契約書管理のための管理台帳ファイル(Excel)作成と
契約書の電子化

契約書は本社だけでなく、事業所ごとに保管していました。契約書を管理するのは本社の総務部門でしたが、各事業所に保管されている契約書の有効期限や、更新の有無、有効性などが把握しづらいことが課題でした。
また、通知が義務づけられている条項や、解除の時に留意すべき点の確認をもれなく行うことも課題となっていました。
そこで、
①契約書を電子化し、有効期限や更新、解除などの管理もできる『管理台帳』を作成すること
②『管理台帳』を活用することにより総務部門で一元管理すること
を検討されていました。

導入の経緯は以下のようなものでした。

•  セキュリティを担保しながら、一元管理や期日管理を実現できる契約書管理システムを検討していたが、要求事項を全て満たすシステムがなかった。
•  今後、社内システムに契約書管理の機能を追加、移行することとし、それまでの間、暫定的に契約書管理を行う方法を検討することとした。

そこで、暫定的な管理方法として、ジェイ･アイ･エムが提案したExcelベースによる『管理台帳』を導入することになりました。

導入の決め手は以下によるものです。

•  Excel運用であれば自社サーバーのため、クラウドよりもセキュリティが高いこと
• 従来の運用ルールを変えないこと
• 以下の要件を満たしていること
  • 全社の契約書を一元的に管理できる（本社と各事業所の相互で共有できる）
  • 契約期間や通知義務、契約更新や解除など、運用に合わせた管理項目を設定できる
  • 契約書の期限管理が容易にできる
  • 電子化の作業中に、急遽必要となった契約書の取り寄せができる​​​​​​
• ​​​​​情報マネジメントシステムに関する国際規格ISO/IEC27001を取得していること
• 機密文書の取り扱いに対し、セキュリティ体制が万全であること

以下の要件で実施しました。

 従来の運用ルールを変更せずに導入できたため、全事業所でスムーズに導入することができました。

お客さまにあげていただいた導入効果です

•  契約書の見直し対象について管理部門の主導で担当部署に対応の依頼をかけられる。
•  契約相手の反社チェックなどのコンプライアンスチェックが定期的に行えるようになった。
•  閲覧制限を設定することができるので、契約書の閲覧者の管理がより厳格にできる。
•  成果物データの扱いが契約書管理システム導入より簡単なので、メンテナンス費用を抑えられている。