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文書管理のコラム集

文書管理に関するお役立ち情報を随時更新しています。
皆さまの次の戦略に活きる情報の管理や有効活用にお役立てください。


第5回目 電子帳簿保存法の令和3年度改正について(続編)

(コラム冒頭部分を抜粋)

前回のコラムでは、「令和3年度税制改正大綱」における電子帳簿保存法(以下、「電帳法」という)の令和3年度改正の概要について書きましたが、その後、令和3年7月に国税庁から取扱通達(趣旨説明)と一問一答が発表され、運用面の詳細も判明しましたので、その内容についてお知らせしたいと思います。

また、同年11月に国税庁から追加の一問一答が発表され、さらに同年12月には政府与党から「令和4年度税制改正大綱」も発表され、令和4年度の電帳法の改正内容についても概要が判明しましたので、これらの最新情報についても触れたいと思います。

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第4回目 令和3年度税制改正大綱について ~電子帳簿保存法の令和3年度改正について~

(コラム冒頭部分を抜粋)

令和2年12月10日に政府与党から「令和3年度税制改正大綱」(以下、大綱)が発表され、12月21日に閣議決定されました。これにより、電子帳簿等保存制度の見直しが行われ、電子帳簿保存法(以下、電帳法)が改正されることになりました。

例年のスケジュール感で云いますと、今年(令和3年)の3月末に電帳法と施行規則が改正され、6月末頃に国税庁から通達とQ&A(一問一答)が発表される予定で、その通達とQ&Aが発表されるまでは、運用面を含めた詳細な要件は確定しません。

執筆時点(2021年2月末)では、あくまでも大綱の範囲を超える詳細な要件に言及することができませんので、予めご了承ください。

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第3回目 電子メールの保存・管理について ③保存期間、保存方法、検索機能について

(コラム冒頭部分を抜粋)

前回の「電子メール運用の考察要素」では、取引関連の電子メールの保存期間は電帳法の規定に則り7年間としていますが、この点についてもう少し掘り下げたいと思います。

各種法令で保存義務のある書類の保存期間は、最長で労働安全衛生関連の記録が30年間という長期のものがありますが、電子メールでやりとりする可能性が高いものは、電帳法関連の取引情報が最長と考えられます。これら取引情報の保存期間は7年間ですが、起算日は「書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2か月を経過した日」とされています。

従いまして、事業年度終了の日の翌日に作成又は受領した電子メールは、厳密には1年と2ヶ月加算され8年と2ヶ月間保存する必要があります。また、平成28年度の税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する事業年度において生ずる欠損金額の繰越期間は10年とされていますので、その場合保存期間も10年間になり、最長で作成または受領した日から11年と2ヶ月間の保存が必要になります。しかし、モデル規程では、欠損金の繰越しは無いという前提で、保存期間を起算日から7年間としています。

なお、取引関連以外の電子メールについては、法定保存期間があっても3年間から5年間ですので、既存の文書管理規程に準じて保存期間を設定するのが望ましいとしています。

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第2回目 電子メールの保存・管理について ②管理方法

(コラム冒頭部分を抜粋)

前回の法的な位置づけでも説明しましたが、電子メールの管理規程を作成してその規程通りに運用することが、電子メールを業務記録として保存・管理する上で非常に重要であることがご理解いただけたと思います。

そこで、JIIMAでは、電子メール規程提案タスクフォースを立上げ、私もメンバーの一員として参加し、「電子メールの運用管理と保存」と題してモデル社内規程の提案をおこないました。JIIMAのホームページに掲載されていますので参照いただければと思います。

以下に、「電子メール運用の考察要素」を引用して、内容を解説します。

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第1回目 電子メールの保存・管理について ①法的位置付け

(コラム冒頭部分を抜粋)

電子メールの保存・管理について、皆さまの企業ではどのようにされていますでしょうか?

今や電子メールは、企業内や企業間で最も一般的なコミュニケーション手段として利用されていると思われます。しかし、当社が所属しています業界団体である日本文書情報マネージメント協会(JIIMA)の調査※では、「対外的なコミュニケーションを電子メールが担っている企業は多いが、情報システム部門が電子メールシステムの管理を担当しているものの、コミュニケーションの記録として電子メールを扱っている企業は無かった。」と報告しています。

電子メールは公式文書と違って担当者間で気軽に情報交換ができ、書類の添付なども簡単にできるので、ビジネスの場では必要不可欠なツールといえますが、その管理は担当者任せになってしまって、企業としての管理が十分になされていないのが実態ではないでしょうか。

今回のコラムでは、電子メールを企業の業務記録として位置付け、保存・管理が必要な電子文書として、どのように保存・管理すれば良いのかを考察したいと思います。

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