社内全域の書類の電子化と書類削減

従来、お客さまは製造、営業部門をはじめ、各部門の多様な業務を紙で運用していました。紙運用による業務には以下のような課題がありました。

• 書類が莫大にあり、執務スペースを圧迫していた
  全社で保管されている文書量は数千箱にのぼり、その文書の保管のために執務スペースが占有されていました。
• 紙の情報を探すことに時間や手間がかかる
  書類が増えたために増設されたキャビネットが、執務エリアから離れてしまい、取り出すのに時間がかかっていました。また、営業部員が製品に関する情報を参照する際には、製造部門へ照会しなければならず、時間がかかっていました。
• テレワークの導入が困難
  紙を参照する必要があるゆえに、テレワークでの勤務が難しい状況でした。

以下の経緯で当社のスキャニングサービスが導入されることとなりました。

＜事業所縮小の決定からペーパーレス化の取り組みへ＞

業務効率の向上を模索する中で、事業所の縮小が決定されました。その結果、執務スペースが減少し、大量の書類をどう削減するかという問題が浮上しました。そこで、お客さまは全社的にペーパーレス化を推進することを決定。また、地方の事業所との情報共有、職場環境の改善、そして働き方の見直しを目指されることとなりました。

＜具体的なアクション＞

各部門では、電子化すべき書類を特定し、それ以外の不要書類の削減策を検討。しかし、日常の業務と電子化を同時に進めることは難しいため、一部の書類はスキャニング代行会社に委託することを決定しました。あわせて、廃棄業者の選定も行いました。

＜当社の提案＞

私たちはこのようなお客さまの課題をふまえて、書類の電子化はもちろんのこと、電子化後の書類の廃棄も含めて請け負うという提案をさせていただきました。さらに、電子化、廃棄の際に書類を搬出するときの運用上の問題を解決するノウハウを提供しました。また、各部門のニーズに合わせた仕様でデータを作成できることもお伝えしました。

その結果、お客さまは当社のサービスを導入することを決定されました。

以下が決め手となりました。

• コミュニケーションが円滑で安心感を持てたこと
  お客さまの課題やご要望に対し、迅速かつ柔軟に対応する姿勢が高く評価されました。
  特に、書類を搬出するときの運用上の問題を解決するノウハウウが優れているとご評価いただきました。
• 全ての業務を当社一社にまとめられること
  書類の電子化と書類廃棄の両方を当社で請け負えることで、ご担当者さまの負担を少なくできるとご判断いただきました。
• セキュリティ体制や品質管理体制への信頼感が持てたこと
  当社の価格は最安値ではありませんでしたが、当社社員による全事業所の書類の引き取りが可能なことや、作業室内の厳格な管理など、セキュリティレベルの高さと品質管理の体制を重視していただきました。

当社は業界に先駆けプライバシーマークを取得し、ISO9001、ISO/IEC27001も取得しています。その他当社のセキュリティ体制や品質管理体制についてはこちらをご覧ください。

選ばれる理由—確かなセキュリティ体制と徹底した品質管理

以下の要件で実施しました。

お客さまにあげていただいた導入効果です

• 書類の減少によりスペースを削減できた
  書類の廃棄をしたことで、執務スペースから書類がなくなり、スペースを削減できました。
  電子化したことで約10万枚の書類が、新たに廃棄対象となりました。

•  情報が探しやすくなった
  複数個所に分かれて保管されていた書類を電子することで、共有サーバーによる一元管理が可能に。これにより、書類を容易に検索できるようになり、また自席のPCから簡単にアクセスできるようにもなりました。さらに、部門ごとのそれぞれの要望にも柔軟に対応いただいた結果、各部門の業務に適したデータの使い方ができるようになりました。

• 情報が共有化され、テレワークの導入が促進された
  書類を電子化したことで、自宅からも情報を共有できる環境が整備され、テレワークの導入が促進されました。また、PDFデータを保管するフォルダに適切なアクセス権限を設定することで、テレワーク環境下でも担当の従業員だけが必要な情報にアクセスできるようにしました。

＜各部門における効果＞

• 契約書管理部門：契約書を一元管理できるようになったことで、契約の履歴管理において迅速に状況を把握できるようになりました。
• 営業部門：営業担当者が自身で、共有サーバー内の製品情報を探せるようになったことで、製造部門への依頼による待ち時間がなくなり、情報へのアクセスがスムーズになりました。