人事書類の電子化

お客さまは入社時に提出される人事書類(個人ファイル)の紙を、執務室内のキャビネットに保管していました。
年々量が増えていく書類が執務室内のキャビネットに入りきらなくなったため、倉庫への移管を検討していました。
人事書類の利用や倉庫移管においては、以下のような課題がありました。

＜書類の利用における課題＞

• 人事書類の紙と電子化データが混在していて、管理しづらい。
• 書類を確認するために出社しなければならず、テレワークの妨げになっている

＜倉庫移管にあたっての課題＞

• 対象書類が保管されている箱を確認して取り寄せる運用になるため、書類を見るのに時間がかかる
• 書類を入社日および退職日毎に異なる保管期限に合わせて廃棄したいが、都度倉庫から箱の取り寄せや再入庫をするのでは手間とコストがかかる

そこで、人事関係書類の電子化による省スペース化や効率化を検討していました。

対象書類は履歴書・雇用契約書・卒業証明書など、様々な種類のものが社員ごとに、まとめられて保管されていました。これらの書類には入社日または退社日からの保存期間が、定められていました。入退社時に応じた整理が効率的にできるよう、導入後の原本の保存形態について検討いただいた結果、電子化後の紙の取り扱いを「執務室で原本保管を継続するもの」と「倉庫保管を経て廃棄するもの」とで分けることになりました。

以下が決め手となりました。

•  電子化した書類を社員情報から検索できること
  PDFデータのファイル名に、社員番号などを付与することで、社員情報からファイル名検索できる納品仕様としました。
  またファイル名の一覧をお客さまが保有しているリストと照合することで、書類やデータの有無の確認も実施しました。

• 電子化した後の原本のうち、執務室保管分のみを執務室へ返却できること
  上記以外は倉庫保管とし、執務室を介さずに、直接お客さまの委託している外部の倉庫へご返却しました。

• 作業品質がよかったこと
  当社の工程管理システムなどによる品質管理体制と金融庁のガイドラインに適合したセキュリティ体制を、高く評価していただきました。また、ISO認証を取得している当社の事業所内で全ての作業工程が完結することを、評価していただいたこともサービスの導入につながりました。
  
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以下の要件で実施しました。

なお、お客さまの執務室のある事業所が関西圏で、当社の配送便の対応外となる地域だったため、運送会社の個人情報対応サービスによる書類の配送を実施しました。

 

 

お客さまにあげていただいた導入効果です

•  人事書類(個人ファイル)を全てPDFデータで一元管理できるようになった。
  過去分の紙が全てPDF化されたことで、電子データで受領した人事書類と同じように利用できるようになりました。
•  書類の確認がテレワークでも可能になった
  書類を確認するために出社しなくても、ネットワーク経由で自宅のPCから確認できるようになりました。
•  入退社による書類の整理がしやすくなった。
  データは、該当するフォルダに格納するだけなので、整理がしやすくなりました。また、執務室で保管する原本の量を95%削減できたため、原本の入れ替えの負担も大幅に軽減されました。
• 保管コストを抑えられるようになった。
  データでの活用により入出庫の頻度が圧倒的に少なくなったため、倉庫の入出庫費用を抑えられるようになりました。