未来を手に入れる！書類の電子化とその圧倒的メリット

紙ベースの文書は長らく私たちの生活に存在してきましたが、デジタル化の波がその存在を変革しようとしています。しかしこの電子化の動きは、単に“アナログからデジタルへの移行”というだけではありません。
では、電子化とは一体どのようなものなのでしょうか。この記事では、電子化がもたらす具体的な効果や、ビジネスや日常業務への影響について、電子化を導入した3人の事例を通じて解説します。

電子化とは？

電子化とは、さまざまな種類の紙ベースの文書を電子データに変換することを指します。電子化の対象となるものには、書類、図面、伝票など様々な形式の文書が含まれます。
紙文書の電子化は、スキャナーを通じて紙文書をデジタルイメージとして読み取り、その後、テキスト形式やPDFファイルなどの電子データに編集するという手法で行われます。 電子化されたデータは、コンピュータやクラウド内に保存されるため、物理的なスペースの制約から解放され、いつでもどこでもアクセス可能となります。その結果、データの管理と検索が容易になり、作業の効率性が向上します。また、データのバックアップと復元が容易になり、情報セキュリティも向上します。 したがって、電子化は企業や団体、個人が情報を効果的に扱う上で、ますます不可欠な手段となっています。

電子化のメリットとは？

電子化は、業務の効率化、情報共有、検索性の向上と多岐にわたるメリットがあげられます。その中でも主要なメリットとして、以下の５つをあげることができます。

1. 業務の効率化
   電子化は情報のアクセス、共有を迅速に行うことができるため、業務の効率化が実現します。ペーパーレス化により、文書の検索や共有が瞬時に行えるため、作業時間が大幅に短縮。また、異なる場所での作業やテレワークの推進も容易となり、柔軟な働き方が期待できます。
2. スペース削減
   書類の電子化は、物理的な保管スペースを大幅に減少させます。ファイルキャビネットが不要となり、オフィス内の空間が広がります。これにより、より快適な作業環境の整備や新しい設備の導入、スペースの再配置が可能となり、職場の活用度が高まります。
3.  セキュリティの確保
   電子データは、アクセス制限やパスワードで保護することが可能です。不正なアクセスを防ぐことで、機密情報の流出リスクを最小限に抑えます。また、物理的な書類の紛失リスクも大幅に低下。安全かつ効率的な情報管理が可能となります。
4.  BCP対策
   電子データの利用は、災害時のリスク対策としても有効。データを分散管理し、バックアップを取ることで、重要な情報資産の保護を図ることができます。万が一の時でも迅速な業務再開が期待できます。
5. 環境保全
   電子化はペーパーレス化を推進し、紙の使用と廃棄を大幅に削減します。これにより、森林資源の保護や廃棄物の減少に繋がり、地球環境の負荷を軽減させることができます。また、印刷や複製に伴うインクやトナーの使用も減少し、環境への影響を最小化します。

——書類の電子化のメリット、デメリットについては以下の記事でさらに詳しく解説しています。

►書類の電子化導入ガイド! 導入のメリット・デメリットを徹底解説

電子化はビジネスをどう変換する？

書類の電子化により具体的にどのような変化がもたらされるのでしょうか。電子化の実施前と実施後の違いを、3人の事例を通じてご紹介します。

①｢電子化で変わる！オフィスワークの未来｣編

書類の山：会社中を占領するキャビネット

大手メーカーで働く飯田さんは、ある日、とある問題に直面しました。案件が終了し、もはやあまり活用することがなくなった書類をキャビネットに片付けようとしたところ、すでにそのキャビネットが満杯だったのです。周辺のキャビネットも同じく満杯で、新しい書類を保管する余地はありません。
ふとフロアを見渡すと、立ち並ぶキャビネットの数の多さに改めて気づかされました。壁際一面を占めるキャビネット、部署間の仕切りとなっているキャビネット、さらには書庫スペースまで。会社中、どのフロアに至っても似たような光景です。「うちの会社、キャビネットが多すぎるのでは？」飯田さんは思いもかけなかったキャビネット量に驚き、内心辟易しました。

