テレワーク時代の紙問題をなくす！書類電子化で実現する効率的な働き方
近年、オフィス勤務と在宅勤務を組み合わせたハイブリッドワークが一般的になり、働く場所を柔軟に選べるようになりました。今やテレワークは特殊な働き方ではなく、「働き方の選択肢」のひとつとして社会に定着しつつあります。一方で、実際にテレワークを進める中で、「紙の書類がオフィスにあり作業が止まる」「押印や原本確認のために出社が必要になる」といった課題に直面する企業は少なくありません。
こうした紙の問題を解消するために有効なのが、書類の電子化です。
本記事では、テレワークにおける紙の課題を整理したうえで、書類・資料の電子化を進めるための４つのポイントを解説します。電子化を進めることで、テレワーク環境の改善だけでなく、業務効率や生産性の向上も期待できます。
今あらためて注目される“紙問題”とは
近年、テレワークやハイブリッドワークが一般的な働き方として広がる一方で、あらためて課題として浮かび上がっているのが「電子化されていない紙の存在」です。せっかくテレワークのできる環境・しくみを整えたとしても、書類が紙のまま残っていると、日々の業務に思わぬ制約が生じてしまいます。
厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」でも、テレワークを円滑に進めるうえで業務フローの見直しや文書の電子化が重要項目として示されています。しかし、十分な準備を整える前にテレワークを導入した企業では、「書類の閲覧や承認のためだけに出社せざるを得ない」という状況が続くケースも珍しくありません。紙業務が残っていることで、確認や押印のために出社が必要になったり、書類の検索や共有ができず作業が止まってしまったりと、テレワーク本来の自由度や生産性を大きく損ねてしまうのです。
また、テレワークの実施割合がそれほど多くない企業でも、紙の保管や検索に時間がかかる、必要な書類が散在していて見つけにくいといった課題は共通して見られます。働き方改革や業務のデジタル化が求められるなか、紙問題の解消は、企業全体の生産性を支える基盤づくりの一部として欠かせないテーマとなっています。
では、こうした紙中心の業務をどのように改善していけばよいのでしょうか。
テレワークを前提とした業務には電子化が不可欠
最近ではほとんどの書類や資料がPCで作成されているにもかかわらず、「最終的には紙で確認・保管している」というケースはまだ多く存在します。では、紙でなければ確認できないものとは、どのような書類でしょうか。
もっとも代表的な例は、署名や捺印を必要とする書類です。稟議書や申請書、見積書、契約書など、今も紙で扱われることが前提となっている業務が数多く存在します。
例1：承認プロセスで押印や捺印が必要となる書類
代表的な例には、稟議書や社内用の申請書類などが挙げられるでしょう。これらの書類は、ワークフローツールを導入することで、電子的な承認プロセスへ置き換えることができます。
導入にあたっては、まず現状の業務分析が欠かせません。各部署にどのような書類が存在するのかを洗い出し、作成者、入手経路、承認経路、保管部門といった書類の流れを明確にしたうえで、「どのプロセスをワークフロー化するのか」「どのツールを使うのか」を検討していきます。
例2：契約書
「契約書」も、押印が必要となる書類の一つです。契約書は社外とのやり取りの中で押印が必要となることが多い書類ですが、これは「電子契約」のツールやサービスを活用することで、締結から保管・閲覧までを電子的に完結させることができます。
導入には社内のワークフローシステム導入と同様に現状分析を行い、状況を明確化したうえで、業務フローを見直しと要件定義を行います。
例3：過去に紙で作成されて保管されている書類や資料
そして、もう一つ見落とされがちなのが、「過去に紙で作成されて保管されている書類や資料」です。
これらは頻繁に閲覧されるわけではないものの、いざ必要となった際には原本を確認するしかなく、業務の流れを妨げる要因になります。こうした書類を電子化しておくことで、検索性が向上するだけでなく、情報共有も容易になり、保管スペースの削減も実現します。
どこからでも資料にアクセスできるようになり、必要な情報をすぐに検索し共有できる環境が整えば、紙の束を探す時間や出社の必要性がなくなり、業務全体の効率化に大きく寄与します。
このように、ワークフロー化や電子契約の導入、そして紙資料の電子化は、紙中心の業務を見直すうえで欠かせない取り組みです。もしもテレワーク中に「紙の原本を確認するために出社している」といった状況があるのであれば、電子化することで大幅な効率化を図ることができます。
書類・資料の電子化を進める４つのポイント
ここでは、書類や資料の電子化を進めるうえで押さえておきたい４つのポイントをご紹介します。
重要なのは、「何から手をつけるか」「どのような順序で進めるか」を明確にすることです。やみくもに電子化を進めるのではなく、目的や業務実態を踏まえて段階的に進めることで、電子化の効果を実感しやすくなります。
① 電子化する書類・資料を決める
