請求書の電子化

支払い業務のスピードを損なわずに受け取りと電子化を代行

導入前の課題

会計不正を防ぐために請求書の開封・仕分け、PDF化を外部委託したい

外部委託したいが書類の搬送により業務スピードを損ないたくない

導入の決め手

郵送された請求書を私書箱から直接受け取れること
PDFファイルをお客さまの基幹システムにアップロード納品できること

導入効果

請求書の突合作業を速やかに開始できる
支払い業務を外部委託することで、内部統制を強化できる

ご導入内容とお客さまの状況

お客さま 化学工業A社様
対象文書 請求書
数 量 700頁/月
作業期間 日次(返却は月次で実施)

導入前の課題

お客さまはベンダーからの債務の請求や、従業員からの経費精算で発生する紙の請求書を、PDF化して基幹システムに登録していました。
請求書の登録にあたっては以下のような課題があり、効率化を検討していました。

<請求書を扱ううえでの課題>

  • 不正防止のため、請求書の処理を外部委託したい。

  • 郵送されてくる書類を開封し、仕分けるのに手間がかかる。

<業務スピードを検討するうえでの課題>

  • 外部委託のために、自社を経由して書類の搬送を行うと業務の流れが停滞してしまう。
封筒


導入の決め手

以下が決め手となりました。

  •  郵送されてくる請求書の受け取りを私書箱から直接行うこと。

  • 納品を登録先の基幹システムへのアップロードで行うこと。

  • セキュリティ管理体制が整っていること。

支払い業務のスピードを損なうことなく請求書を電子化できることを評価いただき、当社のスキャニングサービスをご導入いただくことになりました。

 

 

実施概要

以下の要件で実施しました。

 作業場所  当社(東京都大田区)
 引き取りのタイミング  毎営業日、当社が利用している郵便局の私書箱から引き取り
 電子化の仕様
  • 開封と仕分け作業を含む
  •  請求番号単位で1つのPDFファイルとする
  •  解像度 300dpi
  • モノクロ
  • 原本と画像を1つずつ目視で照合する検査を実施
 納品の仕様
  •  請求書に記載の請求番号を入力してファイル名に書き換え
納品方法
  • 基幹システムへのアップロード納品
資料の返却
  • 毎月1回、当社社員による配送便でまとめて返却

 

 

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です

  •  請求書を自分で受け取ったり、仕分けたりしなくても突合作業を始められる。
  •  業務スピードを損なわずに外部委託の運用ができている。
  •  支払い業務を分業することにより、不正防止につながり内部統制を強化できる。
書類の保管状況を伺ってから、ご要望に沿ってお見積もりします。
サービスに関する質問などお気軽にお問い合わせください。
「どのように電子化を進めたらよいか」のご相談も承っております。

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