人事書類の電子化

信頼できるセキュリティ環境下で人事書類を電子化

導入前の課題 人事書類」の原本の確認がテレワークの妨げになっている
導入の決め手

取引実績があり、サービスへの信頼感をもてたこと

他社と比較して、品質と価格のバランスが優れていたこと
セキュリティ面でしっかりした体制が構築されていたこと

導入効果 書類を確認するだけのために出社することがなくなった

ご導入内容とお客さまの状況

お客様:情報通信会社A社様
対象文書:雇用契約書、誓約書、履歴書、職務経歴書他
数量:約7,500名(約60,000ページ)
作業期間:半年


導入前の課題

お客さまは雇用契約書、誓約書、履歴書、職務経歴書などの「人事書類」を執務室内で保管しています。
「人事書類」の利用においては次のような課題がありました。

<閲覧における課題>

  • テレワークでは人事書類を確認することができず、確認するために出社しなければならない。あるいは出社した際でしか確認することができない。

<取り扱いにおける課題>

  • 書類の出し入れが負担になっている。
  • 古い年代のものもあり、書式やサイズが混在していて扱いにくい。

そこで、当社のスキャニングサービスをご検討いただきました。

通勤する女性


導入の決め手

導入の決め手は以下によるものです。

  •  取引実績があり、サービスへの信頼感をもてたこと
    当社はお客さまの他部署との取引実績がありました。その際、お客さまから納品データの検収結果が良好であったと評価していただきました。
    サービスへの信頼感を持っていただけたことが当サービスの導入につながりました。

当社の品質管理体制についてはこちらをご覧ください。
ジェイ・アイ・エムが選ばれる理由|設立から50年以上の確かな実績とノウハウ

  • 他社と比較して、品質と価格のバランスが優れていたこと
    他社と比較して、費用面で安く提供できる会社もありましたが、品質やセキュリティ面、その他、緊急で書類が必要になった際に対象書類のPDFデータを随時提供できること(ピッキング対応)などを評価していただきました。
    またお客さまに、電子化後のデータをより有効に活用していただけるようにお客さまの活用状況などを丁寧にヒアリング。伺った内容を元に仕様づくりを行い、データを作成しました。
  • セキュリティ面でしっかりした体制が構築されていたこと
    ISO認証を取得している当社のセキュリティ管理体制を高く評価いただきました。

当社のセキュリティ体制についてはこちらをご覧ください。
ジェイ・アイ・エムが選ばれる理由|Pマーク、ISO/IEC27001を業界で先駆けて取得

 

 

作業の概要と作業期間

以下の要件で実施しました。

 作業場所  当社(東京都大田区)
 引き取りのタイミング  1回に集約
 電子化の仕様
  •  社員ごとにフォルダ分け
  •  書類毎に1ファイルとするマルチページPDF
  •  解像度 300dpi
 納品の仕様
  •  社員番号、職歴、学歴、日付など属性データを作成
納品方法
  • アップロード納品

 

 

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です

<閲覧における効果>

  •  PCで閲覧可能になったため、「人事書類」を閲覧する必要がなくなった。
  •  紙の「人事書類」を確認するだけのための出社がなくなった。

<取り扱いにおける効果>

  •  閲覧するために原本の出し入れをする必要がなくなるため、書類の劣化や紛失を防げる。
PCを見る女性
書類の保管状況を伺ってから、ご要望に沿ってお見積もりします。
サービスに関する質問などお気軽にお問い合わせください。
「どのように電子化を進めたらよいか」のご相談も承っております。

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