書類の電子化を行うには、一定の手間とコスト、そして時間がかかります。内部で行う場合は手間が、外部委託で行う場合はコストがそれぞれかかってしまうため、すべての紙を一度に電子化しようとすると負担が大きくなりすぎてしまいがちです。
そのため、まずは電子化の優先順位をつけることが重要となります。
本来であれば、「どのような目的で電子化するのか」「今後どのように文書を管理していきたいのか」といった方針を定めたうえで進めるのが理想的です。一方で、業務上の制約から早急な対応が求められる場合は、「紙のままで業務に支障が出ているかどうか」という視点がひとつ有効な判断基準になります。
電子化の対象となりうる書類は契約書や請求書、稟議書、社内申請書、過去の保管文書など多岐にわたりますが、中でも、紙であることが原因で出社を余儀なくされている書類や、共有頻度が高く探す手間がかかっている書類から優先的に電子化することで、より早く、より大きな効果を実感することが可能です。
また、その他の基準としては、現場の声を参照して決定する方法もあります。例えば、「自宅や外出先で閲覧したい書類は何か」「どの書類を電子化すれば出社せずに業務が進められるか」といった観点でヒアリングを行い、効果が見込める書類・資料から選定していくのもよいでしょう。
② 小さく始める
電子化を全社一斉に進めようとすると、部門ごとに使用頻度や利用目的が異なり、作業仕様の調整に時間がかかってしまいます。
そこで、まずは対象となる部門や業務、書類を絞って小さく始めることが、スムーズに進めるためのポイントです。
例えば、電子化の対象を「契約書」に限定する場合でも、「使用頻度や閲覧頻度の高いもの」や「直近の年度分」などと絞り込んで着手すると、運用イメージをつかみやすくなります。小規模で始めて効果や課題を確認しながら、徐々に対象範囲を広げていくことで、無理なく電子化を進めていくことができます。
③ 電子化したファイルの格納する場所を考える
書類を電子化した後は、「そのファイルをどこに格納し、どのように管理するか」を考える必要があります。複数部門で情報を共有したい、検索性を高めたい、閲覧制限を設けたいなど、保管に関する要件が多い場合は、文書管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
一方で、「今すぐにでも使えるデータがほしい」という場合には、ファイルサーバーで運用していく方法が扱いやすいでしょう。
ただし、ファイルサーバーで運用する場合、「電子化したファイルを無作為に保存していたら、データが埋もれて探しにくくなってしまった……」といった状況にも陥りがちです。ファイルサーバーでデータを運用していく場合は、フォルダ階層やフォルダ名・ファイル名の付与方法など保管ルールをあらかじめきちんと定め、検索性を担保することが重要です。
なお、ファイルサーバーで運用する場合に重要となる「フォルダ階層の考え方」や「ファイル名の付け方」については、こちらの記事をご覧ください。実践的なポイントを詳しく解説しています。
④ 今後の運用も考える
電子化のゴールは、「今ある紙をすべて電子化すること」ではありません。紙によって生じている課題を解消することが、電子化の本来の目的です。そのためには、電子化が完了した後も新たに発生する書類をどう扱うか、運用ルールをどう守っていくか、といった継続的な仕組みづくりが欠かせません。こうした仕組みを整えないまま運用を始めてしまうと、すぐに紙とデータが混在する状態となり、かえって管理が煩雑になってしまいます。
電子化は、「例外的な取り組み」として行うのではなく、会社の標準的な業務プロセスとして位置づけ継続することが最重要です。こうした仕組みが整ってはじめて、紙の課題が再発することを防ぎ、電子化の効果を最大限に得ることができます。
書類電子化を計画的に進めるための考え方や具体的な進め方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
まとめ：使用頻度の高い書類・資料は電子化して業務効率化
テレワークにおける紙問題は、紙を前提とした業務の進め方を見直し、ワークフロー化や電子契約、書類・資料の電子化を組み合わせて進めることで、着実に改善していくことができます。
すべての書類を見直すのが難しい場合でも、使用頻度の高い書類や資料から電子化を進めるだけで、日々の業務における紙の負担を軽減することが可能です。確認や押印のための出社が不要になり、書類の検索や共有もスムーズにできるようになれば、テレワーク本来の自由度を活かせるようになり、生産性は大きく向上します。
また、書類や資料の電子化は、業務効率化に効果があるだけではありません。アクセス権限を設定することで書類持ち出し・情報漏洩・紛失のリスクを抑えられるほか、電子化が完了した書類を倉庫へ移管することで、保管スペースの削減にもつながります。
電子化の目的を単に「コスト削減」と捉えてしまうと、その効果は測りにくいものですが、紙に縛られず、必要な情報を必要なときに活用できる働き方を実現できることは、テレワークを含む柔軟な働き方を支えるうえで大きな価値といえるでしょう。
テレワークの紙問題を解決するためにも、ぜひ今一度、書類の電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
