住宅履歴資料の電子化

全国の特約店で保管している書類を電子化
ファイル共有で業務のスピードUPを実現!
導入前の課題

書類の紛失滅失などによって、アフターサービスに支障をきたしている

対象資料の保管先が全国に散在している

 特約店様の裁量で発注している資材の履歴情報を共有したい

導入の決め手

保管先からの作業依頼を当社で取りまとめられること

お客さまの文書管理システムで一元管理できるようにすること

電子化した後に原本の廃棄か保管継続を特約店様の裁量で選べること

導入効果

情報の共有化により、アフターフォローの強化

情報を一元管理することによる住宅履歴資料の紛失、滅失リスクの低減

業務処理のスピード化を実現

ご導入内容とお客さまの状況

お客様:大手ハウスメーカーA社様
対象文書:住宅履歴資料
数量:年間約1,000~1,500棟分 (1棟あたり約300~500画像)
作業期間:本社からの作業依頼から1か月以内にデータを納品
     ※各特約店様より発生都度、対象資料をお送りいただき、本社から発注をしていただく。

導入前の課題

住宅を建てる過程で発生する文書は、建築関係の図面にはじまり、見積書、施主との打合せ履歴、自治体への手続きに関する書類、住宅の中に設置する資材に関する伝票など多岐に渡ります。こうした住宅の履歴に関する書類をお客さまの特約店様毎に原本で保管をしていましたが、紛失滅失などがあり、アフターサービスに支障をきたしていました。そこでこれらの書類の電子化を検討されていました。また、電子化に着手する上でこのような課題がありました。

  •  特約店様は、全国に展開しており、対象資料の保管場所が広く存在している。
  • 各特約店様での書類の発生状況をお客さま(ハウスメーカー様側)が把握し取りまとめてスキャニングの発注を行うのは煩雑である。
  • 各特約店様の裁量で発注している資材の履歴など、お客さま(ハウスメーカー様側)と共有できていない情報を、電子化を機に共有したい。施主様へのサービス向上につなげる事により、顧客満足度や企業価値を高めたい。
  • 電子化した後の原本について特約店様によって、廃棄したい場合と保管しておきたい場合がある。

これらの解決のために、当社のスキャニングサービスを導入いただきました。

デフォルメされた日本地図

導入の決め手

以下の要件で実施したいというご要望がありました。

  • 書類の受領は、発生都度、特約店様から直接行い、作業後に特約店様にご返却すること。
  • 特約店様からの各作業依頼を当社がとりまとめ、お客さまに連携すること。
  • 資材の履歴をテキストデータで管理できるようにすること。。

納品仕様

ファイル形式 お客さま保有の文書管理システムに登録できる形式
納品物

文書管理システム登録用データ

住宅履歴資料イメージデータ・資材履歴情報テキストデータ
 納品メディア  DVD
書類の挿し込み

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

  • 特約店様の書類を本社で取りまとめて電子化を外部委託するのは手間がかかったが、特約店様からの書類の受け取りや作業依頼の受付もまとめて委託することで、効率的に発注を取りまとめることができる。
  • 本社からの情報の共有化により、支店でも必要なデータが速やかに閲覧できるようになった。リフォームや建て替え時の対応などのアフターフォローを手厚くできる。資材の入替時期の販売促進にも情報を役立てられる。
  • 文書管理システムの障害発生時に、DVDでデータを確認することができる。
その他の事例

専門商社A社様

2021-08-19

お客さまの自社内でのドキュメントセンター開設をお手伝いした事例の紹介です。書類の電子化を内製化したいが自社にはノウハウがない、そんなお悩みをお持ちのご担当者さまはぜひご一読ください。

燃料会社A社様

2021-06-18

事業所ごとに保管していた契約書を、電子化して一元管理。管理台帳とPDFデータを、セキュリティを担保しながら一元管理できたお客様の事例をご紹介します。

大手証券会社A社様

2021-03-01

口座開設申込書と本人確認書類の電子化で、事務作業の人員数を90%削減した事例のご紹介です。お客さまの社屋内に機材とスタッフを派遣し、1年間かけて約1,000万枚を電子化しました。

保証会社A社様

2021-02-15

社外持出し禁止の書類を短期の出張作業でまとめて電子化し、搬出可能な書類は当社内で電子化。2か所で電子化した住宅ローン契約関連資料をまとめてお客さまの文書管理システムで一元管理するお手伝いをさせていただいた事例のご紹介です。

大手ハウスメーカーA社様

2020-12-17

住宅履歴資料の電子化で特約店様での保管中に発生する書類の紛失を解決、顧客サービス向上にお役立ていただいた大手ハウスメーカー様の事例です。各特約店様で発生した書類を当社でまとめて電子化後、お客さまの文書管理システムで一元管理しています。

全7件中 1〜 5件を表示