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書類の電子化における導入目的から分かるメリットとデメリット

新型コロナウィルス感染症の影響で、書類の電子化の効果が見直されています。
書類を読取り装置にかけて、PCの画面で見られるようなPDFなどの電子データに変換することを「電子化」といいます。
書類を電子化することで、さまざまな効果があげられます。このような課題をお持ちではありませんか。

  • 書類がスペースを圧迫している
  • 書類を探すことに時間がかかる                 
  • 遠隔地で書類を共有できない
  • 書類が管理しづらい

この記事では電子化のメリットデメリットについて、当社のお客さまが書類を電子化した目的を交えてお伝えします。
電子化のメリットデメリットを知ることで、導入後の効果を高めることができます。


目次[非表示]

  1. 1.書類を電子化する6つのメリット
    1. 1.1.業務の効率化
    2. 1.2.スペース削減
    3. 1.3.セキュリティの確保
    4. 1.4.コスト削減
    5. 1.5.BCP対策
    6. 1.6.働き方改革
  2. 2.書類を電子化するデメリット
    1. 2.1.電子データのデメリット
    2. 2.2.電子運用におけるデメリット
  3. 3.電子化導入の活用策
    1. 3.1.削減したスペースを有効活用
    2. 3.2.取り寄せの手間がなくなって、業務処理がスピード化した
    3. 3.3.書類の紛失、滅失を防ぎ、情報共有によりアフターフォローを強化
    4. 3.4.原本は保管、活用は電子データで
    5. 3.5.電子化した書類はテレワークするのに便利
  4. 4.まとめ


書類を電子化する6つのメリット

慣れ親しんだ「紙」は大変使いやすいですが、書類を電子化すると自席のPCの画面上で探すことができ、見ることができるので、書類の近くにいなくても活用することができます。
電子化のメリットは電子データの利便性にとどまらず、保管スペース削減や業務の効率化、書類の安全性の向上などさまざまな効果が得られることです。
ここでは、電子化のメリットを6つご紹介します。


業務の効率化

電子化により情報が共有化されます。書類を探すことも効率化されます。そのため、例えば迅速な問い合わせ対応が可能になります。また、電子データであれば書類の閲覧に権限を付与することができるため、書類を管理する業務も効率化できます。


情報共有

電子化した書類を共有サーバー上に保管すれば、他の電子データと同様にネットワークを経由して、実際の保管場所から離れた所から見られます。例えば、本社にある書類を他の事業所職員の自宅で見ることができます。同じ書類を同時に複数の人が見ることもできます。テレワークしやすい環境ができて、離れたビル間の情報共有も円滑にできます。

また、重要な書類は鍵付きキャビネットで保管されていることがあります。電子データであれば、施錠ではなくアクセス管理(後述)による制限で運用できるため、文書を利用するために鍵を開けてもらうということがなくなります。他の職員に依頼しなくても自身の手で探してお目当ての書類を見られることも情報共有による効率化をもたらします。


検索性の向上

書類探し効率化を目的とした書類の電子化のご依頼もあります。電子データは検索性が優れているため、紙より早く見つけられます。
書類を探す場合には目的の書類がどこの箱にあるどのファイルに保管されている分かを調べてから探さなくてはなりません。また、探しあてたファイルの中からお目当ての書類が見つけられなかった場合は、別のファイルや箱を探し直す必要があります。
一方PDFなどの電子化されている文書ならば、自席のPCで素早く検索できます。このように書類の検索性が上がることで、業務をスムーズに進められます。

書類ファイルを持つオフィスワーカー


業務プロセスからの紙の除外

紙の書類を電子化することで、ワークフローシステム等で運用している業務のプロセスをITインフラで完結させることができます。
ワークフローシステムなどで、多くの文書を電子データとしてやり取りしている運用の途中に、紙の文書を扱う工程があると業務スピードを停滞させます。また、紙の文書を扱う工程は、RPAなどの自動処理を構築する際の妨げになります。

書類の電子化により対象業務にかかわるすべての文書を電子データにできれば、すべての情報をITインフラでやり取りできるようになるため業務スピードを加速するこができます。


閲覧の期限管理

電子データは、閲覧できる期限を制限できます。
仕様書や企画書など外部に漏洩させたくない情報を、検討のために関係者と共有する場合があります。漏洩を防ぐために閲覧期限を設けたい場合、紙であれば、使用した後に配布物を回収するしかありません。電子データであれば、ファイルに期間限定の閲覧期限を設定することで、期限が終了すると自動的に閲覧できなくする、という対処が可能です。


スペース削減

書類を電子化しデータを活用・保管することで、電子化後は、書類を外部の倉庫に移管することができます。また、保管義務がない書類であれば廃棄することもできます。そのため、オフィス移転を控えているお客さまから、スペース上の問題で新しいオフィスに持っていけない書類を電子化したいというご相談をいただくこともあります。

