電子化すべき書類の見極め術：
効率的なオフィス整理法

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「保存義務」の有無

最初に確認したいのは「保存義務」の有無です。法令や社内規程などによる保存義務が定められている書類かどうかを確認しましょう。保存義務がある書類は廃棄することができないため、書類の削減方法は倉庫への移管が主となります。保存義務がない書類であれば、そのまま廃棄、または電子化してから廃棄するなど、柔軟に選択を行うことが可能です。

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「閲覧頻度」の高さ

次に、「閲覧頻度」の高さを確認しましょう。業務上で頻繁に参照したり、使用したりする書類は、電子化によって検索や共有が容易になり、業務効率の向上も期待できます。一方、ほとんど閲覧されない書類は、電子化にコストや手間をかける必要性もあまりないため、そのまま倉庫へ移管、または廃棄を行うことで、効率的に整理を進めることができます。

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2つの視点の組み合わせ

この2つの視点を組み合わせることで、書類の削減方法は大きく次の4つに分類できます。

1. 電子化せず廃棄（保存義務なし・閲覧頻度低）
2. 電子化して廃棄（保存義務なし・閲覧頻度高）
3. 電子化せず倉庫移管（保存義務あり・閲覧頻度低）
4. 電子化して倉庫移管（保存義務あり・閲覧頻度高）

たとえば、保存義務がなく、閲覧頻度も低い書類は“そのまま廃棄”、保存義務はないが頻繁に参照する書類は“電子化後に廃棄”することで、データ活用とスペースの節約を同時に実現することができます。保存義務があり、普段から参照機会も多い書類は電子化と倉庫移管を組み合わせるのが有効です。反対に、保存義務はあるがほとんど参照しない書類は特に電子化を行う必要はなく、原本を外部倉庫へ移管することで、オフィスのスペースを削減しつつ安全に保管することができます。

このように、「保存義務」と「閲覧頻度」の2軸で書類を分類することで、作業の迷いも大幅に減り、無駄な電子化や不要な原本の保管などのコストも削減できます。

また、電子データが存在する書類（もともと電子で作成されたものや、電子化したPDFファイルが存在するもの）、個人の業務遂行のために作成・保持されている個人文書などは、電子化の対象外となります。