ペーパーレス化プロジェクト：キャビネット問題の解決策

そんな中、会社ではDX推進を目指してペーパーレス化プロジェクトが立ち上がりました。キャビネットの書類をすべて電子化し、電子化が終わったら書類は廃棄。保存が必要な書類も外部の倉庫に預けるという一大プロジェクトです。数ヶ月にわたるプロジェクトの結果、果たして書類の電子化は成功します。あんなにたくさんあったキャビネットもすっかり空になり、再び使われることのないようしっかりと施錠されました。

社員の期待と新たなフロア：ペーパーレス化がもたらした新風

その後しばらくして、オフィスレイアウト変更の通達が、社員一同に告げられました。使われなくなったキャビネットを全て撤去し、フロアのレイアウトを一新するというのです。社内のあちらこちらで、一体どんなフロアになるのか、どんなスペースが欲しいかという話題が盛り上がり、飯田さんも「ミーティングスペースが増えると良いな」と期待に胸を躍らせました。
そしてついに業者が入ると、フロアはあっという間に様変わりしました。少し前までキャビネットに占拠されていた場所は「部門間を超えて、気軽なコミュニケーションを活性化する場」を目的とした明るいリフレッシュスペースへと生まれ変わり、開放感は以前までとは比べ物になりません。飯田さんが希望していたミーティングスペースも、最近流行りのお洒落なものが多数増設されました。

開放的なオフィス空間の実現：社内コミュニケーションの活性化

それからさらに1ヶ月も経ち、今では、リフレッシュスペースは社員一人ひとりにとって欠かせない存在となっています。他部門の人々と交流する機会が増えたほか、休憩がてらに話を聞いたり、気軽に近況を報告し合ったりすることもでき、情報交換は以前より格段にスムーズです。飯田さん自身の業務にも、新たなアイデアが生まれるきっかけとなりました。

②｢電子化で高まる！情報アクセスの新時代｣編

契約書管理の大転換：紙の契約書から電子へ

設備会社の営業、田橋さんが営業先から戻りノートパソコンを開くと、総務部から「契約書を電子化しました。詳しくはファイルサーバーをご覧ください」というメールが届いていました。取引先と締結した契約書は、これまで総務部が紙形式で一括管理していたものです。相当数あったはずのそれがすべて電子化されたのだと思うと、驚きを禁じ得ませんでした。

電子化の詳細：新たな契約書の管理方法

メールに記載されたファイルパスからサーバーへアクセスし、見てみると、そこには年度ごとに整理されたフォルダが並び、その中に数多くのPDFファイルが保存されています。これはすごいと感心する一方で、「年度だけでなく、取引先名や案件名で探せたらもっと良いのに」と思った田橋さん。もう一度メールをよく確認すると、なんとファイルの検索方法が記載されていました。どうやら取引先名、案件名、担当者名、契約時期など、該当する情報を記載した「契約書管理台帳」というExcelファイルがあり、それを用いて目的のPDFファイルを特定できるようです。

新しい管理方法の利便性：いつでもどこでも契約書確認

ちょうど確認したい契約書があった田橋さんは、早速管理台帳を開いて検索を始めます。すると、特に難しい操作をすることもなく、必要なPDFファイルだけを簡単に見つけ出すことができました。今まで契約書を見るためだけに上階の総務部へとわざわざ足を運び、探してもらっていたことを考えると、それは感嘆するほどの便利さでした。
一週間が過ぎ、田橋さんが営業先に向かう途中で突然、契約内容の確認が必要になった際には、電子化された契約書が大いに役立ちました。外出先で、しかも急ぎ契約内容を確認しなければならない。以前なら迷いなく総務部に電話をかけて、契約書を探してもらっていた場面です。しかし、今はもう電子化されたデータがあります。田橋さんはベンチに座ってパソコンを立ち上げると、ファイルサーバーと管理台帳を開いて契約書を検索しました。すると、外出先であるにも関わらず、あっという間に契約書を確認することができたのです。これこそが、いつでもどこからからでも簡単に情報にアクセスできる便利さなのだと、田橋さんは改めて実感しました。