報告書や議事録、稟議書や申請書など一般的な社内文書を電子化すると、モノクロPDFファイルの場合、5段キャビネット3.5~4本分が、DVD1枚に収納できます。キャビネットの場合には、書類の出し入れのために手前1m程度のスペースも空けておかなくてはならないので、オフィススペースからキャビネットをなくすと、キャビネットの置かれていた床面積と、その手前のスペースが削減されます。

*1ページ当たりのデータ容量を50KB、DVD1枚のデータ容量を4.7GBと想定


セキュリティの確保

電子データは閲覧にパスワードをかけられるため、見る人を制限できます。
書類を施錠式のキャビネットに保管していても、常に鍵がかかっている運用にならないこともあります。例えば、機密文書と一般文書が同一キャビネットで保管され、一般文書の使用時に合わせて開錠しているような場合です。鍵が開いた棚にある書類を日中、見張り続けることは困難です。
一方、書類を電子データにして、各々のファイルにパスワードを付与すれば、閲覧を制限できます。また、フォルダに閲覧制限を設定することもできます。これにより、閲覧が許されている部署の職員だけがファイルを閲覧できる運用にすることが可能です。

紙の書類を見るときには、紙を保管場所やファイルから持ち出して1枚ずつ手に取る必要があります。PCで見る場合には、書類を直接手に取ることがないため、戻し間違いや戻し忘れによる紛失が生じません。


コスト削減

保管スペースを削減することにより、削減したスペースの賃料を削減できます。
仮にオフィス賃料の坪単価が15,000円/月だった場合、キャビネット1台が占有する年間賃料は約54,000円となり、キャビネット5台分の書類を電子化すると、年間約27万円を削減できます。

*キャビネット1台あたりの占有面積を稼働面積も含め1㎡と想定

必要な書類を取り出すのに要する時間の短縮による、時間コストも削減できます。例えば、20人の職員の検索時間を1日10分削減できるとしたら、時給2,000円(33円/分)の人の場合、年間で約158万円の時間コストを削減できます。

*年間労働日数を240日と想定


BCP対策

電子データを分散管理することで、情報資産を守ることができます。
電子化したデータのコピデータを別拠点に保管したり、原本と電子化データを別な拠点に保管したりすることにより、分散管理ができます。そのため災害などの際に情報資産を消失しないための備えとなります。BCPを目的とした書類の電子化のご依頼もあります。

BCP対応で重要書類を電子化!  ​​​​​​​電子データは遠隔地のサーバーで保存し、リスク分散


働き方改革

働き方改革に役立つのも、書類の電子化の大きなメリットです。
書類の置き場所が不要になり、厳格なセキュリティ管理のもとで、ネットワークでつながれていれば、どこからでも見られるためフリーアドレス化テレワークの環境が整います。

また、働ける時間や場所が限られる労働者の活用につながるので、多様な人材の活用につながります。書類を扱うわずらわしい作業から解放されることで、従業員の仕事へのモチベーションが向上することも考えられます。


書類を電子化するデメリット

これらのことから分かるように書類の電子化には多くのメリットがあります。一方、導入を検討するうえでは、書類の電子化のメリットだけでなくデメリットについても理解することが重要です。書類を電子化することのデメリットには、主に以下のようなものが挙げられます。

電子データのデメリット

紙の代わりに電子データを使用することのデメリットです。


紙に慣れているため、紙の方が使いやすいと感じる人がいる

紙は、紙面を手に取れば見ることができます。しかし電子データは、PCやモニターなどの装置を稼働させて表示させなければ見ることができません。また、PCなどの機器の操作が苦手な人にとっては使いづらくなってしまいます。


電子データならではの見づらさがある

電子化された資料は拡大して見ることができる反面、見ることのできる範囲が画面の中に限られてしまいます。例えば大きな図面など、全体像を一目で見るのは難しく不便な場合があります。また、モニターやディスプレイが1つしかなければ、複数枚の資料と見比べづらいです。


押印できない

紙のように印鑑による押印はできません。押印が必要な書類の場合、ワークフローなどの仕組みを導入する必要があります。

朱肉と印鑑で押印


電子運用におけるデメリット

紙を電子データで運用するために生じるデメリットです。


電子化の作業に手間時間がかかる

電子化は、「書類のホッチキスクリップ付箋を外す→紙をスキャナー(複合機)にセットし、スキャンする→スキャンした画像がPCに送られたか確認する→PCに保存した書類をPC画面で確認する→ファイル名を付けなおす→書類をもとに戻す」、といった作業が発生するため、時間手間がかかります。


電子化する機材(スキャナー)などが必要

大量の書類を電子化する場合、書類の読み込みに時間がかかるため、オフィスの複合機を占有してしまいます。これを回避するため、専用のスキャナーを用意する必要があります。電子化する書類に図面や、解体できない冊子が含まれている場合には、図面用スキャナーや原稿台に原稿を置くタイプのスキャナーなども必要です。


