特許出願資料の電子化

特許出願資料（包袋）は書庫に保管されていました。
そのため、資料を閲覧したい場合、対象の包袋資料を箱ごと書庫の管理部門に箱ごと出庫依頼をして取り寄せていました。しかし、以下のような課題がありました。

• 閲覧の度に、書庫から取り寄せる、手続きの手間と時間を削減したい。
• 書庫管理部門の従業員の業務負担を減らしたい。
• 保管している書類が書庫の保管スペースを圧迫しており、保管コストを削減したい。

これらの解決のために、当社のスキャニングサービスを導入いただきました。

包袋単位で大量文書の電子化ができること、書庫から 直接書類を運び出せることなど以下の要件で実施したいというご要望がありました。

• スキャニングデータは  包袋（封筒）番号でファイル名を作成すること。
• お客さまがEXCELで保有されていたリストと突合すること。
  ※お客さま保有のリストと付け合わせることにより、コストを抑えてより精度の高いデータを作成できます。
• ジェイ・アイ・エム セキュリティ便（書庫 当社ドキュメントセンター間）による資料搬出。

納品仕様

お客さまにあげていただいた導入効果です。

• 過去の特許出願資料の検索が迅速に行えるようになり、特許に関する業務処理のスピード化を実現した。
• 書庫管理部門の業務負担も軽減され、人件費の削減になった。
• 電子化した書類を廃棄して、今まで特許出願資料で占有されていたスペースを有効に活用できるようになった。