BCP（事業継続計画）対応のための文書電子化

災害により重要文書が破損や紛失等で取り出せず、事業の継続が困難になってしまうことを想定し、BCPとして重要文書の電子化を進めていました。しかし、日常の多忙な業務の中で、作業が一向に進みませんでした。また、電子化に着手する上でこのような課題がありました。

• 設計図書は全部署にまたがり保管されているため、取りまとめて電子化をするのは困難。
• 対象文書を使用する事が多く、日常業務で頻繁に使用している文書なので、持ち出し～返却までの作業サイクルを短くする必要がある。
• 対象文書は貴重な情報資産なので外部への持ち出しはできない。
• 事業継続のための重要文書なので、入出庫の管理を厳重に行う必要がある。

• BCP対応で、設計図書などの重要書類を約600万枚電子化。

• 社外への持ち出しができないため、お客様社内に場所をお借りし、 15名体制で電子化作業を実施。

• 電子化したデータは複製をとり、それぞれ別の事業所に設置されているサーバーで保管。

大量文書の電子化ができること、社外への持ち出しができないためオンサイトで行う（お客様社内でスキャニングを実施する）ことなど、以下の要件で実施したいというご要望がありました。

• 対象文書が日常業務で頻繁に使用している資料のため、お客様社内に専用機材と専門スタッフチームを出張させること(オンサイト方式)。
• 各部署への資料引き取り、スキャニング、データ納品、資料返却のサイクルを１週間とすること。
• 電子化の作業中に、現場部門が対象資料を取り寄せることができること。
• 電子化のために持ち出した対象文書は、必ずもとのあった場所に戻すこと。

お客さまにあげていただいた導入効果です。

• 重要文書を電子化し、電子データを別の場所に設置しているサーバーに保存することでリスクを分散、情報資産を守ることができる。
• 日常業務内で電子化を進めることは非常に困難だったが、外部委託することで、計画的に推進。
• 長期間持ち出せない資料だったので、出張スキャンやピッキング対応での電子化がマッチしていた。