住宅ローン契約関連資料の電子化

住宅ローン契約関連資料に含まれる一部の機密書類は、金庫で保管。閲覧する場合は、都度、所定の手続きを行い、金庫から取り出していました。そこで、出庫時の紛失、滅失を防ぐために電子化を検討していました。
電子化を進めるうえではこのような課題がありました。

＜内作で電子化する場合の課題＞

• 資料に紙が貼り付けられていたり、折りたたまれていたりして、スキャニングに手間がかかる。
• 図面や、変形サイズなど、一般的なスキャナでスキャニングできるサイズを超える大型の書類が混在している。
• 書類と同様に写真をモノクロでスキャニングすると見づらいが、写真だけカラーにするには作業が面倒。

 ＜外部に委託する場合の課題＞

•  金庫に保管している書類は貴重な情報資産なので社外への持ち出しができず、委託会社に預けられない。
• 出張で電子化してもらおうとすると、貸し出すスペースを長期間、確保するのがむずかしい。

1年分の資料をまとめて電子化できること、社外へ持ち出しができる書類とできない書類を分けて2通りのルートで作業を行うことなど、以下のご要望によって電子化できることが導入いただくポイントになりました。

お客さまにあげていただいた導入効果です。

• サーバーに保管している電子データを利用することで、原本を閲覧の度に金庫から出庫する必要がなくなり、大切な情報資産を守ることができる。また、資料の出庫手続きにかかる手間が削減できた。
• 自社内に常に作業室を確保することは困難だったので、期間を2か月間に絞ってオンサイト作業対応してもらえる電子化が適していた。
• スキャニング作業の過程で、契約者データベースにあるデータと原本が対になっているかどうか確認してもらえるので、契約者データベースや原本の欠損を確認することができる。
• 契約者データベースと住宅ローン契約関連資料の画像が統合され、業務効率が向上した。