工事報告書類の電子化

お客さまは働き方改革の一環としてに事務所のレイアウト変更を計画していました。
しかし、散在している大量の書類が計画の妨げになっていました。

なかでも工事報告書類の保管についてはこのような課題がありました。

• 工事報告書類など大量の図面や書類を保管するスペースが、執務室を圧迫している。
• 古い書類が整理しきれていないまま、保管されている。
• 必要な時にすぐに見つからない、すぐに取り出せない

そこで工事報告書類のPDF化を検討することになりました。

PDF化の検討期間の中で、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、お客さまの予算や方針などに変化がありました。そこで当社はお客さまと、協議を重ねて予算に合わせた仕様づくりを実施。お客さま側でも対象範囲を再考いただき、予算内での工事報告書類のPDF化を実現しました。

 

 

以下が決め手となりました。

•  他社と比較して、セキュリティ体制が優れていたこと
  ISO認証を取得している当社のセキュリティ管理体制を高く評価いただきました。
  当社のセキュリティ体制についてはこちらをご覧ください。
  
  ►ジェイ・アイ・エムが選ばれる理由——Pマーク、ISO/IEC27001を業界で先駆けて取得——

 

• 書類が探しやすくなること
  費用を抑えて検索しやすくできることを評価いただきました。使用頻度の低い書類は、ファイル名やフォルダ構成のみで検索できるように作成。また、使用頻度が高い書類は、費用がかかる管理台帳の作成や文書管理システムの導入は行わず、OCRによってある程度全文検索をできるようにしました。OCR処理については誤認識が発生するため、意図したキーワードを完全に網羅した検索結果が得られるとは限りませんが、ご了承のうえで導入いただいています。

 

 

以下の要件で実施しました。

 

 

お客さまにあげていただいた導入効果です

•  電子化することで工事報告書類を廃棄でき、保管スペースを削減することができました。保管場所を考慮する必要がなくなり、オフィスのレイアウト変更が円滑に進められました。
•  PDF化作業の事前確認工程の中でCDが見つかるなど、棚卸しができました。
•  紙では探すのが大変でしたが、電子化することで工事報告書類が探しやすくなりました。

 

当社の透明テキスト付PDF作成サービスについてはこちらをご覧ください（当社コーポレートサイトが開きます）。

►透明テキスト付PDF作成サービス