倉庫で保管している紙・マイクロフィルムのオンデマンド電子化

倉庫から迅速に過去資料を発掘し、最短当日中の共有を実現!

導入前の課題

過去分の設計資料を倉庫から取り寄せ、担当事業所へ渡すのに時間がかかる

データを共有化したいが、電子化に手間がかかる

導入の決め手

品質に信頼感が持てたこと

紙・マイクロフィルムどちらも電子化の対応ができること

導入効果

情報連携が容易にできる

資料の共有を手間なく行えるようになった

ご導入内容とお客さまの状況

お客様:総合建設会社A社様
対象文書:図面、計算書、設計記録の紙・マイクロフィルム(一部電子データを含む)
数量:紙・マイクロフィルム合わせて年間20万強イメージ(コマ・ページ合算)
  *お客さまのご依頼に応じて変動
作業期間:月流れ

導入前の課題

従来、お客さまは様々な建設プロジェクトで生じる設計資料を、紙やマイクロフィルムで都内の倉庫に保管していました。これらの資料は修繕工事に必要な期間保管されており、幅広い年代のものが膨大な量で保管されていました。特に地方の事業所で過去の図面や計算書、設計記録などの閲覧が必要となる場合、それらの取得や共有のためには、倉庫からの取り寄せと担当事業所への輸送に多くの時間労力がかかっていました。

また、過去の資料を迅速に共有するための電子化作業、さらには新たに生じるプロジェクト資料の電子化、および電子化後のデータ登録作業にも時間が必要でした。これらの課題を解決するため、お客さまは大量の設計資料を一括で電子化でき、かつマイクロフィルムも取り扱える業者を探し始めました。そこで当社サービスの導入をご検討いただきました。

作業着姿の社員と建設現場


導入の決め手

お客さまが重視されたのは設計図書や竣工図書などの法定保存期間を満たすだけでなく、訴訟対応などで必要とされる証拠性を確保できることでした。そのため、高品質なデータ納品が可能な当社のサービスが、導入の決め手となりました。特に、図面の視認性を重視し、画像データの高い品質を評価いただきました。また、マイクロフィルムと紙の電子化を同時に行える当社の能力も、選ばれる理由の一つとなりました。 

当社では、高い品質を実現するために徹底した体制を確立しています。単なる目視検査にとどまらず、自社開発の画像検査ツールや品質確認プログラムを活用し、厳格な品質検査を実施しています。
また、ISO9001およびISO/IEC27001の認定を取得し、情報セキュリティ管理にも配慮しています。

当社の品質管理とセキュリティ体制については、こちらをご覧ください。

選ばれる理由—確かなセキュリティ体制と徹底した品質管理

 

 

作業の概要

以下の要件で実施しました。

 作業場所  当社(東京都大田区)
 作業範囲
  • お客様と事前に合意した月額定額制にもとづいて作業を実施
  • 新規に発生した資料を優先的に処理し、その後、定額制の残額で過去の資料を順次電子化
 引き取りのタイミング

都度実施(当社社員による配送便)

  • 新規発生分はお客さま社屋から引き取り
  • 過去分はお客さまの預託倉庫から引き取り
 電子化の仕様
  • 図面はシングルページ、書類は目次の区切りごとに1マルチページ
  •  解像度200/400dpi
  •  カラーモノクロ自動判別
 納品の仕様
  • プロジェクト毎にフォルダ分け
  • ファイル名:図面番号等

  • 属性入力データ(ファイル名、登録番号など)納品あり

  • TIFF、CSV(お客様がご契約されているASPサーバーに登録可能な、仕様を満たした形式) 

納品方法 アップロード納品
電子化後の書類の取り扱い 別拠点の倉庫(遠隔地)に移管

 

<運用イメージ>

倉庫で保管している紙・マイクロフィルムのオンデマンド電子化のフロー図


導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です

  • 情報連携容易にできる
    設計資料をASPサーバーで情報が共有できるようになりました。倉庫保管されていた過去の資料を取り寄せて、担当事業所へ送る時間と手間が削減され、業務スピードの向上が実現しました。

  • 紙の図面や書類、マイクロフィルムを共有化するための手間省力化された
    書類や図面をASPサーバーへ登録するための電子化作業の負担がなくなり、設計資料の入出庫の手間もなくなりました。

  • 分散管理で、原本の安全性を確保できる
    共有化が完了した電子データは、日常業務で原本を参照する必要がなくなり、遠隔地での保管も可能になりました。この分散管理により、災害時でも原本の安全性が確保できるようになりました。

また、当社の作業拠点がお客さまの保管倉庫に近くに位置していることが、私たちのサービスが迅速に対応できる一因となっています。

書類の保管状況を伺ってから、ご要望に沿ってお見積もりします。
サービスに関する質問などお気軽にお問い合わせください。
「どのように電子化を進めたらよいか」のご相談も承っております。

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