もう探さない！
紙文書の電子化で“すぐ見つかる”
仕組みを作るポイント

紙文書の中から目的の情報を探すのに、時間がかかりすぎると感じたことはありませんか？
紙文書にはキーワード検索などの機能がないため、必要な情報を見つけるためには多くの手間がかかります。検索に時間がかかるほど業務の進行は遅れ、意思決定のスピードにも影響を与えます。こうした問題を解決するために有効なのが、紙文書の電子化です。
ただし、単に紙文書をスキャンしてPDF化するだけでは、検索性は向上しません。電子化の効果を最大限に活用し、検索性を向上させるには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

まず、OCR（光学文字認識）技術を活用し、テキストデータを付与することでキーワード検索が可能になります。これにより、関連キーワードを入力するだけで、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。さらに検索性を高めるには、「メタデータ」の活用も有効です。例えば契約書であれば、顧客名や契約締結日、契約期間をメタデータとして設定することで、特定の条件で絞り込み検索が可能になります。

また、電子化した書類の管理では「フォルダ階層」と「ファイル名」の設計が鍵となります。適切なフォルダ構成を設計するには、階層の深さを3〜5階層程度、多くても8階層以内に抑え、フォルダ名は簡潔かつ分かりやすいものに統一することが大切です。おすすめは、フォルダ構成のみを整えた空の「テンプレートフォルダ」を作成する方法です。これにより、関係者全員が統一されたルールのもとでデータを管理でき、業務の標準化にもつながります。

さらに、ファイル名の命名ルールを統一することも重要です。ファイル名は、一目で内容が分かるよう「文書種別」、「作成日」、「書類タイトル」、「バージョン番号」などを組み合わせて設定するとよいでしょう。長すぎるファイル名は管理しづらいため、できるだけ簡潔にまとめることがポイントです。

このように、紙文書を電子化し、適切なフォルダ構成とファイル名を設定することで、検索性を飛躍的に向上させ、情報検索にかかる時間を大幅に削減できます。紙文書の管理に悩んでいる方は、ぜひ電子化を検討し、フォルダ構成やファイル名のルールを見直してみてください。