検索用ファイル(Excel)の作成と製造番号台帳のPDF化

お客様：設備工事業A社様

対象文書：製造番号台帳

数量：20,000枚
*1枚につき複数件のテキスト入力あり

作業期間：1か月

 

 

お客さまは、顧客対応の品質向上に取り組み、顧客からの問い合わせやメンテナンス依頼の迅速化を図りたいと考えていました。しかし、製造番号台帳を含む古い取引記録や、使用部品などの仕様情報の大半が紙で管理されおり、必要な情報を見つけるのに時間がかかっていました。さらに、各資料の保管場所や管理方法が担当者の暗黙知に依存していたため、ナレッジの継承も難しい状況でした。これらの課題を解決し、迅速に必要な情報へアクセスできる仕組みが求められていました。

 お客さまは、台帳を1冊ごとに1ファイルとして内製で電子化していました。しかし、ファイル名では製造番号の検索ができず、情報を見つけるために数百ページの画像を目視で確認しなければならない状況にありました。このため、電子したデータの活用が進まず、さらに過去の資料がすべて網羅されているかも不明瞭で、情報管理の面でも課題を抱えていました。

顧客対応の迅速化を目指すお客さまは、問い合わせ対応に使用する製造番号台帳を電子化することを決定しました。高齢化が進む職員の業務知識を円滑に継承するための体制づくりも重要な課題でした。当初は台帳全体をテキスト化する案も検討されましたが、予算の都合から、製造番号ごとに対応する台帳PDFへのリンクをExcel上に設け、過去の製造番号を管理する方式に変更されました。これにより、製造番号をキーにして迅速に必要な情報にアクセスできる仕組みが整えられました。

 

 

お客さまが業者を選定する際に重視したのは、プロジェクトへの迅速で親身な対応でした。納期まで数か月しかない状況で具体的な仕様が未確定の中、予算内で「検索性を高める方法を一緒に考えてくれる」姿勢が評価されました。また、入力項目数の調整など、お客さまの課題解決に向けた柔軟な提案も安心感につながりました。

さらに、顧客情報を扱うことから、当社のセキュリティ体制が高く評価され、安心して依頼いただける要因となりました。

 

 

以下の要件で実施しました。

 

＜検索用Excelファイルのイメージ＞

お客さまにあげていただいた導入効果です

• 製造番号から台帳を迅速に参照できるようになり、顧客対応のスピードが向上した
  製造番号を検索キーとして目的の台帳を迅速に確認できるようになり、情報検索の時間が短縮されました。その結果、顧客からの問い合わせ対応にかかる時間も大幅に短縮されました。

• 知識継承がしやすい仕組みづくりの基礎が整った
  情報収集の初期工程を電子化することで、担当者の暗黙知に依存しないナレッジ継承の基盤を築くための一歩となりました。また、電子化の過程で情報の整理も進みました。
  
  当プロジェクトでは、製造番号と原本に不一致が見られるものが一部あったため、確認を行いながら整理を進めました。その結果、製造番号の整備が進みました。
  また、この過程で異なる種類の書類も見つかり、情報の棚卸しにもなりました。

お客さまは、残りの書類についても電子化を検討されています。また、情報系システムを利用した新たな取り組みも視野に入れ、今後さらに業務の効率化に取り組んでいかれる予定です。