口座開設申込書の電子化

口座開設申込書等約1,000万枚の電子化で
120名の事務作業人員を
90%削減

導入前の課題

口座開設機会の増大で、急増する業務処理の量的拡大に対応できない

内部監査に手間がかかる

FAX誤送信による個人情報漏えいのリスクを抑制したい

導入の決め手

お客さまの社屋内にて作業ができること

導入効果

 120名でおこなっていた事務作業が10%程度の人員に削減することができた

内部監査、税務調査への対応が速やかにできるようになった

FAX送信がほとんどなくなり、個人情報漏えいのリスクが抑制できた

ご導入内容とお客さまの

お客様:大手証券会社A社様
対象文書:口座開設申込書、本人確認書類
数量:口座開設申込書:約400万枚、本人確認書類:約600万枚
作業期間:1年間

導入前の課題

各書類を紙原本で保管、ご活用されていました。支店単位でファイルボックスに格納、箱の中は口座番号順に管理されていました。

  •  口座開設機会の増大で、急増する業務処理の量的拡大に対応しきれない。
  • ファイリングに手間がかかる。また、ファイリングミスで原本が見つからず、検索に膨大な時間がかかる。
  • 多様化する当局の検査、内部監査への対応に手間がかかる。
  • FAX誤送信による個人情報漏えいのリスクを抑制したい。
  • 災害リスクによる原本喪失の危険性も不安。

これらの解決のために、当社のスキャニングサービスを導入いただきました。

作業の概要と作業期間

以下の要件で実施しました。

  • お客さま社屋内に、専用機材と専門スタッフチームを出張させる、出張スキャニングサービスにて実施。
  • お客さまのホストデータにあった顧客情報を活用、スキャニングしたイメージデータと照合させて属性情報を作成する方式で実施。
  • 作業期間は約1年間。お客さま社屋内でおこなうことで、書類の移動時間を短縮。また、既に管理されていた顧客情報を活用することで、データ入力が不要となり、作業期間を短縮。

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

  • 業務効率化とコスト削減

イメージ化により検索性がアップ。原本を探し出す時間が削減し、業務効率化が実現。 120名でおこなっていた事務作業が10%程度の人員に削減することができた。各営業店での業務も軽減できた。

  • 迅速な問い合わせ対応で顧客満足度もアップ

お客さまからのお問い合わせにも迅速に対応できるようになった。また、税務調査などの当局の調査に対し、速やかに対応できた。

  • オペレーションミスの未然防止

各営業店でもイメージを閲覧できることで、FAX送信がほとんどなくなった。FAX誤送信による個人情報漏えいのリスクを抑制。

  • 災害リスク未然防止

イメージデータを活用することで、紙原本は、地震が少ない地域で厳重な倉庫に保管することができた。

その他の事例

大手証券会社A社様

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口座開設申込書と本人確認書類の電子化で、事務作業の人員数を90%削減した事例のご紹介です。お客さまの社屋内に機材とスタッフを派遣し、1年間かけて約1,000万枚を電子化しました。

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