電子化の費用対効果をどう伝えるべきか？

現在、多くの企業が業務の効率化やコスト削減、さらに環境負荷の軽減を目的に、ペーパーレス化を進めています。しかし、実際に電子化を導入するためには、その効果を具体的に示し、社内での理解を得る必要があります。特に、経営層や上司を納得させるためには、業務改善や経費削減の効果を数値で示し、費用対効果を明確にすることが重要です。

スキャニングによる電子化のメリットは多岐にわたりますが、特に業務の効率向上、承認プロセスの短縮、保管スペースの削減、書類配付コストの削減、情報資産の有効活用といった点が大きな効果を生み出します。例えば、「業務の効率を上げる」という観点では、紙の書類を探す時間や、ファイリング作業の時間を削減できるため、全社的に見るとかなりの時間を削減できる可能性があります。承認プロセスの改善では、電子化された文書情報を共有することで、書類の印刷、承認印の授受、指定された提出場所への持参など、承認に至る各プロセスで書類を持ち運ぶ必要がなくなります。書類の移動が迅速化されるため、決裁にかかる時間を大幅に短縮できます。

 さらに、オフィスの書類保管スペースを削減することで、賃貸費用の節約にもつながります。例えば、1坪あたりのオフィス賃料が月18,000円の場合、書類の電子化によってキャビネット3台分の1.14坪のスペースを削減すれば、年間25万円弱のコスト削減が可能です（*）。また、紙の書類を郵送や印刷するコストも削減できるため、部門全体の経費削減にも寄与します。

電子化にかかる費用は、書類の量や処理の方法によって異なりますが、その費用対効果を算出することで、投資の妥当性を示すことが可能です。例えば、以下のような観点から具体的なコスト削減額を提示すると、説得力が増します（**）。

• 書類の管理・ファイリングにかかるコスト

• 書類の検索にかかるコスト

• 倉庫保管されている書類の取り寄せにかかるコスト

• 郵送・FAXによる書類の引き取りや送付にかかるコスト

• 書類の移動コスト

• 書類の保管コスト

• 書類の配付コスト（印刷・コピー・紙代）

 費用対効果を示す際にポイントとなるのが、業務の効率化やテレワーク推進、情報が埋もれていたことによって生じる機会損失の回避、書類の紛失および情報漏えいリスクの回避など、「電子化によって得られるプライスレスな価値や付加的な効果」です。電子化の効果は、数値で示せるものだけに限りません。これらの付加価値を考慮することで、より具体的な費用対効果を導き出すことが可能になります。
——例えば、製造業のアフターサービスにおいて、過去の販売記録を活用すれば、適切なタイミングでアフターメンテナンスや買い替えを提案できます。しかし、情報が埋もれていると、その機会を逃してしまいます。

より具体的な費用対効果の計算方法や、成功事例について知りたい方は、以下の記事をぜひご覧ください。**

当社のスキャニングサービスを導入して、業務効率化や人件費削減、保管コスト削減に成功した事例をご紹介しています。

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