スキャニング代行会社に書類を預けて大丈夫？安心・安全な会社を選ぶ3つのポイント

電子化の対象となる文書が社外秘の文書の場合、代行会社に委託したくても社外に出せない、というお悩みをよく耳にします。機密文書や、個人情報などの重要文書の電子化を代行会社に依頼する場合にはどのような点に気を付けたらよいのでしょうか。実は、リスク管理の高度化・効率化にも専門家のノウハウが役立てられる事もあります。

• 契約書
• 営業資料　　
• 技術資料　　
• 議事録　　
• 図面

例えば上記に挙げた機密文書は厳重な取り扱いが求められます。
また、申込書類は個人情報を多分に含んでいるため、最も厳しい管理が求められます。

過去には代行会社の従業員による個人情報の売買事故もありましたし、情報漏洩リスクが心配ですよね。そこで、スキャニングにおける安心して個人情報を委託できる代行会社の選定のポイントについて3点解説します。

リスクの発生源＝ 代行会社(委託先) だからデータ管理の体制が整っているスキャニング代行会社を選ぶ

機密文書のスキャニングを外部の代行会社に委託するということは、スキャニング作業に伴うリスクの発生源が委託先に移ることになります。ですから、自らが取り扱う業務と同じレベルのリスク管理体制が敷かれていることが重要です。自社の管理基準と照らし合わせて、委託先が条件を満たしているか確認しましょう。また、以下のような点にも留意して代行会社の選定を行いましょう。

①作業者による作業場所からの持ち出しリスクの管理体制

• 作業者の入退室管理
• 監視カメラによる監視
• 作業ログによる監視
• スマホやUSBメモリなどの持ち込み制限などの物理的な持ち出し防止策

②データや文書の保管場所からの漏洩リスク管理体制

• ウイルスソフトによる監視
• 漏洩防止(外部ネットワークと作業系ネットワークを分離している）
• 安全な廃棄

また、ISO認証やプライバシーマークの取得状況も確認しましょう。
例えば官公庁や自治体では、機密文書や個人情報を含む文書の電子化を外部委託する際、上記資格を必須条件としていることが多く見られます。

同業他社≒自社  という視点で委託先の実績を確認する

多くのスキャニング代行会社では、Webサイト上で事例を公開しています。また、委託先の実績を確認することで、業界内の地位を知ることができます。

機密情報や個人情報を含む重要文書を取り扱う業務の場合では、委託元と守秘義務契約を結ぶことが多いため、実際の社名を出せないケースが多数あります。社名が伏せられているから架空の実績ということではないのはぜひ覚えておきたいポイントです。同業他社・同種の処理（書類やタスク）の業務委託の実績があれば、すでにノウハウが構築されているため、より高品質で確実な処理を期待できます。また、その候補先が自社のリスク管理体制と同程度の基準を満たしている目安になります。代行会社の営業担当に確認すると、Webサイト上に公開されていない事例や、詳細なノウハウも調べて教えてもらえるでしょう。

セキュリティレベルが　搬送時＝作業時　となるよう搬送時のセキュリティを検討する

大切な情報資産を代行会社の作業部門まで搬送することもリスクを含んでいます。また、納品時の成果物のデータの取扱いにも同様のリスク管理体制が求められます。次のような対策が挙げられます。

①運送会社のビジネス文書専用サービス

運送会社が提供している機密情報や個人情報専用の配送サービスを利用します。

• 運送会社オリジナルの専用ケースに入れて施錠して運搬してくれる
• 車両に盗難防止警報機及びGPSを搭載している

などのサービスが一般的です。開錠時・不正に開錠された場合に通知メールを受け取れる、といったサービスを提供しているところもあります。定期契約を結ぶことで、より手厚いサービスを受けられるものもあります。

②代行会社の配送便  

スキャニング代行会社が、自前で配送をするサービスです。金融機関など、入館手続 きが厳重なオフィスの場合、配送の頻度が頻繁だと、受け取り時の手続きがお客さまの負担になる場合があります。代行会社の配送便であれば、配送担当スタッフに入館証を発行いただくことにより、授受の度に担当者の業務が妨げられる事もなくなります。また、以下のような要望がある場合に柔軟な対応が可能です。

• 社内ルールで引き渡しの際に専用の授受簿への記入が求められている場合
• 社内ルールで引き渡しの際に書類の計数が求められている場合
• 専用のケースに入れて書類やデータを運びたい場合

このようなサービスをご検討であれば、アウトソーシングの候補先に、配送便サービスを提供しているかどうか確認してみてください。なお、ジェイ・アイ・エムでも配送便を運行しております。

③出張サービス

社外への持ち出しが全くできない文書ならば、専任スタッフと専用機器を派遣して もらう｢出張サービス｣を依頼するのも一案です。オフィスの一角や、空き部屋に機器を設置して、代行会社の作業員にオフィス内に来てもらい、スキャニングを進めてもらうやり方です。
以下のよう文書が出張サービスに向いています。

• 社外持ち出し禁止となっている文書

• 日常的に使用している文書

• ケースがない大型の図面など、運搬により傷みやすい文書

④通信会社の専用回線サービス

他の通信環境と独立した環境を利用してデータのやり取りを行える専用回線サービスを活用する方法もあります。セキュリティが高く、安定した環境でデータのやり取りができます。
もしも、スキャニングだけ自前で行うことが可能で、スキャニング後のインデックスデータ作成やデータ変換だけを代行会社に依頼する業務形態をとれば、こちらも、書類を物理的にオフィスの外部に移動させることなく完結することができます。
また、納品データを迅速に入手する必要がある場合にも大変有効な手立てです。

⑤暗号化技術

HDDなどのメディアにデータを格納して搬送する際に、よりセキュリティを高めるために暗号化技術を活用する方法もあります。多くの企業でテレワークの際の自社サーバーへのアクセスに利用されているVPNも暗号化技術を利用したデータ通信の一つです。

まとめ～リスクが管理できれば　機密文書≠アウトソーシング不可

重要文書のスキャニングを外部の代行会社に委託する際は、自らが取扱う業務と同じレベルのリスク管理体制が敷かれていることが重要です。似たような業界、業務の実績がある代行会社だと品質面でもセキュリティ面でも安心して電子化をアウトソーシングできるのではないでしょうか。また、書類の搬送時のリスクへも備えが重要です。書類の持ち出しが不可能な場合は「出張サービス」も視野に入れて検討しましょう。

本記事を機密情報や個人情報のペーパーレス化のご検討にお役立ていただき、快適なオフィス環境を実現するための一助になれば幸いです。

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