周囲の反応：契約書電子化への感謝の声

さらに、翌週には別の支社で働く同期からも「契約書の確認がすぐにできる、本当に助かる」という声が聞こえました。支社では、契約書の確認には総務部に連絡し、コピーしてFAX送信してもらう必要があったそうですが、電子化によりその手間が省けたのです。田橋さんはこの契約書電子化を思いつき、実現させた担当者に心からの謝意を表しました。

③｢電子化でよみがえる！先人たちの英知｣編

情報探しの難しさ：地下書庫での論文探索

化学メーカーの研究員である大田さんは、ある日、新製品開発のアイデアを得るために、地下の書庫へと足を運びました。そこには先の研究者たちが作成した研究論文が眠っており、大田さんはその中から何か新たなヒントを得ようと考えたのです。ところが、保管された論文は全て紙媒体で記されている上に、整理もされておらず、どの論文がどの研究に関連しているのか一見しただけではわかりません。そのため大田さんは、必要な情報を探し出すことができず、手ぶらでフロアに戻るしかありませんでした。

変革の始まり：文書電子化プロジェクトのスタート

その後も開発アイデアは空振りが続き、太田さんは書庫へ行ったり、フロアへ戻ったりを繰り返す日々をしばらく続けていました。そんな折に始まったのが、「文書電子化プロジェクト」です。社内の全ての紙の書類をスキャンし、PDFファイルとしてファイルサーバーに保存するというプロジェクトは、全社規模で行うと発表されました。そしてそれは、地下書庫に眠るあの論文も例外ではありませんでした。

情報活用の革新：紙から電子へ、全文検索が可能に

数ヶ月の歳月を経て、ついに社内の全ての書類が電子化されました。地下に眠っているだけだった論文が、ようやく価値のある情報資産として、正しく活用できるようになったのです。加えてさらに驚きなのは、すべての電子化ファイルにOCR認識が施され、全文検索が可能になったことでした。今や情報を見つけるためには、地下に降りる必要も、研究名を一つ一つ確認する必要もありません。自席でファイルサーバーを開き、検索バーにキーワードを1つ入れるだけで良いのです。

一瞬で見つかる情報：デジタル化によるアイデア創出

大田さんは早速パソコンを立ち上げると、試しに一つの素材名を検索バーに入力してみました。すると、関連する複数の研究論文が、驚くほど瞬時に見つかりました。まずは、とこれらの論文を読み進めていく中で、ふと別の素材が大田さんの目を引きました。次にはその素材名で検索を試みると、また新たな論文を、簡単に見つけることができました。
先人たちの知恵の結晶である論文から新たな気づきを得るうちに、大田さんは、かつてないほど次々と新製品のアイデアを思いつきました。書庫に幾度となく通い詰めていた日々から一転、これからは自席に座ったままで、いつでもほしい情報を手に入れることができます。電子化による検索の容易さが、製品開発のアイデアを引き出す手助けとなり、さらに進化した結果へとつながったのです。

まとめ

電子化とは、具体的には紙ベースの文書をデジタル形式に変換する行為ですが、その有用性と影響力は単なる形式の変換だけにとどまりません。本記事で取り上げた3つの例では、電子化が企業の事務効率を改善するだけでなく、オフィススペースの最適化、情報への即時アクセスと検索機能の向上、さらには新たなアイデアの発見などといった“ビジネスの変容”につながる可能性を示しています。
今や電子化は企業のパフォーマンス向上やイノベーション活性化にも寄与する重要な手段となり、企業や団体、個人が情報を適切に管理し、効果的に利用するために必要不可欠な存在となっています。電子化とそのメリットを理解し、適切に活用することで、情報を活かしビジネスを進化させる新たな可能性を開くことができます。