ファイル検索性向上ソリューション

ファイルの内容をテキスト化し、全文検索できる状態にします。

お預かりしたPDFファイルに対し、OCR処理を行い、ファイル内の文字情報をテキストデータとして抽出します。

画像として認識されていた文字に透明なテキスト情報を付加することで、「透明テキスト付PDF」を作成します。透明テキスト付PDFは、見た目は通常のPDFと変わりませんが、本文に含まれる単語や文章を検索対象として扱うことができます。

これにより、ファイル名だけに頼らず、ファイルの内容から目的の資料を探すことが可能になります。

既存のファイルを対象に処理を行うため、これまで保管してきたファイルを活かしたまま、検索性の向上を図ることができます。

なお、紙文書についても、ご要望に応じて電子化から対応することが可能です。

検索条件で絞り込むことで、目的のファイルに直接たどり着けるよう台帳を作成します。

お預かりしたPDFなどの電子ファイルを対象に、ファイルごとに日付、文書種別、部署名、取引先名などの属性情報（メタデータ）を入力し、検索・管理のための台帳を作成します。

台帳には各ファイルのファイルパスをセットするため、「期間」「文書の種類」「担当部門」などの条件で文書を絞り込んだあと、該当するファイルを直接表示することが可能です。

一覧から目的のファイルを特定し、保存場所を意識せずに参照できます。

全文検索だけでは結果が多くなりがちな場合でも、台帳による条件指定とファイルパスの紐付けにより、必要な文書に効率よくたどり着ける検索・参照環境を整えます。

ファイルを探しやすい状態に整えるため、フォルダ構成とファイル名を整理します。

ファイルが雑多に保管されている状態では、検索機能を使ってファイルを特定できたとしても、保存場所や内容が分かりにくく、業務上の手間が残ってしまいます。

そこで、フォルダ階層やファイル名の整理を内製では進めきれないお客様に代わり、整備を行います。

お客様がお持ちの台帳をもとに、フォルダの作成や入れ直し、ファイル名の再付与を一括処理で行います。台帳をお持ちでない場合は、PDFなどの電子ファイルをお預かりし、台帳を作成したうえで本作業を行います。

検索結果から実ファイルを確認する際も迷いにくい、業務で使いやすい保存環境を構築します。