外部委託する場合、委託費用がかかる

書類の電子化を請け負う代行会社もあります。書類が大量にある場合は、代行会社のサービスを利用すると便利です。外部委託することで、電子化の作業にかかる手間がかからず、機材を購入する必要もなくなりますが、委託費用が生じます。


電子化導入の活用策

電子化を行うと得られる効果は1つではありません。電子化の効果は複合的に得られることが多いものです。
「スペース削減を目的に電子化したが、書類を電子化し情報共有できたことで、業務が効率化できた」
「自社内の業務を効率的に行うために電子化したが、おかげでテレワークを進められるようになった」
など、当初想定していなかった効果を得られることもあります。

このような、二次的効果を得られる例や、実際の事例を紹介します。


削減したスペースを有効活用

メリット⇒コスト削減   スペース削減 

書類に占有されていたスペースが空けば、ミーティングスペースやリモート会議用ブース、集中スペースなどに活用できます。
最近増加しているリモート会議の需要に対応できるため、社内や顧客とのコミュニケーションの活性化につながります。また、オンラインセミナーを自席で聴講すると周囲の音などが妨げになりやりづらいですが、ブースがあれば集中できて、効果が高まります。

このような共用スペースは、働き方が変化したことによる出社人数の増減に柔軟に対応することにも役立ちます。また、賃貸しているフロアを削減することで賃料を削減できたり、賃貸する面積が減ることで、同じコストで利便性の高い場所に移転できたりします。


取り寄せの手間がなくなって、業務処理がスピード化した

メリット⇒ コスト削減   スペース削減  

特許出願に関する資料を書庫に保管されていた自動車メーカー様では、資料を閲覧したい場合、書庫の管理部門に出庫依頼をして取り寄せていました。そこで保管・出庫費用の削減を目的として電子化を導入。過去の特許出願資料をPDF化し、電子化後は資料を廃棄しました。

その結果、特許出願資料の保管・出庫費用が削減できただけでなく、二次的な効果として

  • 出庫にかかる手間がなくなった
  • PCにて包袋(封筒)番号で検索して見られるようになり、閲覧までの時間を短縮できた
  • 資料を保管していたスペースを有効に活用できるようになった
  • 業務処理のスピード化を実現した

といった効果が得られました。


皆さまの職場でも、例えば、書類の取り寄せをFAXで行っている場合、電子化を導入して他事業所から見ることができるようにすることで、取り寄せにかかる手間を省力化することが可能です。


書類の紛失滅失を防ぎ、情報共有によりアフターフォローを強化

メリット⇒ 業務の効率化 

住宅履歴の資料を特約店ごとに原本で保管していたハウスメーカー様では、資料の散在紛失滅失、情報の連携不足により、アフターサービス業務に課題が発生していました。そこでアフターサービス向上を目的として電子化を導入。全国の特約店で保管する住宅履歴資料を電子化(PDF化)し、文書管理システムに登録しました。
その結果、

  • メーカー様は、特約店ごとに保管している資料を自席で速やかに閲覧できるようになった
  • 登録した情報をメーカー様の本社から共有化したことで、支店でも閲覧できるようになった
  • リフォームや建て替え時の対応などのアフターフォローを手厚くできるようになった

といった効果が得られました。


原本は保管、活用は電子データで

メリット⇒ セキュリティの確保   業務の効率化 

契約書を金庫で保管していた保証会社様では、契約書を閲覧する際に、都度所定の手続きを行って金庫から取り出していました。そこで、出庫時の紛失、滅失の防止を目的として電子化を導入。電子化後は契約書を出庫させることなく閲覧できるようになりました。それだけでなく、電子化作業の際に、契約者データベースと「あり・なしチェック」をすることでデータベースや原本の欠損を確認できるようになりました。


皆さまの職場でも、貴重な文書や長期保管しなければならない書類がある場合、普段の活用には電子データを用い、原本は大切に保管することで劣化を防げます。


電子化した書類はテレワークするのに便利

メリット⇒ 働き方改革 

電子データをファイルサーバーで共有すれば、自宅からそのファイルを見ることができるためテレワークしやすくなります。当社でもテレワークを目的とした電子化のご依頼を多くいただいています。

テレワークを妨げる「人事書類」を信頼できるセキュリティ環境下で電子化

また、出社した際に書類を電子化し、テレワークの際に電子化したデータにもとづきシステムに登録するなど、分業にすることで出社する日数を減らすことができます。

自宅でPCを操作する女性

このように、電子化の目的として本来期待されたものではない二次的な効果を、多くの企業で感じられています。


まとめ

皆さまの執務室で課題を抱えている書類があれば、電子化が解決策になるかもしれません。
当サイトではお客さまが電子化で課題解決された事例をご紹介しております。また、よくあるご質問もご紹介しております。電子化を検討するにあたり、ぜひご覧ください。

     導入事例一覧

     よくあるご質問

当社ではお客さまの課題に最適な電子化の方法をご提案しています。
書類の電子化のことでご不明点がありましたらお気軽にお問い合わせください。


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