住宅ローン契約関連資料の電子化

導入前の課題

紛失リスクを回避するために電子化を進めたい

代行会社に依頼したいが、資料の社外持ち出しができない
導入の決め手

持ち出しできない書類だけ短期でオンサイト作業ができること

導入効果

原本の使用頻度が減り、紛失、滅失などのリスクの低減

※オンサイト作業…お客様社内に専用機材と専門スタッフチームを出張させる作業方式となります

お客様の状況

お客様:保証会社A社様
対象文書:住宅ローン契約関連資料
数量:年間約70,000ページ
作業期間:2か月

導入前の課題

住宅ローン契約関連資料に含まれる一部の機密書類は、金庫で保管。閲覧する場合は、都度、所定の手続きを行い、金庫から取り出していました。そこで、出庫時の紛失、滅失を防ぐために電子化を検討していました。
電子化を進めるうえではこのような課題がありました。

<内作で電子化する場合の課題>

  • 資料に紙が貼り付けられていたり、折りたたまれていたりして、スキャニングに手間がかかる。
  • 図面や、変形サイズなど、一般的なスキャナでスキャニングできるサイズを超える大型の書類が混在している。
  • 書類と同様に写真をモノクロでスキャニングすると見づらいが、写真だけカラーにするには作業が面倒。

 <外部に委託する場合の課題>

  •  金庫に保管している書類は貴重な情報資産なので社外への持ち出しができず、委託会社に預けられない。
  • 出張で電子化してもらおうとすると、貸し出すスペースを長期間、確保するのがむずかしい。

導入の決め手

1年分の資料をまとめて電子化できること、社外へ持ち出しができる書類とできない書類を分けて2通りのルートで作業を行うことなど、以下のご要望によって電子化できることが導入いただくポイントになりました。

 作業場所

社外への持ち出しができない資料お客様社内

社外への持ち出しができる資料当社内

2か所で電子化した資料をまとめて編集して納品

 電子化の仕様

 原本とお客さまの契約者データベースとの「ありなしチェック」を実施

サイズ:A4以上 大型の資料も裁断しないで実物大で電子化

階調: 一般文書はモノクロ  写真はカラー

 納品の仕様

 お客様の文書管理システムに登録できる形式
(ボックスファイル単位など、原本の保管体系に適した単位で階層化)

 その他  電子化の作業中に、お客さまが対象資料を取り寄せることが可能

 

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

  • サーバーに保管している電子データを利用することで、原本を閲覧の度に金庫から出庫する必要がなくなり、大切な情報資産を守ることができる。また、資料の出庫手続きにかかる手間が削減できた。
  • 自社内に常に作業室を確保することは困難だったので、期間を2か月間に絞ってオンサイト作業対応してもらえる電子化が適していた。
  • スキャニング作業の過程で、契約者データベースにあるデータと原本が対になっているかどうか確認してもらえるので、契約者データベースや原本の欠損を確認することができる。
  • 契約者データベースと住宅ローン契約関連資料の画像が統合され、業務効率が向上した。