書類紛失リスクを排除する：電子化の重要性と情報管理の効率化への解決策
企業における業務運営において、書類管理は不可欠です。しかし、紙ベースの管理には潜在的なリスクが伴います。特に書類の紛失は、予期せぬ業務の遅れや信頼性の低下を引き起こし、事業の継続に支障をきたすことがあります。これらの問題に対処するため、書類の内容をそのまま再現した「電子化」による運用が有効です。
この記事では、書類の電子化がどのように紛失リスクを軽減し、効率的で安全な書類管理をどのように実現するかを解説します。
目次[非表示]
書類紛失のリスクとその影響
まず、書類の紛失の現状とその影響について述べます。
書類紛失の事例とその驚きの数
オフィスで書類を探していたところ、本来あるはずの保管場所になかった、という経験はありませんか。そのような場合、他の職員が利用中でなければ、書類が紛失したことが疑われます。
当社でお客さまの文書を預かり作業を行う過程で、予期せぬ書類が見つかることもあります。これは、誤って別の場所に保管されていたために、一時的に紛失状態になっていた書類が発見されるケースです。
紙ベースの情報管理では、このような書類紛失のリスクに注意が必要です。また、JIPDECプライバシーマーク推進センターに報告された個人情報の紛失・盗難事例の中で、最も多いのは、書類の紛失です。これには、一時的に手近な場所に置いた書類が、誤って混入し所在不明になったケースや、誤廃棄されたケースなどが含まれます。個人情報の漏えいが発生した場合、その報告は義務付けられています。結果として、個人情報保護委員会の統計によると、2023年の4月から9月までに、個人情報の漏えい等の事案が3,933件報告されています（任意報告を含む）。
*出典：「年次報告・上半期報告」（個人情報保護委員会）をもとに株式会社ジェイ・アイ・エムが作成
https://www.ppc.go.jp/aboutus/report/
紛失による業務遅延や信頼性の損失
書類の紛失は、業務の遅延と信頼性の損失を招くリスクをはらんでいます。特に、契約書や法的書類、研究データや新製品に関する書類のような機密情報を含む文書の場合、その影響は計り知れません。契約書の紛失は、取引条件の不確定性を招き、法的紛争のリスクを高めます。研究データや新製品の書類が紛失すれば、競争上の優位性を損なうだけでなく、開発遅延や知的財産権の侵害リスクにも直面します。これらのリスクは、企業の業績や市場での立ち位置に直接影響を及ぼし、長期的には企業価値の低下を招く可能性があります。
書類の紛失や情報の漏えいが発生した場合には、被害範囲と影響の評価が重要です。関係先への報告や公表を通じて信頼の回復に努め、関係機関への報告が必要であれば適切に行うべきです。
影響を最小限にするためには、原因の分析を行って改善策を策定し、情報の管理体制を見直すとともに、情報管理の再教育を実施する必要があります。情報の紛失や漏えいは企業の評価に重大な影響を与えるため、情報の管理は極めて重要です。
紙ベースの書類管理の問題点
次に、紙による情報管理が紛失リスクを高める問題点について挙げます。
紙の書類による情報管理の限界
紙ベースの情報管理には、実物を直接手に取れるという利点があります。しかし、物理的な取り出しや保管のプロセスは、紛失のリスクを高める要因となります。例えば、キャビネットやフォルダ、ファイルから書類を取り出し、確認後に再び収納する一連の動作は、紛失や保管場所の誤り、置き忘れのリスクを増加させます。特に、支社などの遠隔地での書類閲覧が必要になる場合、輸送に時間がかかることも問題です。
書類は、どこに置かれたかを見落としやすく、誤って廃棄されることもあります。また、紙の物理的な存在は、事業の成長と共に増加し、保管スペースを圧迫します。これらの要因が、業務の停滞を引き起こすことがあります。
紙の書類が紛失リスクを高める理由
紙ベースで情報を探し、取り出す作業は、全てが人による手作業であるため、「誤認」「不注意」「手抜き」によるヒューマンエラーが発生しやすい性質があります。また、書類を閲覧し終わった後のファイリング作業の精度は、個々の能力に左右されます。
書類の移動や取り扱い自体が紛失リスクを高めます。特別な技能が不要なため、誰でも書類を持ち出すことができ、これもリスクにつながります。使用中に書類が無造作に置かれたり、他の書類と混ざったりするリスクもあります。
時間の制約がある場合、リスクはさらに高まります。書類を探し始めて、取り出し、閲覧し、必要な処理が終わり、元の場所に戻すまでに時間がかかるため、作業を急ぐ状況では、取り扱いのミスを起こしやすくなります。
書類の確認や分類、ファイリングには手間がかかり、これが煩雑になると人的ミスが発生しやすくなります。また、物理的なスペースが限られている場合、書類の混在や不適切な管理が生じる傾向があります。
さらに、紙自体の物理的な特性にもリスクは潜在します。紙は燃えやすく、水濡れや破損のリスクも伴います。
書類の電子化による安全性の向上
このような紙運用による紛失リスクを回避する一つの解決策は、「電子化」です。この方法では、紙の書類をスキャナーで読み取り、PDFなどに変換します。これにより、書類がPC画面上で閲覧可能になり、紛失リスクが軽減され、データ管理が容易になります。本章では、電子化が書類の安全性をどのように向上させるかに焦点を当てて詳しく解説します。
