  • 原本を頻繁に取りだして閲覧しているので劣化が激しい。
 契約書の活用は電子データで行い、紙原本は使用しないことで劣化防止!

 

紛失防止

  • 契約書を持ち出したまま戻されていない、戻し間違いがあってみつからない。
 契約書の原本そのものを使わないので、戻し忘れや紛失のリスクも抑制!

 

BCP対策

  • 契約書が原本しかない場合、災害などがあったら紙の契約書が焼失・破損してしまうことが不安。
 電子データを別の拠点でバックアップしておけば、万が一の災害でも安心です!

 

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