導入前の課題 |
過去の特許出願資料を取り寄せる、手間と時間を削減したい 文書の保管コストを削減したい |
---|---|
導入の決め手 |
包袋単位で電子化ができること 書庫から直接書類の搬出ができること お客さまが保有のEXCELリストと突合すること |
導入効果 |
特許に関する業務処理のスピード化を実現 特許出願資料に占有されていたスペースが有効に活用できる |
特許出願資料(包袋)は書庫に保管されていました。
そのため、資料を閲覧したい場合、対象の包袋資料を箱ごと書庫の管理部門に箱ごと出庫依頼をして取り寄せていました。しかし、以下のような課題がありました。
これらの解決のために、当社のスキャニングサービスを導入いただきました。
包袋単位で大量文書の電子化ができること、書庫から 直接書類を運び出せることなど以下の要件で実施したいというご要望がありました。
納品仕様
イメージデータ | PDFファイル(包袋(封筒)単位で1ファイルとするマルチページ) |
リサイズ | A4よりも大きいイメージはA4サイズに縮小 |
納品メディア | DVD |
読取り方式 | 手置き・自動紙送り混在 |
お客さまにあげていただいた導入効果です。
口座開設申込書と本人確認書類の電子化で、事務作業の人員数を90%削減した事例のご紹介です。お客さまの社屋内に機材とスタッフを派遣し、1年間かけて約1,000万枚を電子化しました。
社外持出し禁止の書類を短期の出張作業でまとめて電子化し、搬出可能な書類は当社内で電子化。2か所で電子化した住宅ローン契約関連資料をまとめてお客さまの文書管理システムで一元管理するお手伝いをさせていただいた事例のご紹介です。
住宅履歴資料の電子化で特約店様での保管中に発生する書類の紛失を解決、顧客サービス向上にお役立ていただいた大手ハウスメーカー様の事例のご紹介です。各特約店様で発生した書類を当社でまとめて電子化後、お客さまの文書管理システムで一元管理しています。
書庫に収納していた特許出願資料を電子化し、廃棄することで、資料の検索・閲覧スピードを向上。業務処理のスピード化だけでなく保管コストとスペースの削減を実現した事例のご紹介です。