特許出願に関する書類の電子化

お客さまは、国内外の多種多様な企業向けに、多岐にわたる法的なサービスを提供しています。顧客および各国の特許庁との間で過去に取り交わした書類を、執務室内のキャビネットに保管されています。しかし、数が膨大化し、書庫に収まりきらなくなることが課題でした。新しく発生した分については、PCで閲覧することができるように電子化されていますが、過去分は未だに紙で保管。一元的に管理されていないため、書類を探すために時間がかかり、作業効率の向上が求められていました。

そこで、書類管理の改善に取り組み、PDFデータによる電子化の導入を検討されていました。

お客さまは、電子化後に書類の廃棄を予定されていました。書類の廃棄後にPDFデータに見づらい箇所が見つかった場合には、原本を確認することができないため、納品データの品質を重視していました。そこで事前に複数社のサービスを試してみて納品データの比較検証を実施。その結果、当社の納品データの品質が他社よりも優れていたため、お客さまは当社の電子化サービスを採用することに決定しました。

当社は品質管理に対し徹底した管理体制を構築し、目視検査だけでなく、自社開発の画像検査ツールや品質検査プログラムを用いた検査をおこなっています。

また、ISO9001、ISO/IEC27001を取得し、情報セキュリティ管理に万全を期しています。

当社の

•  品質管理

• セキュリティ体制

などの品質管理の体制についてはこちらをご覧ください。

►ジェイ・アイ・エムが選ばれる理由——徹底した品質管理—

 

 

お客様はまず、優先的に電子化するべき書類を選定するために、閲覧頻度を検証し、分類しました。フォルダ分けや付箋のついたページの取り扱いなど具体的な電子化の仕様について、当社と打ち合わせ、仕様を決めました。

電子化作業は以下の要件で実施しました。

お客様にあげていただいた導入効果です。

• 書類の保管スペースを削減でき、スペースの節約につながりました。
• 電子化により、これまで紙媒体で管理されていた書類が一元管理できるようになりました。
• 必要な書類の発見・使用がスムーズになり、業務の効率化につながりました。

お客さまは、引き続き残りの書類についても電子化をご検討中で、今後もより業務の効率化に向けて取り組んでいらっしゃいます。