従業員情報の電子化で解決！
保管スペース問題と情報漏洩の不安の解消法

人事書類の管理にお悩みではありませんか？
履歴書や雇用契約書などの従業員情報の紙媒体が保管スペースを占拠し、管理効率を下げているという声は少なくありません。
また、これらの情報は重要な個人データであるため、社内でスキャニングを行う場合でも、外部サービスに委託して電子化する場合でも、「情報漏洩が心配だ」という不安が常につきまといます。
今回は、保管スペースの削減と、外部委託における情報漏洩リスクの軽減を実現する、従業員情報の電子化について具体的な方法をご紹介します。

 履歴書は法律で一定期間の保管が義務付けられており、保管場所が圧迫される問題がしばしば発生しますが、電子化することにより、保管に必要な物理的なスペースを大幅に削減できます。
また、副次的な効果として、電子化された従業員情報はファイル名やフォルダから簡単に検索できるため、検索や入れ替えも容易であり、業務効率も飛躍的に向上します。例えば、新しいプロジェクトに適したメンバーを選定する際に、履歴書から過去の経験や専門知識を確認する必要があっても、電子化されたデータを活用することで、検索機能を使って迅速にアクセスできます。

 外部業者に電子化を依頼するのであれば、最も重要なのは情報の取扱いが安全で信頼できるかどうかです。
そのため、以下の観点に注意して、適切な業者を選ぶことをおすすめします。

• セキュリティ対策を確認：社員教育や作業場の管理体制をチェック
• 秘密保持契約を締結：秘密保持契約を結び、責任範囲を明確に
• 実績のある業者を選ぶ：従業員情報などの同様の機密データを扱った豊富な経験があるか
• 保管方法の提案を確認：電子データの安全な保管方法を提案してもらう

 これらをもとに選定すれば、外部委託における情報漏洩リスクを最小限に抑えた電子化が可能となります。

履歴書の電子化には法的な保管期間や適切な管理方法を理解することが必要です。
従業員情報などの人事書類を安全に電子化して、スペース問題の課題を解消しましょう！

当社では、従業員情報の電子化を円滑かつ安全に進めるためにご支援しています。個人情報保護の徹底はもちろん、お客様ごとの課題に合わせた最適な提案を行っております。さらに詳しい情報や具体的な事例については、以下の記事をご覧ください。

当社は、大手食品メーカー様において従業員情報の電子化で保管スペースを95％削減し、大幅なコスト削減を実現した事例がございます。
また、大手情報通信会社様におきましては、従業員情報の電子化を行い、テレワークを阻む紙資料の確認業務を効率化し、出社回数の削減に成功しております。詳細については、以下の事例をご覧ください。

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見積もり依頼のポイントや準備すべき内容について、詳しく解説した記事をご用意しております。ぜひご覧ください。

 

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