紙の物理的な弱点を克服できる
紙の文書は、火災、水害などの災害によって容易に失われる可能性があります。しかし、電子化された文書は、適切なバックアップがあれば、災害発生後も素早く復元することができます。
さらに、電子化により、書類の放置やファイリングミスによる紛失のリスクも軽減されます。
以下では、電子データと、ファイルに綴じてキャビネットに保管された書類を探す場合のフローを比較してご紹介します。
電子データによるセキュリティ対策
電子化されたデータの管理は、物理的な書類に比べてはるかに容易です。セキュリティ対策においてもメリットがあります。
まず、電子データは、アクセス履歴を追跡することができ、権限のあるユーザーのみがアクセスできるよう制御できます。これにより、データのセキュリティが強化されます。
さらに、データバックアップにより、サイバー攻撃や災害などによるデータの損失を防ぐことができます。バックアップは、外部ドライブやクラウドストレージに簡単にバックアップを取ることができ、データの損失リスクを大幅に軽減します。定期的なサイバーセキュリティの更新を通じて、情報を最新の脅威から保護することも重要です。バックアップとサイバーセキュリティについては、次の章で詳しく解説しています
データ保全と損失防止策
この章では、書類の電子データを作成した後、どのようにデータを保全するかについて述べます。
データのバックアップと復元の重要性
定期的なデータバックアップは、データ損失やシステム障害からの復旧に不可欠です。クラウド事業者が提供する自動バックアップシステムを利用することで、手間をかけずにデータを常に最新に近い状態で保護できます。サイバー攻撃による情報資産の損失に備えるためにも、バックアップは重要です。
HDDやDVDなどのメディアにバックアップを保存する場合、以下のように適切な媒体を選択します。
- アクセス頻度が高いデータは、迅速なデータアクセスを可能にする高速媒体が適しています。
- アクセス頻度が低いデータは、コスト効率の良い低速媒体を選択することが望ましいです。
- ほとんど利用しないデータは、電力を消費しないコスト効率の高い媒体が最適です。
また、読み込みエラーなどに備え、安全のために正・副2式のメディアを作成することを推奨します。
データ損失防止のための注意点とサイバーセキュリティ
HDDやCD、DVDなどの補助記憶装置は経年劣化で読み出し不能になることがあります。また、機器規格の変更に伴い、読み取り装置の維持やアップデートが必要になることもあります。長期的なデータ保存には、アーカイブ用光ディスク製品などの利用が適しています。
電子データは、ウイルス（マルウェア）の脅威に常にさらされています。強力なウイルス対策ソフトウェアと定期的なセキュリティスキャンを実施し、ウイルス定義ファイルも常に最新に保つことで、これらの脅威からデータを守ることが重要です。
電子化による効率的な書類管理
書類の電子化は、前述のセキュリティ対策や災害時のリスク軽減だけでなく、以下のような追加の効果ももたらします。
- アクセスと検索の容易さ：電子化された書類は、キーワード検索やインデックス機能を利用して簡単に見つけることができます。これにより、必要な情報を迅速に取得できます。
- データ共有の容易さ：データを共有サーバーに保存することで、複数の人が同時に閲覧でき、離れた場所にいる職員もPC画面で書類を閲覧できます。所管部署に問い合わせていた書類も、自身のPCから直接探せるようになります。
- スペース削減：PCで必要な情報を閲覧できるようになることで、執務室での書類保管が不要となり、結果として保管スペースが削減できます。
さらに、紙のコピーの必要性がなくなり、資源を節約できます。
書類の電子化のメリット・デメリットについて、以下の記事で詳しく解説しています。よろしければご覧ください。
►書類の電子化における導入目的から分かるメリットとデメリット
まとめ 電子化で書類紛失リスクの排除と効率的な管理を実現できる
書類管理には人的ミスによる紛失リスクが常に存在します。書類の紛失は業務遅延や信頼性の低下を引き起こす可能性があります。この問題に対処するため、書類の電子化は非常に有効です。電子化により、ファイリングミスや物理的な紛失リスクが軽減され、セキュリティが強化されます。また、検索性の向上、情報共有の容易化、および保管スペースの節約といった追加の利点もあります。
電子化された書類（PDFなど）のサイバーセキュリティ対策とデータ保全には、データバックアップが重要です。長期保存する電子データには、適切な記録媒体の選択やウイルスからの保護が必要です。
電子化はリスク管理と効率化を同時に達成し、環境への配慮にも寄与します。これらの観点から、書類の電子化は安全かつ効率的な書類管理の重要な解決策と言えます。
電子化でビジネスはどう変わるのか？電子化による業務効率化や情報の共有化の一例については以下の記事で詳しくご紹介しています。よろしければご覧ください。
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