紙の請求書、もう悩まない！電子化を業務委託してテレワークもスムーズに

2021-03-24 02:16電子化HowTo

スキャニング外部委託リスク管理受取代行効率化請求書ペーパーレス化書類の電子化働き方改革テレワークアップロード納品

新型コロナ感染ウイルスの感染症への対策として企業内にテレワークが広がってきていますが、経理部門の方は、紙の請求書を多く扱う支払い業務のために、出社しなければならないことが多いのではないでしょうか。
請求書はオフィスに郵送で届くものだから、出社して確認するしか手立てはないと思われる方が多いと思います。実は、紙の請求書の業務もアウトソーシングすることができます。さらにアウトソーシングを活用して支払い業務を大幅に効率化することも可能です。
ここでは大量の紙の請求書を取り扱っているご担当者さま向けに、アウトソーシングを利用してテレワークを推進するために押さえておきたい問題と解決方法をお伝えします。請求元からの紙運用を変えることが難しい、という組織の方におすすめの内容です。

目次[非表示]

1.請求書の紙問題
2.紙の請求書を自分で電子化する場合の課題
3.外部委託で電子化すると紙の請求書がPDFで受取れる
4.紙の請求書の電子化を外部委託するメリット

請求書の紙問題

紙の請求書からの入力作業は、支払い業務の担当者にとって大きな負担となっています。
ある調査で経理担当1000人にアンケートを行ったところ

・経理のテレワーク(在宅勤務)を阻害した要因の1位は、「紙の請求書業務」。
・「請求書業務」を電子化するべきだと回答した経理は約9割と経理人口のうち推定184万人にものぼる。

という調査結果が得られました。

出典：経理1000人に聞いた緊急事態宣言下における働き方と電子化推進に関するアンケート調査

紙の請求書がテレワークの妨げになるのはこのような問題点があるからです。

郵送などで事務所に届く紙の請求書を回収しなくてはならない。
請求書を開封して仕分けなくてはならない。
期日までに取引先から請求書を受領後、担当者や責任者の承認を支払期日までに間に合わせなくてはならない。

担当者を悩ませる問題は他にもあります。

紙管理による処理漏れや紛失リスク
手作業による入力ミスの発生。
自社の会計管理システムとの突合作業の負担
属人化しがち
ファイリングの手間（取引先によって書式が異なっているため、サイズの小さいものが束から抜け落ちて紛失してしまうリスクもあります）

さらに同調査によるとこのような問題もあります。

・外出自粛期間中に、テレワークを実施できなかった経理は約7割。
・経理がテレワークを実施できた日数は、たった週平均1.4日。
・テレワークを実施できなかった為に、20・30代の経理の約3割以上が転職や退職を検討。

出典：経理1000人に聞いた緊急事態宣言下における働き方と電子化推進に関するアンケート調査

紙の請求書を電子化してテレワークにつなげることが、支払い業務の負担を軽減する上で大きな要素だと考えられます。また、経理担当のテレワーク推進が離職リスクを下げることにもつながると考えられます。

紙の請求書を自分で電子化する場合の課題

実際の支払業務においては、メールで受領した画像の請求書と、紙の請求書の両方を入力しなければなりません。紙の請求書を電子化すればメールで受領した請求書と同じ流れで、PC画面上で参照しながら入力できます。そのため、支払い業務でテレワークができる範囲が広げられます。

スキャニング作業に際しては、後工程で請求書の照合がしやすいように、事前に請求書を「仕入れ」や「経費」など勘定科目などにより仕分けを行うことがおすすめです。

外部委託で電子化すると紙の請求書がPDFで受取れる

そこで、紙の請求書の受け取りと電子化を外部に委託してしまうことをおすすめします。

＜委託できる内容＞

①郵送されてくる紙の請求書の受け取り

請求書の宛先を代行会社の私書箱に設定し、代行会社が受領。

②電子化

受領した紙の請求書を電子化し、PDFデータを作成。
発注番号、日付、取引先名、金額など、必要な項目のデータの作成（ExcelやCSVなど）。

③システムへのアップロード

クラウド型のシステムを利用している場合は、アップロードの依頼も可能。

④ファイリング、保管

請求書原本(紙)を、勘定科目や日付ごとに仕分け。
電子化が済んだ請求書を保管できる代行会社もあり。

ここまで外部委託すれば、担当者は出社日数をおさえられ、テレワークが進むのではないでしょうか。

紙の請求書の電子化を外部委託するメリット

テレワークをしている人

このように紙の請求書の電子化を外部委託することにより、得られるメリットです。

請求書の宛先を私書箱に変更すれば代行会社が受け取れる。
自分で開封、仕分け、スキャンしなくてよい。
アップロード納品およびデータ伝送納品にすれば支払い業務のサイクルを縮められる。
承認ワークフローも併用することにより、更なるサイクル短縮が期待できます。
確かな入力結果による確実な処理ができる。
前述の例のように必要項目のデータ入力も依頼すれば、会計管理システムとの突合作業を効率的に行えます。
PDF化後の原本をそのまま原本保管に役立てられる。
e-文書法スキャナ保存制度の対応にすれば法的には原本をそのまま廃棄することも可能。
ただし初回の税務調査が終わるまでは原本を保管しましょう。
スキャナ保存制度の要件は令和3年の法改正で要件が緩和されるので、導入しやすくなります。
※関連サイト
文書情報管理のコラム第5回電子帳簿保存法の令和3年度改正について

紙の請求書の受け取り・電子化を外部委託することで、支払業務のテレワークを１歩前に進められます。業務効率化によるメリットも高いです。また、テレワーク環境を整えることで担当者の退職を避けられれば、引き継ぎのために業務を停滞させることがなくなり、安定的に支払い業務が継続できます。支払業務はデータ化された紙の請求書の受け取り以降の処理を進めるだけになるので、担当者が不在でも代わりの職員がカバーしやすくなります。

テレワーク導入後に、業務効率が向上したかどうか知りたくても、導入前がどうだったか分からないと実感できないものです。支払業務のテレワーク化を検討するのであれば、テレワーク前に、所要時間を計測しておくとこを是非おすすめします。