契約書管理のための管理台帳ファイル(Excel)作成と
契約書の電子化

事業所ごとに保管していた契約書を、電子化して一元管理!

導入前の課題

契約書が事業所ごとに保管されている

『契約書保管台帳』では契約書の有効期間等を管理していない

内部統制上に問題がある

導入の決め手

運用に合わせた管理項目の設定が可能なこと

契約書の期限管理が容易にできること

導入効果

契約書を、セキュリティを担保しながら一元管理できるようになった

一部門が総括して運用・管理—有効期限など、期日管理ができるようになった
契約書の管理が徹底され、内部統制が強化された

ご導入内容とお客さまの状況

お客様:燃料会社A社様
対象文書:契約書
数量:年間約4,000件
作業期間:1年間

導入前の課題

契約書は本社だけでなく、事業所ごとに保管していました。契約書を管理するのは本社の総務部門でしたが、各事業所に保管されている契約書の有効期限や、更新の有無、有効性などが把握しづらいことが課題でした。
また、通知が義務づけられている条項や、解除の時に留意すべき点の確認をもれなく行うことも課題となっていました。
そこで、
①契約書を電子化し、有効期限や更新、解除などの管理もできる『管理台帳』を作成すること
②『管理台帳』を活用することにより総務部門で一元管理すること
を検討されていました。

導入の経緯

導入の経緯は以下のようなものでした。

  •  セキュリティを担保しながら、一元管理や期日管理を実現できる契約書管理システムを検討していたが、要求事項を全て満たすシステムがなかった。
  •  今後、社内システムに契約書管理の機能を追加、移行することとし、それまでの間、暫定的に契約書管理を行う方法を検討することとした。

そこで、暫定的な管理方法として、ジェイ・アイ・エムが提案したExcelベースによる『管理台帳』を導入することになりました。

燃料会社のイメージ

導入の決め手

導入の決め手は以下によるものです。

  •  Excel運用であれば自社サーバーのため、クラウドよりもセキュリティが高いこと
  • 従来の運用ルールを変えないこと
  • 以下の要件を満たしていること
    • 全社の契約書を一元的に管理できる(本社と各事業所の相互で共有できる)
    • 契約期間や通知義務、契約更新や解除など、運用に合わせた管理項目を設定できる
    • 契約書の期限管理が容易にできる
    • 電子化の作業中に、急遽必要となった契約書の取り寄せができる​​​​​​
  • ​​​​​情報マネジメントシステムに関する国際規格ISO/IEC27001を取得していること
  • 機密文書の取り扱いに対し、セキュリティ体制が万全であること

作業の概要と作業期間

以下の要件で実施しました。

 作業場所  当社(東京都大田区)
 引き取りのタイミング  毎週1回、資料の引き取り
 電子化の仕様
  •  事業所ごとにフォルダ分け
  •  順番を崩さず、ファイルに綴じられた順に作業を行い、もとの順番で返却する
  •  すべてモノクロPDF
 納品の仕様
  •  Excel の管理台帳を事業所ごとに別ファイルで作成
  •  契約番号、日付、更新条項、代表者名、通知条項など属性データ を作成
     Excel の自動化プログラムにより以下の管理機能を付与
    •  満了契約の抽出機能
    •  契約更新の結果の反映機能

 従来の運用ルールを変更せずに導入できたため、全事業所でスムーズに導入することができました。

導入効果

表とセキュリティ警告

お客さまにあげていただいた導入効果です

  •  契約書の見直し対象について管理部門の主導で担当部署に対応の依頼をかけられる。
  •  契約相手の反社チェックなどのコンプライアンスチェックが定期的に行えるようになった。
  •  閲覧制限を設定することができるので、契約書の閲覧者の管理がより厳格にできる。
  •  成果物データの扱いが契約書管理システム導入より簡単なので、メンテナンス費用を抑えられている
その他の事例

専門商社A社様

2021-08-19

お客さまの自社内でのドキュメントセンター開設をお手伝いした事例の紹介です。書類の電子化を内製化したいが自社にはノウハウがない、そんなお悩みをお持ちのご担当者さまはぜひご一読ください。

燃料会社A社様

2021-06-18

事業所ごとに保管していた契約書を、電子化して一元管理。管理台帳とPDFデータを、セキュリティを担保しながら一元管理できたお客様の事例をご紹介します。

大手証券会社A社様

2021-03-01

口座開設申込書と本人確認書類の電子化で、事務作業の人員数を90%削減した事例のご紹介です。お客さまの社屋内に機材とスタッフを派遣し、1年間かけて約1,000万枚を電子化しました。

保証会社A社様

2021-02-15

社外持出し禁止の書類を短期の出張作業でまとめて電子化し、搬出可能な書類は当社内で電子化。2か所で電子化した住宅ローン契約関連資料をまとめてお客さまの文書管理システムで一元管理するお手伝いをさせていただいた事例のご紹介です。

大手ハウスメーカーA社様

2020-12-17

住宅履歴資料の電子化で特約店様での保管中に発生する書類の紛失を解決、顧客サービス向上にお役立ていただいた大手ハウスメーカー様の事例です。各特約店様で発生した書類を当社でまとめて電子化後、お客さまの文書管理システムで一元管理しています。

全7件中 1〜 5件を表示