活用シーン

ドキュメントセンター設立支援


「自社内に、書類を電子化するための部門『ドキュメントセンター』を設立したい。」
「ドキュメントセンターを立ち上げたいがノウハウがない。」というお客さま!
ジェイ・アイ・エムでは、お客さまのドキュメントセンター(書類の電子化センター)設立のお手伝いをいたします。
お客さまと伴走しながら、センターが安定稼働するまでとことんサポートいたします!
現場調査/
運用ルール確立
ドキュメントセンター
構築支援
工程管理システムの
提供

サービスの特徴

01.現場調査/運用ルール確立

  • ドキュメントセンターで電子化する対象の書類を選定するため、ヒアリングや現場調査を行います。調査結果はとりまとめ、ご提示します。調査結果にもとづき、ドキュメントセンターで電子化する書類を決定していただきます。
  • 構築するセンターの要件にもとづき、書類の入手~電子化~倉庫移管・廃棄まで、運用ルールを確立します。
  • 電子化作業の手順を確立し、作業マニュアルを作成します。
書類を渡す従業員

02.センター構築支援

  • 毎月の処理量にもとづき、作業工数(人数)を算出。また什器数や必要となるスペースを算出します。
  • ドキュメントセンターのレイアウト図を作成します。
  • 必要となる機器類を選定し、ご提案します。

03.工程管理システムの提供

  • 弊社のスキャニングセンターで通常使用している工程管理システム(自社開発)を、お客さまの作業工程にあわせてカスタマイズし提供いたします。
  • 工程管理システムにより、作業単位(箱単位やファイル簿冊単位)で作業工程・進捗状況を管理することが可能です。

運用イメージ(例)

各部門から宅配便や社内便などで送付された書類を受付し、電子化。お客さま保有のシステムなどに登録します。
電子化後は、倉庫移管または廃棄などご要望にあわせ進めていきます。

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ドキュメントセンター設立支援は
このような課題を解決できます!

書類の集中管理

  • 全社の書類を、規定に定められた通り確実に運用・管理したい。
  • 各部門、各支社・事業所での、書類の保管費用を削減したい。
 全社の書類をドキュメントセンターで集中管理することにより、文書管理のレベルが向上します!
社員や職員の方々は、わずらわしい文書管理業務から離れられ、本来の業務に注力できます!

ドキュメントセンター業務のノウハウ

  • 電子化作業を内製化したいが、ドキュメントセンター立ち上げのノウハウがない。
  • 電子化作業のノウハウがない。大量の書類を電子化する運用方法がわからない。
電子化のプロであるジェイ・アイ・エムが、立ち上げから安定稼働までサポートいたします!

高年齢者の雇用促進

  • 高年齢者の雇用を促進したい。
 定年を迎えた従業員に継続勤務の意思がある場合、新たな職場として、ドキュメントセンターをご活用いただけます!

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導入事例

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