特許法律事務所では、過去の特許庁への提出書類や特許庁からの受け取り書類、さらにはクライアントや外国特許事務所とのコレポンなど、多岐にわたる書類を大量に保管されています。
｢忙しくてペーパーレス化を進められない｣、｢書類の保管コストを削減したい｣という課題をお抱えの皆さま。
書類の電子化(PDF化)を外部委託しませんか。
ジェイ・アイ・エムでは、電子化だけでなく、これらの書類を管理するためのツールも作成いたします。
｢忙しくてペーパーレス化を進められない｣、｢書類の保管コストを削減したい｣という課題をお抱えの皆さま。
書類の電子化(PDF化)を外部委託しませんか。
ジェイ・アイ・エムでは、電子化だけでなく、これらの書類を管理するためのツールも作成いたします。
過去に作成した書類の
電子化(PDF化)
電子化(PDF化)
新規作成分の書類の電子化
(PDF化・データ入力)
(PDF化・データ入力)
情報一元管理ツールの
開発
開発
- 特許庁への提出書類、特許庁からの受け取り書類、クライアントや外国特許事務所とのコレポンなど、過去に作成された各種書類を電子化(PDF化)します。
- Excelなどで書類の管理台帳も作成可能です。
- プライバシーマーク、 ISO/IEC27001を業界で先駆けて取得。強固なセキュリティ環境下で作業を行います。
- 作業は専門スタッフが行います。画像検査、品質管理を行い、高品質のデータをご提供します。
- 新規に作成された書類を定期的に電子化(PDF化・テキストデータ化)します。
- 定期的に一定量作成される書類については、月額固定費用で電子化することも可能です。
- PDF化だけでなく、書類からのデータ入力作業も行います。
- データ入力したCSVデータやテキストデータは、メディアでの納品の他、伝送や、お客様システムへ直接登録することも可能です。
- 膨大な特許関連データを管理するため、複数のアプリケーションを利用していませんか。情報を一元管理するためのツールをオーダーメイドで開発します。
- 顧客管理、期限管理、申請プロセスの進捗管理、書類の所在管理、関連文書管理など、お客さまの現状や要件をヒアリングし、設計、開発いたします。
- 一元化に伴い、関連するデータの紐づけや統合、整形など、データ整備の作業も行います。
電子化作業は以下の流れで行います。
書類の引き取り・返却、納品は、当社社員による配送便で行います（原則、一都三県の対応）。
電子化後、提携している倉庫への移管や書類の廃棄も可能です。
書類の引き取り・返却、納品は、当社社員による配送便で行います（原則、一都三県の対応）。
電子化後、提携している倉庫への移管や書類の廃棄も可能です。
情報共有・業務効率化
- 誰かがファイルを使用している場合、必要な時にすぐに見ることができない。
| 電子化したPDFデータをサーバーで共有すれば、いつでもどこでも閲覧可能です！ |
- 書類が多岐にわたっているため、さまざまなファイルを見る必要があり、手間がかかる。
| 管理台帳を作成すれば、関連する書類の検索性がUP！管理もしやすくなります。 |
| さらに、一元管理ツールを活用すれば、多岐にわたる特許関連情報を瞬時に探せます！ |
コスト
- 書類を保管している倉庫のコストがかかる。
| 倉庫の保管費用と電子化費用では、保管費用の方が安価です。しかし電子化することで、書類の検索時間やファイリングにかかる工数を削減することができ、倉庫保管費用以上のコスト削減が見込めます！ |
- 重要書類は施錠できるキャビネットに保管しているが、日常的に使用するため常に開錠。誰でも持ち出せてしまう。
| 書類は厳重管理し、日常的には電子データを活用！関係者以外は閲覧できないように、フォルダのアクセス権限を設定することで情報を安全に管理できます！ |
