活用シーン

人事部向け電子化サービス


雇用契約書、誓約書、履歴書、職務経歴書…人事関係書類は、紙で保管されていることが多く、多くの企業でテレワークの弊害となっています。
紙の書類を電子化(PDF化)しませんか?
ジェイ・アイ・エムでは、個人情報をはじめ、お客さまの大切な情報をお預かりするため、強固なセキュリティ環境下で電子化作業を行います。
また、個人番号を収集する業務の代行サービスも行っています。
スキャナー
従業員情報の書類の
電子化(PDF化)
従業員情報のデータ入力・
管理台帳作成
マイナンバー番号収集サービス
(個人番号収集業務の代行)

サービスの特徴

01.従業員情報の書類の電子化(PDF化)

  • 雇用契約書、誓約書、履歴書、職務経歴書など各種書類を電子化します。
  • プライバシーマーク、 ISO/IEC27001を業界で先駆けて取得。強固なセキュリティ環境下で作業を行います。
  • 作業は専門スタッフが行います。画像検査、品質管理を行い、高品質のデータをご提供します。
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02.従業員情報のデータ入力・管理台帳作成

  • 社員番号、職歴、学歴、入社日などの属性情報(インデックスデータ)の入力もいたします。
  • Excelなどの管理台帳を作成することも可能です。PDFファイルのパス情報を付与します。
  • 管理システムを保有されている場合、システム取り込み用CSVなど、ご希望の形式で作成します。
  • ご状況により、お客様保有のシステムへのアップロードなども可能です。ご相談ください。

03.マイナンバー番号収集サービス

以下の業務を代行します。

  • 個人番号申告書の印刷・発送
  • 個人番号申告書の受付(未提出者への勧奨)
  • 番号確認と実存確認による本人確認(不備があれば通知)
  • 個人番号のデータ入力(社員番号等必要情情報との紐付け)
  • 個人番号を付与した提出資料の作成(バリアブル印刷)
マイナンバー番号収集サービスは、大手流通業様、大手電機メーカー様にて実勢があります。

作業の流れ

電子化作業フロー

電子化作業は以下の流れで行います。
書類の引き取り・返却、納品は、弊社社員による専用便で行います(原則、一都三県の対応)。
電子化後、提携している倉庫への移管や書類の廃棄も可能です。

マイナンバー番号収集サービスのフロー

マイナンバー番号収集サービスの運用イメージです。
マイナンバー申告書を受付け、書類点検を行い、マイナンバーのデータを作成します。
電子化作業と同様、書類の引き取り・返却、納品は、弊社社員による専用便で行います(原則、一都三県の対応)。

マイナンバーに関する業務は、特定個人情報取扱規定を設け、規定にもとづき作業を行っています。

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人事部向け電子化サービスは
このような課題を解決できます!

情報共有

  • テレワーク中、会社にある紙の書類をすぐに確認できない。
  • 紙書類の確認や捺印などで、やむなく出社しなければならない。
 電子化したPDFデータをサーバーで共有すれば、いつでもどこでも閲覧可能です!

 

劣化防止

  • 原本を頻繁に取りだして閲覧しているので劣化が激しい。
電子データを閲覧・活用し、紙原本は使用しないことで劣化防止!

 

紛失防止

  • 書類を持ち出したまま戻されていない、戻し間違いがあってみつからない。
 電子データを活用することで原本そのものを使わないので、戻し忘れや紛失のリスクも抑制!

 

BCP対策

  • 災害などがあったら、従業員の情報が焼失・破損してしまうことが不安。
 電子データを別の拠点でバックアップしておく、あるいは、原本を外部倉庫で保管し、電子データを活用することで、万が一の災害でも安心です!

 

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