活用シーン

請求書電子化サービス


請求書を電子化すべきと思っている経理は推定184万人!
経理の約9割の方が、取引先に「請求書電子化に取り組んでもらいたい」と願っています。(「日本の経理をもっと自由に」プロジェクト調べ)
一方で、たとえ電子請求書ツールを導入しても、"紙"の請求書が残っているのなら経理のテレワークは進みません。

そこでジェイ・アイ・エムでは、お客様のお取引先様から"紙"の請求書を直接受け取り、電子化するサービスを行っています。
製薬会社様、建設会社様など、複数の会社様における実績があります。
請求書の
私書箱受け取り
スキャナー
請求書の
PDF化・データ入力
DVD納品、または
システムへのアップロード

サービスの特徴

01.請求書の私書箱受け取り

  • 請求書を当社の私書箱へ直接送付していただくようお取引先様へ宛先の変更を依頼してください。
  • 当社の私書箱に送付された請求書は、当社の専用便でお受け取りします。
スキャナー

02.PDF化・データ入力

  • センターに入荷した請求書は、あらかじめ仕様で定めておいたルールに従い仕分けします。
  • スキャナーでスキャニング(PDF化)作業を行います。
  • 伝票番号などのファイル名を付与します。
  • 伝票番号、請求日付などでリストを作成することも可能です。

03.DVD納品、アップロード

  • 電子化したPDFファイルは毎月、DVDでご納品します。
  • お客さまがクラウド型電子請求書システムをご利用の場合、PDFデータと属性情報(インデックスデータ)をアップロードすることも可能です。
  • 請求書の原本は、お客さまへ返却いたします。ご希望により、外部倉庫への移管も行います。

電子化フロー図

電子化作業は以下の流れで行います。
私書箱からの請求書の引き取り・返却、納品は、弊社社員による専用便で行います(原則、一都三県の対応)。

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請求書電子化サービスは
このような課題を解決できます!

電子による運用

  • 電子請求書サービスを活用しても、取引先からの"紙"の請求書が残ってしまう。紙と電子の併用で煩わしい。
  • "紙"の請求書が残ってしまうため、テレワークを進められない。
"紙"の請求書も電子データにすることで、電子での運用範囲が広がり、省力化。テレワークも進めやすくなります!

省スペース化

  • 請求書の保管スペースを削減したい。
 請求書は電子化後、外部倉庫で保管すれば、執務室内の保管スペースは不要になります!

検索性

  • 紙で綴じているため探しづらい。。
 伝票番号など検索しやすいファイル名にしておくことで、検索しやすくなります!
ファイル名が伝票番号でなくても、台帳やリストなどとファイル名を紐づけておけば、検索しやすくなります!

情報共有

  • 現場から請求書を見たい、確認したいという要望があった場合、コピーしてFAXするなどの手間が発生。
電子化したPDFデータをサーバーで共有すれば、いつでもどこでも閲覧可能です!

 

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