倉庫で保管している紙・マイクロフィルムのオンデマンド電子化

従来、お客さまは様々な建設プロジェクトで生じる設計資料を、紙やマイクロフィルムで都内の倉庫に保管していました。これらの資料は修繕工事に必要な期間保管されており、幅広い年代のものが膨大な量で保管されていました。特に地方の事業所で過去の図面や計算書、設計記録などの閲覧が必要となる場合、それらの取得や共有のためには、倉庫からの取り寄せと担当事業所への輸送に多くの時間と労力がかかっていました。

また、過去の資料を迅速に共有するための電子化作業、さらには新たに生じるプロジェクト資料の電子化、および電子化後のデータ登録作業にも時間が必要でした。これらの課題を解決するため、お客さまは大量の設計資料を一括で電子化でき、かつマイクロフィルムも取り扱える業者を探し始めました。そこで当社サービスの導入をご検討いただきました。

お客さまが重視されたのは設計図書や竣工図書などの法定保存期間を満たすだけでなく、訴訟対応などで必要とされる証拠性を確保できることでした。そのため、高品質なデータ納品が可能な当社のサービスが、導入の決め手となりました。特に、図面の視認性を重視し、画像データの高い品質を評価いただきました。また、マイクロフィルムと紙の電子化を同時に行える当社の能力も、選ばれる理由の一つとなりました。 

当社では、高い品質を実現するために徹底した体制を確立しています。単なる目視検査にとどまらず、自社開発の画像検査ツールや品質確認プログラムを活用し、厳格な品質検査を実施しています。
また、ISO9001およびISO/IEC27001の認定を取得し、情報セキュリティ管理にも配慮しています。

当社の品質管理とセキュリティ体制については、こちらをご覧ください。

選ばれる理由—確かなセキュリティ体制と徹底した品質管理

以下の要件で実施しました。

＜運用イメージ＞

お客さまにあげていただいた導入効果です

• 情報連携が容易にできる
  設計資料をASPサーバーで情報が共有できるようになりました。倉庫保管されていた過去の資料を取り寄せて、担当事業所へ送る時間と手間が削減され、業務スピードの向上が実現しました。

• 紙の図面や書類、マイクロフィルムを共有化するための手間を省力化された
  書類や図面をASPサーバーへ登録するための電子化作業の負担がなくなり、設計資料の入出庫の手間もなくなりました。

• 分散管理で、原本の安全性を確保できる
  共有化が完了した電子データは、日常業務で原本を参照する必要がなくなり、遠隔地での保管も可能になりました。この分散管理により、災害時でも原本の安全性が確保できるようになりました。

また、当社の作業拠点がお客さまの保管倉庫に近くに位置していることが、私たちのサービスが迅速に対応できる一因となっています。